ERP - Multidiario

CONFIGURACION

La funcionalidad del multidiario, solo es posible activarla en bases de datos que no tengan información contable ya introducida.

Para activar esta funcionalidad, tenemos que realizar las siguientes configuraciones.

PARÁMETROS 

Existen tres parámetros que nos van a permitir disponer de la funcionalidad del multidiario, no siendo ninguno de ellos configurable por delegación.

• MULTIDIARIO_CONTABLE.

Con este parámetro activaremos la funcionalidad en si misma.

• MULTIDIARIO_AUDITORIA. 

Solo se tendrá en cuenta su valor cuando el parámetro MULTIDIARIO_CONTABLE esté activado, e indica si se guardará auditoria de los contadores insertados, modificados y eliminados.

• MULTIDIARIO_REUTILIZAR_CONTADOR.

Al igual que el parámetro MULTIDIARIO_AUDITORIA, solo se tendrá en cuenta su valor cuando el parámetro MULTIDIARIO_CONTABLE esté activado, e indica si se permite reutilizar los contadores eliminados en los diarios.

Una vez configurados estos parámetros, según los requerimientos necesarios, pasaremos a la configuración en el ERP.

ERP

En el ERP tendremos que realizar algunas configuraciones previas a la utilización del multidiario.

Ejercicio contable

En la configuración del ejercicio contable, correspondiente a la empresa en la que vamos a configurar el multidiario, tendremos que activar el check MultiDiario y guardar el cambio.

Multidiario

Además de la configuración anterior, es necesario realizar las siguientes configuraciones previas a la utilización del multidiario.

Desde el menú Mantemientos, navegando por la opción Estudio Económico, nos encontramos con el submenú Multidiario. En este submenú encontraremos tres mantenimientos: Diarios, Diarios por proceso y Grupos Contables.

• Diarios

En este mantenimiento, daremos de alta los diarios contables que vamos a configurar posteriormente. En un principio, solo está creado el diario Defecto que es en el que se registrarán todos los movimientos contables que no tengan un diario configurado.

Para insertar un nuevo diario, tan solo hay que escribir su nombre e indicar si será obligatorio o no informar el documento asociado a movimiento contable que se va a registrar.

• Diarios por proceso

En este mantenimiento lo que se trata es de asignar, a cada uno de los diarios que hemos dado de alta, los grupos de procesos contables que informaremos en el mismo.

Podemos asignar a un mismo diario tantos grupos de procesos contables como queramos, siempre bajo la premisa de no desvirtuar la información guardada – no asociar un grupo de procesos de ventas al diario que hemos denominado Compras.

• Grupos Contables

En este mantenimiento nos encontramos con tres grids.

1.   Grupos Contables. Son los grupos contables existentes en el ERP.

Es posible crear un nuevo grupo contable, pero solo se le podrán asignar procesos contables no asignados a otros grupos.

2.   Pendientes de Asignar

Son los procesos contables que no han sido asignados a ningún grupo contable. Es posible desasignar un proceso contable de un grupo y llevarlo a este grid, con el propósito de que vaya al diario Defecto o asignarlo a ogro grupo contable.

3.   Asignados

Son los procesos contables que han sido asignados al grupo contable que tenemos seleccionado.

UTILIZACIÓN

IMPORTANTE: Antes de proseguir, tenemos que tener claro que los procesos masivos no hacen uso de esta funcionalidad. Esto es debido a la imposibilidad de conocer a priori ciertos datos necesarios para la correcta contabilización de los mismos.

La funcionalidad del multidiario, se hace patente en el momento en el que el proceso que estamos llevando a cabo va a generar un apunte contable. Es en este momento en el que vamos a observar las diferencias respecto al ERP sin esta funcionalidad.

Proceso contable asignado a un diario

En este caso, al actualizar una factura de acreedor, observamos que en la ventana en la que indicamos la fecha de actualización se muestran otras opciones.

Debido a que hemos configurado un diario Compras, al que hemos asignado el grupo de procesos Compras y que este lleva asociado el proceso contable Actualizar Factura de Acreedor, el diario propuesto al solicitar la actualización de esta factura es el de Compras. Vemos que se asigna el Contador 1, ya que es el primer asiento contable que se va a registrar en este diario y que, al confirmar la actualización, se informa que es necesario introducir un número de documento, tal y como se indicó al dar de alta este diario – para continuar con el ejemplo introduciremos como número de documento Fra. 15/8743-2.

Si observamos el asiento contable generado por esta actualización, comprobaremos que se han añadido varios campos al mismo, respecto al diario contable sin esta funcionalidad. Como podemos ver en la siguiente imagen, se trata de los campos Diario, Proceso Contable, Contador Diario y Nro.Documento, en los que se refleja la configuración realizada y el número de documento introducido al actualizar la factura de acreedor.

Proceso contable no asignado a un diario

En el caso de llevar a cabo un proceso contable no asignado a ningún diario, al solicitar la confirmación del mismo, se propondrá el registro contable de dicho proceso en el diario Defecto, tal y como podemos ver en la siguiente imagen.