ERP - Simplificación del plan contable por defecto

El ERP hace un uso extensivo del plan contable a nivel de cuentas de clientes, proveedores y acreedores, utilizando todas las subcuentas definidas en el Plan General Contable para dar el máximo detalle contable posible del estado de clientes, proveedores y acreedores. Este hecho, que obviamente es una ventaja frente a ERPs con contabilidades que trabajan con planes de cuentas reducidos, supone sin embargo, un problema cuando las empresas usuarias del ERP son PYMEs con una necesidad limitada de desglose y detalle contable, que buscan más que nada una operativa sencilla a nivel de contabilidad, y que prefieren  una contabilidad simplificada en general, y especialmente en lo referente a subcuentas de clientes, proveedores y acreedores, con 2 o 3 subcuentas posibles, pero no con más de 25 subcuentas como sucede ahora.

Desde la versión 4.4.2400 hotfix 12, se permite, por configuración, poder definir un plan completo o un plan simplificado, que ajuste directamente las subcuentas a utilizar en los asientos automáticos realizados por el ERP, de modo que se adapten lo mejor posible a las necesidades contables de cada cliente del ERP.

Se generará una nueva pantalla, accesible desde el configurador de empresas (apartado "Gestión contable" donde se indicarán los tipos de cuentas y operaciones con los que se desea trabajar, tanto para clientes como para proveedores.

Tendremos dos pestañas donde configurar respectivamente, la gestión de cuentas de clientes y la gestión de cuentas de proveedores y acreedores.

Dentro de cada una de las pestañas tendremos dos modos posibles de trabajo:

• Completo: es el modo estándar del ERP, trabajando con la totalidad de las subcuentas de clientes o proveedores/acreedores.

• Personalizado: es el nuevo modo de trabajo. El usuario podrá definir, usando las casillas de selección de la pantalla, qué subcuentas utilizará para las operaciones contables.

En el modo Personalizado, se permite seleccionar con las diferentes casillas de selección el tipo de subcuentas a utilizar. Por ejemplo, en clientes, si no marcamos ninguna de estas casillas, estamos con la configuración de subcuentas de clientes más sencilla, que sería la mostrada en la imagen, y que solo usa la cuenta 430 para cualquier operación en que se usen clientes:

Si, por ejemplo, queremos que en el caso de remesar los cobros a clientes nos lo contabilice en sus subcuentas específicas, marcamos la casilla de selección de remesa y nos añadirá las dos nuevas subcuentas:

Si, además, queremos que diferencie contablemente operaciones de venta de mercaderías de las ventas de servicios, al marcar la casilla de selección correspondiente, nos añadirá las nuevas subcuentas:

De este modo, es muy sencillo configurar qué nivel de detalle queremos llevar en nuestra contabilidad para las subcuentas de clientes, proveedores y acreedores.

Una vez guardada esta configuración, se traspasa a la configuración de subcuentas, y podemos verla desde la pantalla de Configuración de subcuentas:

Nota importante: la configuración de subcuentas debería de realizarse en el momento de poner en marcha el ERP. Si se realiza un cambio de configuración de subcuentas cuando ya hay asientos registrados, podría darse el caso de que haya operaciones en proceso que tengan ya asientos realizados, y que, al completarse tras el cambio de configuración, queden incorrectos. Por ejemplo, si no estamos usando la cuenta de efectos remesados en clientes y tenemos un efecto remesado pendiente de cobro, si activamos el uso de la subcuenta y registramos el cobro de ese efecto remesado pendiente, nos usará la nueva subcuenta configurada para descontar el saldo cobrado, cuando realmente en esa cuenta no habíamos registrado previamente el saldo remesado, con lo que se creará un descuadre que se debe resolver manualmente por el usuario.

El ERP avisará de este hecho con un mensaje como el siguiente:

Unificar el comportamiento contable de efectos

Se ha unificado el comportamiento contable de los cambios de estados de los efectos y también se han revisado los asientos generados cuando los efectos pasan a los estados:

• Recibido (1) Clientes/Proveedores
• Remesado (3) Clientes
• Impagado (5) Clientes
• Dudoso Cobro (7) Clientes

Para que antes de insertar los apuntes, se eliminen aquellos apuntes donde la misma subcuenta sume lo mismo en el debe y en haber, pudiendo pasar que no se genere ningún asiento.

Desde la mejora que se ha incluido desde el 4.4.2400.16 donde se ha bloqueado la posibilidad que que se pueda cambiar el NorealizarApunte de los estados de los efectos de ahí se impide configurar el comportamiento contable de los efectos estados desde el asistente de configuración - Gestión Contable realizar los cambios desde el asistente de configuración, así evitamos cualquier error en la contabilidad de cambios de estados. 

Se ha impedido que se pueda desmarcar los check de realizar apuntes para diferentes estados de los efectos desde el asistente también, y lo que se ha añadido es cuando en un apunte de cambios de estados de los efectos tenemos la misma subcuenta en el debe que en el haber, eliminamos dicho asiento y así dar respuesta a la demanda histórica de comportamiento contable de la cartera y evitar errores relacionados porque los usuarios desconocen la repercusión contable cuando desmarcan los check de realizar apuntes.

Antes: 

Después:

Nuevo comportamiento contable check 'Actualiza cartera'

Se homogeneiza comportamiento contable de los apuntes cuando el efecto cambia de generado a recibido y en el asistente de configuración está desmarcado que se generen apuntes en estado recibido y el efecto de la forma de pago utilizada tiene marcado el check 'Actualizar cartera'.

Configuración efecto utilizando en la forma de pago:

Apuntes que se generaban antes del cambio:

Apuntes que se generan después del cambio:

Código: #17568