ERP - Importación / Exportación contable

Creado por Francisco José Sancho Payá, Modificado el Mar, 21 May a 11:38 A. M. por Francisco José Sancho Payá

Contenido

Objetivo.

Importaciones.

Exportaciones.

Asistente de Importación/Exportación.

Configuración.

Asistente.

Colección Importaciones.

Estructura Plantillas.

Estructura Clientes/proveedores (un fichero para ambos).

Estructura Cobros/Pagos (Un Fichero para ambos).

Estructura Facturas Emitidas /Recibidas (un fichero para ambos ).

Objetivo

Importaciones

Poder traernos los datos de programas de facturación que no tienen contabilidad para llevar la contabilidad en nuestro entorno, con ese objetivo hemos diseñado una herramienta que mediante unas plantillas de EXCEL podamos importar datos de clientes, proveedores, asientos de facturas de clientes y proveedores y asientos de cobros y pagos.

Exportaciones

Poder exportar datos de clientes, proveedores, asientos asociados a facturas de compra y venta y asientos asociados a efectos cobrados y pagados, con el mismo formato que tenemos en las plantillas de importación de datos.

Asistente de Importación/Exportación

Se ha desarrollado un asiente de importación/Exportación para llevar a cabo los objetivos mencionados.

Configuración

Los documentos que se importan guardan un backup de los ficheros o bien en el mismo directorio desde donde los importamos o en un directorio de backup que podemos definir en la importación de Excel.

Para acceder al asistente tendremos que habilitar el nodo correspondiente desde el administrador:

También podemos activar el objeto “Importaciones” para poder acceder a las importaciones una vez realizadas:

Asistente

Al entrar en el asistente desde Gestión->Contable->Asistente Importación/Exportación de datos.

En la pantalla de bienvenida podemos indicar si queremos importar o exportar.

Importaciones

Si seleccionamos importaciones y pulsamos a siguiente nos saldrá la pantalla de selección de datos, donde seleccionaremos que queremos importar.

Podemos elegir todos los ficheros que queramos importar, al pulsar siguiente nos saldrá la pantalla de selección de archivos para cada uno de los ficheros seleccionados.

Una vez seleccionamos los ficheros pulsamos siguiente y nos llevará a la pantalla de opciones de importación.

Aquí deberemos indicar si queremos dar de alta o alta y modificación.

Altas:

Si elegimos Altas todos los datos que llegan los intentará dar de alta, en el caso de clientes y proveedores si encuentra clientes y proveedores con el mismo código nos dará un error de que ya existe, en el caso de los otros ficheros creará nuevos asientos con los datos que nos lleguen en los ficheros.

Alta y modificación:

Esta opción sólo funciona para el fichero de clientes y proveedores, y facturas emitidas y recibidas.

En el caso de clientes y proveedores si existen clientes y proveedores con el mismo código modificará los datos.

En el caso de facturas emitidas y recibidas, buscará si hay importaciones anteriores con la misma empresa, documento, fecha y código y si es así borrará los asientos, libro de IVA y libro de retenciones creados por dichas importaciones y creará nuevos asientos, libro de IVA y libro retenciones con los datos que llegan de este fichero.

Hay que tener en cuenta que los asientos están en periodos cerrados, dará un error. Y no se realizará la importación.

Una vez hemos seleccionado las opciones que queremos le pulsamos a siguiente y nos llevará a la pantalla Importación

Pulsamos a Importar y comenzará la importación de los ficheros al terminar nos saldrán los resultados de la importación:

En este caso me ha traspasado correctamente el fichero de clientes y proveedores y el fichero de cobros y pagos, pero no ha traspasado todos los registros de facturas emitidas y recibidas.

Podemos entrar dentro de los registros de importación dándole a la columna de … de cada fichero, si abrimos los registros de facturas emitidas y recibidas veremos la una pantalla como la siguiente:

En esta pantalla saldrán todos los datos que vienen del Excel en verde están los que se han importado y en rojo los que no, si nos vamos a la derecha del todo veremos el error concreto o el objeto creado, si pulsamos sobre el objeto nos los abrirá para que podamos consultarlo.

Desde esta pantalla podemos arreglar el dato incorrecto o en nuestro caso podríamos crear la cuenta desde el mantenimiento de cuentas del ERP que no existe y volver a lanzarlo desde el botón inferior “Importar ERP” este intentará volver a importar los datos erróneos de la importación.

Existe otro botón en la parte inferior “Deshacer Importación” Este botón lo que hace es intentar borrar el objeto asociado a los registros importados, por ejemplo, si intentamos deshacer una importación de clientes y proveedores donde ya hemos creado asientos sobre ellos no nos va a dejar o si intentamos eliminar asientos con periodos cerrados o con modelos de IVA validados nos emitirá un error, y no nos dejará. Ya que son restricciones de integridad del propio ERP.

Exportaciones

Si seleccionamos importaciones y pulsamos a siguiente nos saldrá la pantalla de selección de datos, donde seleccionaremos que queremos exportar.

Podemos seleccionar uno o varios ficheros a exportar, una vez seleccionados pulsamos siguiente y nos saldrá la pantalla de asignación de carpetas.

Una vez seleccionadas las carpetas donde queremos exportar pulsamos siguiente y nos abrirá las opciones de exportación.

Rellenaremos todos los datos, desde que empresa exportamos, el identificador de empresa en el programa al que importaremos estos ficheros, y el intervalo de fechas que queremos exportar.

En el caso de los clientes y proveedores no tiene en cuenta las fechas.

Una vez rellenamos todos los datos y pulsamos siguiente nos lleva a la pantalla de exportación.

Pulsamos el botón exportar.

Al finalizar nos dice cuáles son los ficheros generados y si se han exportado correctamente.

Pulsando doble clik sobre el fichero de salida, nos los abrirá en Excel.

Colección Importaciones

Desde la colección de importaciones podemos acceder a las importaciones realizadas:

Si abrimos una vemos que nos sale la pantalla con los registros importados.

Desde la que podemos arreglar datos y volver a importar o deshacer la importación.

Estructura Plantillas

Estructura Clientes/proveedores (un fichero para ambos)

Campos	Tipos	Observaciones	Celda
Código	varchar(15)	Subcuenta o código de Cliente o proveedor, En caso de ser Subcuenta No podemos tener dos clientes distintos con la misma terminación, ni dos proveedores distintos con la misma terminación.	A
NIF	varchar(20)	NIF del cliente sin espacios ni caracteres raros	B
Nombre	varcahr(120)	Nombre comercial cliente	C
RazonSocial	varchar(255)	Razón Social cliente	D
CodPais	varchar(2)	Código ISO País	E
Pais	varchar(50)	Nombre País	F
CodProv	varchar(3)	Código Provincia	G
Provincia	varchar(50)	Provincia	H
CodPostal	varchar(20)	Código Postal	I
Ciudad	varchar(50)	Ciudad o población	J
Direccion	varchar(255)	Dirección	K
Telefono	varchar(100)	Teléfono	L
email	varchar(1000)	email cliente	M
TipoCliente	tinyint	0 Nacional, 1 Comunitario, 2 Extranjero	N
TipoPersona	tinyint	0 Jurídica, 1 Física, 2 Institución. Sólo para clientes	O
FechaAlta	Date	Fecha en que se dio de alta el cliente.(yyyymmdd)	P
EsCliente	bit	1 es cliente, 0 Es proveedor	Q

Estructura Cobros/Pagos (Un Fichero para ambos)

Campo	Tipo	Observaciones	Celda
Empresa	int	Id empresa en AHORA	A
Asiento	int	Número de asiento	B
Apunte	int	Número de apunte	C
Fecha	datetime	fecha Asiento (yyyymmdd)	D
Concepto	varchar(255)	Concepto asiento	E
DH	varchar(1)	D si va al Debe, H si va al Haber	F
Subcuenta	varchar(12)	Subcuenta del asiento	G
Contrapartida	varchar(12)	Contrapartida del asiento	H
Importe	Float	Importe del asiento	I
Documento	varchar(60)	Documento Cobro o pago	J
FechaDocumento	datetime	Fecha del documento (yyyymmdd)	K
Codigo	varchar(125)	Código del cliente o proveedor.	L
EsCliente	int	1 Es un cobro de cliente, 0 es un pago de proveedor	M

Estructura Facturas Emitidas /Recibidas (un fichero para ambos )

Campos	Tipos	Observaciones	Celda
Empresa	int	Identificador de la empresa en Ahora	A
Asiento	int	Número de asiento	B
Apunte	int	Número del apunte dentro del asiento	C
Fecha	datetime	Fecha Asiento (yyyyddmm)	D
Concepto	nvarchar	Concepto	E
DH	nvarchar(1)	Debe (D) o Haber (H)	F
Subcuenta	nvarchar(12)	Subcuenta asiento	G
Contrapartida	nvarchar(12)	Contrapartida	H
Importe	float	Importe Asiento	I
Documento	nvarchar (255)	NumeroSeriefactura	J
FechaDocumento	datetime	Fecha factura (yyyyddmm)	K
ApunteIVA	int	0 no es apunte de I.V.A. ,1 es apunte de I.V.A.	L
Codigo	nvarchar(15)	Código del cliente/proveedor de la factura	M
EsCliente	int	1 Es factura cliente, 0 es factura proveedor	N
BaseIva	float	Base a la que se aplica el I.V.A.	O
PorcenIva	float	Porcentaje de I.V.A.	P
PorcenRe	float	Porcentaje R.E.	Q
Prorrata	int	1 Si es una I.V.A. con prorrata 0 en caso contrario	R
CuotaIva	float	Cuota de I.V.A.	S
Recargo	float	Cuota de R.E.	T
TipoCliProv	int	0 Nacional, 1 Comunitario, 2 Extranjero	U
Rectificativa	int	0 si la factura no es rectificativa, 1 si lo es	V
Recuperacion	int	0 si la factura no es de recuperación de Iva, 1 si lo es	W
Deducible	int	1 si el I.V.A.es deducible, 0 si no lo es	X
NoNacional	int	0 si el I.V.A. es nacional, 1 si no lo es	Y
Inversiones	int	0 si es un bien de inversión, 1 si lo es	Z
ISP	int	0 si no es inversión de sujeto pasivo, 1 si lo es	AA
Aduana	int	0 si no es un I.V.A.de aduana (DUA) 1 si lo es	AB
VCP	int	0 si no es una venta a particular comunitario, 1 si lo es	AC
VCPImportado	int	0 si no es una venta a particular comunitario de un bien importado, 1 si lo es	AD
IdOpServicio	int	1 Bien, 2 Servicio, 0 Ambos	AE
NIF	nvarchar(20)	Nif del cleinte o proveedor de la factura	AF
Nombre	nvarchar(255)	Razon social del cliente proveedor d ela facutra	AG
PorcenRetencion	float	Porcentaje de retención	AH
BaseRetencion	float	Base de la retención	AI
RefCatastral	nvarchar(300)	Referencia catastral	AJ
CodProvincia	nvarchar(3)	Cod. Provincia de la referencia catastral	AK

Cuando rellenemos IVA o retención debemos rellenar siempre NIF y Nombre además de los datos asociados a estos.