ERP - Cartera a fecha

Objetivo

La funcionalidad denominada 'Cartera a fecha' permite consultar la situación de la cartera de cobros y pagos en una fecha determinada, aunque actualmente los efectos hayan cambiado de estado, hayan sido cobrados, pagados, impagados, sustituidos o modificados.

Para ello, el programa incorpora una gestión de cierres de cartera, que funcionan como una “foto” de la situación de los efectos en una fecha determinada. A partir de esa foto, el sistema puede mostrar la cartera histórica de forma más fiable y evitar que operaciones posteriores alteren la información de una cartera ya cerrada.

Esta foto permite consultar posteriormente cómo estaba la cartera en esa fecha, aunque después se hayan realizado operaciones sobre esos efectos.

La funcionalidad se plantea tanto para Cartera de Cobros como para Cartera de Pagos, aplicando la misma lógica funcional en ambos circuitos.

2. Acceso a la funcionalidad

La funcionalidad se incorpora dentro de las pantallas de cartera, desde el menú superior, Cartera - 'Cartera a fecha...'

• Cartera de cobros

• Cartera de pagos

NOTA: Los siguientes apartados se mostrarán a través de capturas de pantalla en cartera de cobros, aunque el funcionamiento es análogo en cartera de pagos.  

El formulario incorpora distintos filtros para poder mostrar resultados por: 

• Fecha
• Cliente o proveedor.
• Efecto.
• Número de control
• Domiciliación empresa 
• Serie, fecha y número de Factura
• Fecha de cobro
• Importe
• Fecha de vencimiento

Además por otros filtros habituales en cartera como

• Tipo de efecto.
• Estado.
• Empresa.
• Delegación.

Consulta de cartera a fecha

La opción Cartera a fecha permite visualizar la cartera tal y como estaba en una fecha concreta. El usuario indica una fecha y el sistema calcula la situación de los efectos en ese momento.

La consulta puede funcionar de tres formas:

a.1. Si existe un cierre exacto para la fecha solicitada

Si hay un cierre de cartera generado exactamente para la fecha indicada, el sistema utiliza directamente esa foto.

Ejemplo:

Fecha solicitada: 30/04/2026.

Existe cierre a 30/04/2026.

Resultado:

Se muestra la cartera guardada en ese cierre.

No es necesario reconstruir movimientos posteriores ni anteriores.

a.2. Si existe un cierre anterior a la fecha solicitada

Si no existe un cierre exacto, pero sí existe un cierre anterior, el sistema utiliza ese cierre como punto de partida y reconstruye la cartera hasta la fecha solicitada.

Ejemplo:

Último cierre existente: 31/03/2026.

Fecha solicitada: 15/04/2026.

Lógica:

El sistema toma la foto del cierre de 31/03/2026.

Revisa los movimientos históricos de los efectos entre el 01/04/2026 y el 15/04/2026.

Actualiza la situación de los efectos según esos movimientos.

Añade los efectos creados después del cierre y hasta la fecha solicitada.

Muestra la cartera resultante a 15/04/2026.

a.3. Si no existe ningún cierre anterior

Si no existe ningún cierre de cartera anterior o igual a la fecha solicitada, el sistema reconstruye la cartera desde los efectos actuales y su histórico.

En este caso, la consulta se apoya en:

Los efectos existentes.

La fecha de creación del efecto.

El histórico de cambios de estado.

Los movimientos de cobro, pago, impago, sustitución, etc.

El objetivo es mostrar únicamente los efectos que existían en la fecha indicada y con el estado que tenían en ese momento.

Funciones desde cierre de cartera

Desde este menú se añaden opciones relacionadas con:

Generar cierre de cartera.

Consultar cierres existentes.

Eliminar el último cierre.

Consultar cartera a fecha.

Visualizar o imprimir informes de efectos desglosados a fecha.

Generación de cierre de cartera

La opción Generar cierre de cartera permite crear una foto de la cartera para una fecha determinada.

El cierre se genera por empresa y fecha. Se controla que no exista ya un cierre para la misma fecha o para una fecha posterior.

Por tanto, si ya existe un cierre de cartera con fecha igual o superior a la indicada, el sistema no permite generar otro cierre anterior o duplicado.

Ejemplo:

Existe cierre de cartera a fecha 30/04/2026.

El usuario intenta generar un cierre a fecha 15/04/2026.

El sistema lo impide, porque ya existe un cierre posterior.

Consulta de cierres existente

La opción Ver cierres de cartera permite consultar los cierres ya generados.

En esta consulta se muestra:

- Descripción del cierre.

- Fecha de cierre.

- Fecha de generación del cierre.

Esta opción permite al usuario saber qué fotos históricas existen y qué cierre se está utilizando como referencia para reconstruir o consultar la cartera.

Eliminación del último cierre

 La funcionalidad permite eliminar el último cierre de cartera generado.

Este punto es importante porque, una vez generado un cierre, si es necesario modificar información de una fecha ya cerrada, primero se deshaga el último cierre afectado, hasta deshacer el cierre que comprende la operación en fecha necesaria.

Casos habituales:

Cobrar/Pagar un efecto con fecha incluida en un cierre.

Deshacer un cobro/pago de un efecto incluido en un cierre.

Control de operaciones sobre periodos cerrados

Una vez generado un cierre, el sistema impide operaciones que alteren la situación de la cartera dentro de una fecha ya cerrada.

Por ejemplo, no se debería permitir:

Cobrar un efecto con fecha igual o anterior a un cierre existente.

Deshacer un cobro de un efecto incluido en una fecha cerrada.

Pagar un efecto con fecha igual o anterior a un cierre existente.

Deshacer un pago incluido en un cierre.

Generar movimientos que modifiquen el estado histórico de un efecto dentro de un periodo cerrado.

Realizar sustituciones o cambios que alteren importes o estados de efectos cerrados.

El motivo es que estas operaciones cambiarían la situación histórica sobre la que ya se ha generado una foto de cartera.

Si el usuario necesita realizar una corrección, deberá eliminar previamente el último cierre afectado y, después de hacer la operación, volver a generar el cierre si procede.

Informe de efectos desglosados a fecha 

Se incorpora un informe específico para visualizar o imprimir los efectos desglosados a fecha. El informe permite visualizar/imprimir los efectos desglosados a fecha con información desglosada por cliente.

En el caso de cartera de pagos, el criterio equivalente sería el desglose por proveedor.