ERP - Cartera Cobros/Pagos

TABLA DE CONTENIDOS

• Conceptos
• Acceder a la cartera de pagos/cobros
• Acciones disponibles sobre el efecto
• Acciones masivas de los efectos

Conceptos

Cuando se realizan transacciones financieras, como la emisión de facturas (actualizadas) por ventas o la recepción de facturas de proveedores, Ahora 5 registra automáticamente estas operaciones en la cartera, si la forma de pago de las mismas genera cartera. 

Dependiendo de la modalidad de pago (esto es, forma de pago) asociada a la factura, se generarán uno o varios registros que reflejarán el importe, el método de cobro/pago, y la fecha de vencimiento. A partir de ahora, denominaremos a estos registros como "efectos de cobro" o "efectos de pago", también conocidos como "efectos de cliente" o "efectos de proveedor".

Cada transacción se asocia con la cartera correspondiente: en la cartera de cobros o en la cartera pagos. Además, Ahora 5 permite crear registros en ambas carteras de forma manual. 

Acceder a la cartera de pagos/cobros

Para acceder a la 'Cartera de Pagos'/,'Cartera de Cobros' disponemos de varias opciones.

1. Desde el nodo: 'Gestión' - 'Cartera - ' Cartera de pagos'/'Cartera de Cobros' 
2. Desde el Dashboard. Por ejemplo, desde Dashboard de finanzas se puede obtener el acceso directo 'Cartera de pagos'/'Cartera de Cobros' 
3. Habilitando procesos de ‘Contabilidad’, se habilita el acceso directo a todos los procesos de ‘Cartera’ – ‘ Cartera de pagos'/'Cartera de Cobros' 
4. Factura actualizada (de acreedor/deudor o de compra/venta); menú superior de opciones – Ver – ‘Efectos’. Se mostrará la cartera de pagos/cobros con registros que ha generado la operación.

Al abrir la pantalla por primera vez, esta se presenta vacía. Por lo tanto, la primera tarea consiste en especificar al formulario los datos que deseamos filtrar. Al hacer clic en el botón ‘Filtro’, se cargarán los criterios de filtrado para la cartera:

El filtro de la cartera de cobros, es posiblemente el más completo de la aplicación. Podremos filtrar los efectos por estado, fecha, empresa, importes, domiciliación, etcétera. Para agilizar los filtros, en la parte inferior tenemos la posibilidad de marcar que se muestren todos los efectos o sólo los pendientes.

El filtro ofrece la capacidad de filtrar los efectos según diversos criterios, como el tipo de efecto, estado, fecha, banco empresa, importes, domiciliación, todo tipo de fechas entre otros (1).

Para simplificar el proceso de filtrado, en la parte inferior (2) existe la opción de mostrar todos los efectos o solo aquellos que están pendientes, por empresa e incluso por delegación. Una vez que aceptamos el filtro, regresamos automáticamente a la cartera, y se visualizan los efectos que han sido filtrados.

Además, en el pie (3), disponemos de las acciones como:

• ‘Limpiar’ criterios de filtro asignados.
• ‘Guardados’ * para acceder a los criterios de filtro guardados, guardar, editar y eliminar el actual, entre otros.
• ‘Aceptar’ los criterios de filtro informados para acceder a los resultados.
• ‘Cancelar’ el filtro, también accesible en la sección superior derecha del formulario X.

Una vez aceptemos el filtro, volveremos de manera automática a la cartera y se mostraran los efectos filtrados.

NOTA: si en el formulario del filtro (1) y (2) no informamos ningún campo de filtro y directamente aplicamos la opción ‘Aceptar’ se mostrarán todos los efectos disponibles en la cartera.

En esta pantalla, se presentan los principales campos relacionados con cada efecto. Se van a detallar los campos de la cartera de cobros y de pagos, aunque se dan casos donde un campo no coincide o no existe en ambas carteras:

• IdCliente/IdProveedor: Identificador del cliente/proveedor del efecto
• Cliente/Proveedor: Descripción del cliente/proveedor del efecto
• Efecto: Identificador del efecto. Si el efecto se ha generado desde una factura de la aplicación, el identificador será Serie Facturación + Nº de Factura + Nº de efecto dentro de la factura. Al pulsar doble click sobre este campo, visualizaremos automáticamente la factura que ha generado el efecto
• F.Fact: Fecha de la factura que ha generado el efecto
• F.Pago: Fecha de pago del efecto, sea de forma parcial o de todo el importe.
• F.Venc: Fecha del vencimiento del efecto
• Tipo: Tipo del efecto en función de la forma de pago
• Estado: Los diferentes estados de los efectos son:

- Generado: Los efectos que se generan desde una factura tienen el estado inicial generado (creado)
- Recibido/Aceptado: En los casos en los que el cliente me ha enviado el papel (pagaré) el efecto pasará del estado generado al estado recibido/aceptado.
- Asignado a remesa: El efecto se encuentra asignado a una remesa. Fase de preparación de remesas.
- Remesado: El efecto se encuentra ya remesado.
- Cobrado/Pagado: Se ha cobrado/pagado íntegramente el importe del efecto. 

- Sustituido: El efecto ha sustituido por otro/s y se queda en este estado. El efecto, por tanto, ya no existe y habrá que ver sus sustitutos.

- Impagado: Llegado el vencimiento no hemos cobrado el efecto. El efecto aún podría cobrarse o sustituirse. Contablemente pasa a la 4315.X En cartera de pagos no existe.
- Deteriorado: Para reflejar el deterioro de efectos por insolvencias de los deudores. En cartera de pagos no existe.
- Dudoso cobro: Paso posterior al impagado. Contablemente suele reflejar que el efecto ya no se va a cobrar y se debe de provisionar. En cartera de pagos no existe.

-  Incobrable: Estado posterior al dudoso cobro y por tanto pasan a refeljar la imposibilidad de cobrar el efecto. En cartera de pagos no existe.

• Compensación: Check que informa que el efecto ha sido compensado con otro/os efecto de pagos.
• D.C.: Domiciliación del cliente desde la cual realizará el pago del efecto
• D.P.: Domiciliación del proveedor en la cual realizaremos el pago del efecto
• D.E.: Domiciliación de mi empresa sobre la que recibiré el cobro del efecto o realizare el pago.
• Rmsa: Si el efecto está asociado a una remesa, identificador de la remesa sobre el que se encuentra asociado
• Importe: Importe del efecto
• Gastos: En el caso de que el cobro del efecto tenga asociados gastos financieros, importe de los gastos financieros
• A Cuenta: Importe del efecto que ya hemos cobrado/pagado.
• Pendiente: La diferencia entre el importe y lo que ya hemos cobrado a cuenta.
• F.Remesa: En el caso de que el efecto se encuentre asociado a una remesa, fecha de la remesa
• F.Vto.Teorico: Fecha teórica de vencimiento del efecto, ya que su fecha de vencimiento podría modificarse si es necesario.
• Repr.: Id empleado que ha realizado el proceso que ha generado el efecto en cartera de cobros.
• Nº Control: Número de control asignado al pasar el efecto de generado a Recibido/Aceptado.
• Gtos. Inf.: si se han informado gastos a efecto de notificarlos.
• C.B.: Cambio bloqueado. Si la operación se ha realizado en multidivisa y en la factura se ha bloqueado el tipo de cambio de la moneda a euros.
• F.A.: El check FA (factura anticipada) significa que se trata de un efecto cuyo origen es una factura de cliente extranjero para la que el banco nos ha anticipado el dinero. Es decir, que el importe de la factura lo ha pagado el banco.
• Fecha A/R.: Fecha de aceptación/recepción del efecto (cuando se pasa el efecto de generado a Recibido/Aceptado).
• Fecha C.: Fecha de cobro del efecto (de forma parcial o todo el importe). Recordemos que los efectos se pueden cobrar/pagar por el total de su importe o de forma parcial.
• Observaciones. Observaciones del efecto.
• Anotaciones. Anotaciones del efecto.

  
  

Por lo general, los efectos son generados automáticamente a partir de las facturas, lo que implica que la mayoría de los campos no pueden ser modificados directamente desde el formulario.

Las posibles modificaciones desde el formulario incluyen: el ajuste de la fecha de vencimiento del efecto, las domiciliaciones (de proveedor y de empresa) asociadas al mismo, cambio bloqueado, observaciones y anotaciones.

Acciones disponibles sobre el efecto

Las diversas acciones específicas que se pueden llevar a cabo con cada efecto están disponibles al seleccionar el efecto y hacer clic en el botón derecho. * Las acciones disponibles en la cartera de cobros son más amplias que en la cartera de pagos.

A través de estas opciones, tenemos la capacidad de realizar acciones como:

• Eliminar. Esta opción permite borrar el efecto, pero es importante tener en cuenta que solo se puede realizar esta acción si el efecto ha sido generado manualmente. El programa restringe la eliminación de efectos que provienen de facturas.

• Bloquear. Para bloquear el efecto y además asignarle el motivo de bloqueo.

• Ver. A través del acceso directo, se permite acceder a los apuntes directos del efecto, a todos los efectos de la operación que ha generado el efecto, así como al histórico de los cambios de estado del efecto y al histórico de las sustituciones (si los hay).
  
• Cambiar Delegación. Se permite realizar un cambio de delegación a la cual pertenece el efecto.
• Sustituir el efecto por otro/s. Podemos sustituir/reemplazar el efecto actual por uno nuevo o visualizar el historial completo de todas las sustituciones, incluyendo detalles sobre con quién se llevó a cabo la sustitución, entre otros. Para deshacer la sustitución, debemos dirigirnos al efecto sustituido, ya que desde el efecto sustituto no es posible revertir la acción.
• Pagar/Cobrar. Permite indicar la cantidad que hemos pagado del efecto, así como los gastos asociados, si los hay. No obligatorio que el importe pagado sea idéntico al total del efecto, es decir, es posible hacer pagos parciales. Incluso, podemos aceptar parte del pago a través de una domiciliación y otra parte mediante otro método.
• Aceptar/Recibir. Ofrece la opción de pasar un efecto de estado generado a estado ‘Aceptado’. Requisito necesario para poder remesar el efecto.
• Deshacer Recepción. Se permite al usuario revertir el estado ‘Recibido’ del efecto.
• Generar Impagado. Para reflejar que el efecto ha sido impagado en la fecha y/o términos acordados. Se asignarán los gastos bancarios que acarrean esta situación además de la posibilidad de generar la factura de los gastos que nos remite el banco.
• Generar Impagado. Para reflejar que el efecto ha sido impagado en la fecha y/o términos acordados. Se asignarán los gastos bancarios que acarrean esta situación además de la posibilidad de generar la factura de los gastos que nos remite el banco. Más detalle en siguiente enlace: ERP - Gestión efectos impagados
• Deshacer Impagado. Se permite al usuario revertir el estado ‘Impagado’ del efecto.
• Alta Dudoso Cobro. Se refleja cuando es poco probable que el cliente vaya atender el pago del efecto. Los efectos en estado dudoso cobro no se pueden deshacer y la forma correcta de gestionar este caso es sustituir el efecto por otro nuevo. Más detalle en siguiente enlace: ERP - Alta dudoso cobro
• Deterioro. Se refleja el deterioro del efecto. La depreciación en el valor de los cobros puede ocurrir cuando el cliente no cumple con el pago de sus obligaciones dentro de los plazos acordados ni en el tiempo estipulado. Más detalle en siguiente enlace: ERP - Deteriorar efectos
• Deshacer Deterioro. Se permite al usuario revertir el estado ‘Deteriorado’ del efecto.
• Incobrable. Cuando el efecto dudoso cobro no se cobre, porque por ejemplo el cliente se declare insolvente o en otras situaciones de la imposibilidad de cobrar el efecto, se pasará al estado ‘Incobrable’ el efecto. Más detalle en siguiente enlace: ERP - Efectos incobrables
• Deshacer Incobrable. Se permite al usuario revertir el estado ‘Incobrable’ del efecto.
• Asignar importes de facturas que corresponden al efecto. 
• Gastos. La posibilidad de acceder a los gastos asociados del efecto, así como dar de alta nuevo gasto.

   

Acciones masivas de los efectos

Desde el formulario principal de la cartera, podemos realizar las mismas funciones, pero de manera masiva en lugar de individual.

Por ejemplo, la sustitución de efectos desde la cuadrícula solo nos ofrece la opción de reemplazar el efecto seleccionado por uno o varios adicionales. Si es necesario llevar a cabo la sustitución de varios efectos al mismo tiempo, será necesario utilizar la funcionalidad desde el formulario principal.

Las acciones masivas se realizarán sobre los resultados que se encuentran en la grid en el momento de gestión.

Principalmente, podremos sustituir efectos de manera masiva (1) y aceptarlos (2). Asimismo, podremos generar nuevos efectos directamente en cartera (3), sin necesidad de pasar por una factura o documento de pago pago y compensar los efectos (4). 

Es importante resaltar la función de compensación de efectos, la cual permite compensar la cartera de cobros con la de pagos. Esta característica resulta útil cuando una misma empresa actúa simultáneamente como cliente y proveedor.

En la grid de la izquierda filtraremos efectos pendientes como clientes, y en la derecha como proveedor. Marcaremos los efectos a compensar en cada lado usando la casilla "M" de la grid.  Dado que la compensación no suele ser exacta, tendremos que marcar con la "P" de Pendiente en la grid el efecto que no se compensará completamente, que será el que quede pendiente de cobro o pago en la cartera. 

NOTA: En el caso de que la compensación sea exacta, igualmente se tendrá que marcar un efecto cualquiera como "P", aunque en realidad no quedará pendiente.

En el siguiente enlace, tratamos esta funcionalidad en detalle. ERP - Compensación de efectos