ERP - Importación / Exportación contable

Creado por Francisco José Sancho Payá, Modificado el Tue, 21 May 2024 a las 11:38 AM por Francisco José Sancho Payá

Contenido


Objetivo.

Importaciones.

Exportaciones.

Asistente de Importación/Exportación.

Configuración.

Asistente.

Colección Importaciones.

Estructura Plantillas.

Estructura Clientes/proveedores (un fichero para ambos).

Estructura Cobros/Pagos (Un Fichero para ambos).

Estructura Facturas Emitidas /Recibidas (un fichero para ambos ).



Objetivo

 

Importaciones


Poder traernos los datos de programas de facturación que no tienen contabilidad para llevar la contabilidad en nuestro entorno, con ese objetivo hemos diseñado una herramienta que mediante unas plantillas de EXCEL podamos importar datos de clientes, proveedores, asientos de facturas de clientes y proveedores y asientos de cobros y pagos.

 

Exportaciones


Poder exportar datos de clientes, proveedores, asientos asociados a facturas de compra y venta y asientos asociados a efectos cobrados y pagados, con el mismo formato que tenemos en las plantillas de importación de datos.

 

Asistente de Importación/Exportación

 

Se ha desarrollado un asiente de importación/Exportación para llevar a cabo los objetivos mencionados.

 

Configuración


Los documentos que se importan guardan un backup de los ficheros o bien en el mismo directorio desde donde los importamos o en un directorio de backup que podemos definir en la importación de Excel.



Para acceder al asistente tendremos que habilitar el nodo correspondiente desde el administrador:

 


También podemos activar el objeto “Importaciones” para poder acceder a las importaciones una vez realizadas:



Asistente

 

Al entrar en el asistente desde Gestión->Contable->Asistente Importación/Exportación de datos.

 


En la pantalla de bienvenida podemos indicar si queremos importar o exportar.

 

Importaciones

 

Si seleccionamos importaciones y pulsamos a siguiente nos saldrá la pantalla de selección de datos, donde seleccionaremos que queremos importar.

 


Podemos elegir todos los ficheros que queramos importar, al pulsar siguiente nos saldrá la pantalla de selección de archivos para cada uno de los ficheros seleccionados.

 


Una vez seleccionamos los ficheros pulsamos siguiente y nos llevará a la pantalla de opciones de importación.

 


Aquí deberemos indicar si queremos dar de alta o alta y modificación.


Altas:

Si elegimos Altas todos los datos que llegan los intentará dar de alta, en el caso de clientes y proveedores si encuentra clientes y proveedores con el mismo código nos dará un error de que ya existe, en el caso de los otros ficheros creará nuevos asientos con los datos que nos lleguen en los ficheros.

 

Alta y modificación:

Esta opción sólo funciona para el fichero de clientes y proveedores, y facturas emitidas y recibidas.

En el caso de clientes y proveedores si existen clientes y proveedores con el mismo código modificará los datos.

 

En el caso de facturas emitidas y recibidas, buscará si hay importaciones anteriores con la misma empresa, documento, fecha y código y si es así borrará los asientos, libro de IVA y libro de retenciones creados por dichas importaciones y creará nuevos asientos, libro de IVA y libro retenciones con los datos que llegan de este fichero.

Hay que tener en cuenta que los asientos están en periodos cerrados, dará un error. Y no se realizará la importación.

Una vez hemos seleccionado las opciones que queremos le pulsamos a siguiente y nos llevará a la pantalla Importación 

 


Pulsamos a Importar y comenzará la importación de los ficheros al terminar nos saldrán los resultados de la importación:

 


En este caso me ha traspasado correctamente el fichero de clientes y proveedores y el fichero de cobros y pagos, pero no ha traspasado todos los registros de facturas emitidas y recibidas.

 

Podemos entrar dentro de los registros de importación dándole a la columna de … de cada fichero, si abrimos los registros de facturas emitidas y recibidas veremos la una pantalla como la siguiente:


En esta pantalla saldrán todos los datos que vienen del Excel en verde están los que se han importado y en rojo los que no, si nos vamos a la derecha del todo veremos el error concreto  o el objeto creado, si pulsamos sobre el objeto nos los abrirá para que podamos consultarlo.

 

 

Desde esta pantalla podemos arreglar el dato incorrecto o en nuestro caso podríamos crear la cuenta  desde el mantenimiento de cuentas del ERP que no existe y volver a lanzarlo desde el botón inferior “Importar ERP” este intentará volver a importar los datos erróneos de la importación.

 

Existe otro botón en la parte inferior “Deshacer Importación” Este botón lo que hace es intentar borrar el objeto asociado a los registros importados, por ejemplo, si intentamos deshacer una importación de clientes y proveedores donde ya hemos creado asientos sobre ellos no nos va a dejar o si intentamos eliminar asientos con periodos cerrados o con modelos de IVA validados nos emitirá un error, y no nos dejará. Ya que son restricciones de integridad del propio ERP.

 

Exportaciones

 

Si seleccionamos importaciones y pulsamos a siguiente nos saldrá la pantalla de selección de datos, donde seleccionaremos que queremos exportar.




Podemos seleccionar uno o varios ficheros a exportar, una vez seleccionados pulsamos siguiente y nos saldrá la pantalla de asignación de carpetas.

 


Una vez seleccionadas las carpetas donde queremos exportar pulsamos siguiente y nos abrirá las opciones de exportación.

 

Rellenaremos todos los datos, desde que empresa exportamos, el identificador de empresa en el programa al que importaremos estos ficheros, y el intervalo de fechas que queremos exportar.

En el caso de los clientes y proveedores no tiene en cuenta las fechas.

Una vez rellenamos todos los datos y pulsamos siguiente nos lleva a la pantalla de exportación.

 

Pulsamos el botón exportar.

 



Al finalizar nos dice cuáles son los ficheros generados y si se han exportado correctamente.

Pulsando doble clik sobre el fichero de salida, nos los abrirá en Excel.

 

 

Colección Importaciones

 

Desde la colección de importaciones podemos acceder a las importaciones realizadas:

 


Si abrimos una vemos que nos sale la pantalla con los registros importados.

 


Desde la que podemos arreglar datos y volver a importar o deshacer la importación.

 

Estructura Plantillas

 

Estructura Clientes/proveedores (un fichero para ambos)


Campos

Tipos

Observaciones

Celda

Código

varchar(15)

Subcuenta o código de Cliente o proveedor, En caso de ser Subcuenta No podemos tener dos clientes distintos con la misma terminación, ni dos proveedores distintos con la misma terminación.  

A

NIF

varchar(20)

NIF del cliente sin espacios ni caracteres raros

B

Nombre

varcahr(120)

Nombre comercial cliente

C

RazonSocial

varchar(255)

Razón Social cliente

D

CodPais

varchar(2)

Código ISO País

E

Pais

varchar(50)

Nombre País

F

CodProv

varchar(3)

Código Provincia

G

Provincia

varchar(50)

Provincia

H

CodPostal

varchar(20)

Código Postal

I

Ciudad

varchar(50)

Ciudad o población

J

Direccion

varchar(255)

Dirección

K

Telefono

varchar(100)

Teléfono

L

email 

varchar(1000)

email cliente

M

TipoCliente

tinyint

0 Nacional, 1 Comunitario, 2 Extranjero

N

TipoPersona

tinyint

0 Jurídica, 1 Física, 2 Institución. Sólo para clientes

O

FechaAlta

Date

Fecha en que se dio de alta el cliente.(yyyymmdd)

P

EsCliente

bit

1 es cliente, 0 Es proveedor

Q

 

 

 

Estructura Cobros/Pagos (Un Fichero para ambos)

 

Campo

Tipo

Observaciones

Celda

Empresa

int

Id empresa en AHORA

A

Asiento

int

Número de asiento

B

Apunte

int

Número de apunte

C

Fecha

datetime

fecha Asiento  (yyyymmdd)

D

Concepto

varchar(255)

Concepto asiento

E

DH

varchar(1)

D si va al Debe, H si va al Haber

F

Subcuenta

varchar(12)

Subcuenta del asiento

G

Contrapartida

varchar(12)

Contrapartida del asiento

H

Importe

Float

Importe del asiento

I

Documento

varchar(60)

Documento Cobro o pago

J

FechaDocumento

datetime

Fecha del documento (yyyymmdd)

K

Codigo

varchar(125)

Código del cliente o proveedor. 

L

EsCliente

int

1 Es un cobro de cliente, 0 es un pago de proveedor

M

 

 

Estructura Facturas Emitidas /Recibidas (un fichero para ambos )


Campos

Tipos

Observaciones

Celda

Empresa

int

Identificador de la empresa en Ahora

A

Asiento

int

Número de asiento

B

Apunte

int

Número del apunte dentro del asiento

C

Fecha

datetime

Fecha Asiento (yyyyddmm)

D

Concepto

nvarchar

Concepto

E

DH

nvarchar(1)

Debe (D) o Haber (H)

F

Subcuenta

nvarchar(12)

Subcuenta asiento

G

Contrapartida

nvarchar(12)

Contrapartida

H

Importe

float

Importe Asiento

I

Documento

nvarchar (255)

NumeroSeriefactura

J

FechaDocumento

datetime

Fecha factura (yyyyddmm)

K

ApunteIVA

int

0 no es apunte de I.V.A. ,1 es apunte de I.V.A.

L

Codigo

nvarchar(15)

Código del cliente/proveedor de la factura

M

EsCliente

int

1 Es factura cliente, 0 es factura proveedor

N

BaseIva

float

Base a la que se aplica el I.V.A.

O

PorcenIva

float

Porcentaje de I.V.A.

P

PorcenRe

float

Porcentaje R.E.

Q

Prorrata

int

1 Si es una I.V.A. con prorrata 0 en caso contrario

R

CuotaIva

float

Cuota de I.V.A.

S

Recargo

float

Cuota de R.E.

T

TipoCliProv

int

0 Nacional, 1 Comunitario, 2 Extranjero

U

Rectificativa

int

0 si la factura no es rectificativa, 1 si lo es

V

Recuperacion

int

0 si la factura no es de recuperación de Iva, 1 si lo es

W

Deducible

int

1 si el I.V.A.es deducible, 0 si no lo es

X

NoNacional

int

0 si el I.V.A. es nacional, 1 si no lo es

Y

Inversiones

int

0 si es un bien de inversión, 1 si lo es

Z

ISP

int

0 si no es inversión de sujeto pasivo, 1 si lo es

AA

Aduana

int

0 si no es un I.V.A.de aduana (DUA) 1 si lo es

AB

VCP

int

0 si no es una venta a particular comunitario, 1 si lo es

AC

VCPImportado

int

0 si no es una venta a particular comunitario de un bien importado, 1 si lo es

AD

IdOpServicio

int

1 Bien, 2 Servicio, 0 Ambos

AE

NIF

nvarchar(20)

Nif del cleinte o proveedor de la factura

AF

Nombre

nvarchar(255)

Razon social del cliente proveedor d ela facutra

AG

PorcenRetencion

float

Porcentaje de retención

AH

BaseRetencion

float

Base de la retención

AI

RefCatastral

nvarchar(300)

Referencia catastral

AJ

CodProvincia

nvarchar(3)

Cod. Provincia de la referencia catastral

AK

 

 

Cuando rellenemos IVA o retención debemos rellenar siempre NIF y Nombre además de los datos asociados a estos.

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