AHORA Ticket

La integración con la aplicación AHORA Ticket está disponible desde la versión 5.0.0.28

Esta integración permite la generación automática de gastos en el ERP a partir de los tickets cargados en la plataforma contratada desde la integración de AHORA Business Hub (OK Ticket). Puede consultar más información al respecto, así como del resto de aplicaciones del Marketplace, en la página de AHORA Business Hub

TABLA DE CONTENIDOS

• Integración
• Empresas
• Usuarios
• Tipos de Gastos
• Formas de Pago
• Centros de Coste
• Proyectos
• Clientes
• Gastos
• Mejoras 5.0.0.31

Integración

Es importante tener presente que la integración AHORA ERP con AHORA Ticket requiere de la instalación y ejecución de AHORA API. Toda la lógica de sincronización de maestros y obtención de gastos y documentos asociados se ha implementado en AHORA API, por tanto, antes de comenzar con el proceso de configuración es imprescindible asegurarse de los siguientes puntos:

• Existe una API en un equipo o servidor accesible desde el equipo en el que se está ejecutando el ERP. Esta API debe estar en ejecución, con la URL:PUERTO habilitado para su uso (evitando el bloqueo de antivirus y cortafuegos) y apuntando a la misma base de datos del ERP.
• La API tiene acceso a internet para poder comunicarse tanto con el servicio de AHORA Business Hub para la validación del cliente, como con el servicio de la propia aplicación AHORA Ticket para la obtención de los tickets de gastos.
• El parámetro de configuración API_URL está debidamente informado y apuntando a dicha API.
• La gestión documental está activada y configurada. Es un requisito imprescindible para guardar los documentos asociados a los gastos.

El segundo paso es establecer los diferentes parámetros necesarios en el mantenimiento ABH - Integraciones, añadiendo los datos del servicio contratado para identificar y verificar la conexión con AHORA Business Hub.

La primera vez que se crea la integración se preguntará si se dese lanzar la primera sincronización de los datos necesarios para poder gestionar los gastos de forma correcta. Estos datos se utilizarán en la creación del gasto del ERP a partir de los datos del ticket de ABH Ticket:

• Empresas: importa las empresas creadas en OK Ticket y permite vincularlas a empresas del ERP.
• Usuarios: importa los usuarios creados en OK Ticket y permite vincularlos a empleados del ERP.
• Tipos de Gastos: importa los tipos de gastos creados en OK Ticket y permite vincularlos a tipos de gastos del ERP.
• Formas de Pago: importa las formas de pago creadas en OK Ticket y permite vincularlas a domiciliaciones de empresa del ERP.
• Centros de Coste: importa los centros de coste creados en OK Ticket y permite vincularlos a centros de coste del ERP.
• Proyectos: sincroniza los proyectos del ERP creando, activando o desactivando dichos proyectos en OK Ticket para permitir asignar los tickets a dichos proyectos.
• Clientes: sincroniza los clientes del ERP creando, activando o desactivando dichos clientes en OK Ticket para permitir asignar los tickets a dichos clientes. 

La integración de cada uno de los maestros mencionados se analizará con más detalle en su correspondiente apartado del presente artículo. En cualquier caso, si se decide no ejecutar la primera sincronización, siempre se dispondrá de un botón específico para lanzar esta tarea en cualquier momento.

La API también lanza la tarea de sincronización una vez al día y, adicionalmente, siempre es posible sincronizar los maestros de forma manual desde cada uno de los mantenimientos.

Al igual que sucede con la integración de ABH SIGN, no son aplicables los parámetros Número máximo de días, Número máximo de consultas y Frecuencia entre consultas (minutos). Sin embargo, sí hay un parámetro en el fichero de configuración de la API (appsettings.json) para definir cada cuánto se ejecuta la tarea de sincronización de los gastos. El valor por defecto es de 1140 minutos (24 horas). Para modificar la frecuencia será necesario editar el fichero de configuración de la API y reiniciar el servicio Windows asociado a la misma para aplicar el cambio.

Para que la API lance de forma automática las tareas de sincronización, es necesario haber establecido un usuario de API. Este usuario tiene que ser un empleado con login asociado, capaz de crear una sesión en la base de datos, y con permisos suficientes para crear los gastos y las facturas de acreedor necesarias.

Para establecer este usuario se ha incluido un botón de acceso a un formulario de petición de usuario y contraseña. En este formulario se valida que se pueda conectar a la base de datos y se conecta a la API para encriptar el password antes de guardarlo en base de datos. La API usará este usuario y contraseña para generar una sesión, importar los maestros, generar los gastos, generar las facturas de acreedor y eliminar la sesión.

Si estos datos no están informados, la API no realizará ninguna acción se sincronización o generación de gastos/facturas.

Importante: la ventana de petición de datos de usuario de API traslada el usuario y contraseña (encriptada) a los campos de la colección de la integración. Este formulario no los guarda en base de datos, para almacenarlos asociados a la integración es necesario pulsar en el botón de guardar de la ventana de integraciones.

Empresas

El mantenimiento de Empresas permite revisar las empresas creadas en la plataforma enlazada con ABH Ticket (OK Ticket), y vincularlas con las empresas creadas en el ERP.

La sincronización inicial en la activación de la integración crea una petición de consulta de estas empresas y las intenta vincular, de forma automática, con las empresas del ERP por coincidencia de NIF/CIF. Si no se da esta coincidencia en el primer intento de sincronización, se deberá acceder a este mantenimiento para vincularlas manualmente.

Los datos mostrados son los datos creado en OK Ticket, siendo el único campo editable el campo Empresa ERP, que permite asignar una empresa o eliminar la asignación. Al cambiar la vinculación, cualquier gasto creado a partir de este momento utilizará este valor. Cualquier gasto creado anteriormente no será modificado retroactivamente.

En cualquier caso, la asignación de empresas es única, no permitiéndose asignar la misma empresa ABH a varias empresas del ERP.

Utilizando el botón Sincronizar se lanza la sincronización de los datos, acción que creará las nuevas empresas que se hayan creado en OK Ticket, o modificará los datos locales si se han cambiado en la plataforma. Esta acción no modificará ningún dato de la Empresa del ERP y puede llevarse a cabo en cualquier momento para asegurar que se tienen los datos actualizados. 

Usuarios

El mantenimiento de usuarios permite importar los usuarios de OK Ticket y vincularlos a empleados del ERP. De esta forma, al importar los tickets los gastos se crearán sobre el empleado asociado. Aquellos tickets que tengan asociado un usuario sin empleado vinculado serán descartados y no generarán gastos en el ERP.

La sincronización inicial en la activación de la integración crea una petición de consulta de estos usuarios y los intenta vincular, de forma automática, con las empleados del ERP por coincidencia de email. Si no se da esta coincidencia en el primer intento de sincronización, se deberá acceder a este mantenimiento para vincularlos manualmente.

Los datos mostrados son los datos creado en OK Ticket, siendo el único campo editable el campo Empleado ERP, que permite asignar un empleado o eliminar la asignación. Al cambiar la vinculación, cualquier gasto creado a partir de este momento utilizará este valor. Cualquier gasto creado anteriormente no será modificado retroactivamente. 

En cualquier caso, la asignación de empleados es única, no permitiéndose asignar el mismo usuario ABH a varios empleados del ERP.

Utilizando el botón Sincronizar se lanza la sincronización de los datos, acción que creará los nuevos usuarios que se hayan creado en OK Ticket, o modificará los datos locales si se han cambiado en la plataforma. Esta acción no modificará ningún dato de los empleados del ERP y puede llevarse a cabo en cualquier momento para asegurar que se tienen los datos actualizados.

Tipos de Gastos

El mantenimiento de tipos de gastos permite importar y vincular los tipos de gastos creados en OK Ticket, con tipos de gastos del ERP. Un ticket con un tipo de gasto asociado generará un gasto en el ERP al tipo de gasto vinculado.

La primera vez que se lanza la sincronización se creará en el ERP:

• Un grupo de gastos nuevo, ABHTicket 
• Un tipo de gasto por cada tipo existente en OK Ticket, utilizando el identificador del gasto de OK Ticket como identificador del Tipo de Gasto nuevo.
• Una asignación del tipo de gasto nuevo a todas las delegaciones con la subcuenta 629000000. Si se quiere modificar esta asignación de subcuenta, se tendrá que acceder al mantenimiento de Tipos de Gastos del ERP

Importante: la subcuenta generada, o las subcuentas que posteriormente se vinculen a los tipos de gastos, deben de estar creadas y asociadas a la empresa y ejercicio actuales. El proceso no crea la subcuenta en caso de no existir.

Desde el mantenimiento de Tipos de Gastos se permite modificar esta asignación automática con los tipos de gastos de ERP. Al cambiar la vinculación, cualquier gasto creado a partir de este momento utilizará este valor. Cualquier gasto creado anteriormente no será modificado retroactivamente.

Utilizando el botón Sincronizar se lanza la sincronización de los datos, importando nuevos gastos para gestionar desde este mantenimiento siempre que se hayan dado de alta en OK Ticket, pero no se crearán nuevos tipos de gastos en el ERP si ya se ha realizado una sincronización previa, siendo necesaria la vinculación manual. Esta acción puede llevarse a cabo en cualquier momento para asegurar que se tienen los datos actualizados. 

Puesto que el tipo de gasto es un dato obligatorio para la generación del gasto, se dispone un un parámetro ABH_TICKET_TIPO_GASTO_DEFECTO donde definir el tipo de gasto que se utilizará para la asignación del gasto en caso de que este no tenga asignado uno, o el que tenga asignado no esté bien vinculado con el ERP.

Formas de Pago

El mantenimiento de formas de pago permite importar y vincular las formas de pago creadas en OK Ticket, con domiciliaciones de empresa del ERP. Un ticket con una forma de pago concreto generará un gasto del ERP sobre la domiciliación asignada a dicha forma de pago.

En la primer sincronización de las formas de pago se utiliza la domiciliación 0 (Complete los datos) como vinculación. Será necesario modificar la vinculación desde este mantenimiento para garantizar que cada gasto vaya a su domiciliación correcta. 

Los datos mostrados son los datos creado en OK Ticket, siendo el único campo editable el campo Domiciliación ERP, que permite cambiar la domiciliación existente. Al cambiar la vinculación, cualquier gasto creado a partir de este momento utilizará este valor. Cualquier gasto creado anteriormente no será modificado retroactivamente. 

Utilizando el botón Sincronizar se lanza la sincronización de los datos, importando nuevas formas de pago para gestionar desde este mantenimiento siempre que se hayan dado de alta en OK Ticket. Esta acción puede llevarse a cabo en cualquier momento para asegurar que se tienen los datos actualizados. 

Puesto que la domiciliación es un dato recomendable para la generación del gasto, se dispone un un parámetro ABH_TICKET_DOMICILIACION_DEFECTO donde definir la domiciliación que se utilizará para la asignación del gasto en caso de que este no tenga asignada uno, o la que tenga asignada no esté bien vinculada con el ERP.

Centros de Coste

El mantenimiento de centros de coste permite importar y vincular los centros de costes creados en OK Ticket, con centros de coste creados en el ERP. Un ticket con un centro de coste asignado, en caso de existir vinculación con un centro de coste del ERP, generará un gasto a ese centro de coste.

En la primera sincronización de centros de coste se realiza una vinculación automática si el código del centro de coste de OK Ticket existe como identificador en el ERP. En caso contrario la vinculación se deberá realizar manualmente desde el mantenimiento.

La sincronización de los centros de coste de OK Ticket ni crea ni modifica los centros de coste del ERP.

Desde este mantenimiento se permite modificar la vinculación a través del campo Centro Coste ERP. Al cambiar la vinculación, cualquier gasto creado a partir de este momento utilizará este valor. Cualquier gasto creado anteriormente no será modificado retroactivamente.

Utilizando el botón Sincronizar se lanza la sincronización de los datos, importando nuevos centros de coste para gestionar desde este mantenimiento siempre que se hayan dado de alta en OK Ticket. Esta acción puede llevarse a cabo en cualquier momento para asegurar que se tienen los datos actualizados.

Proyectos

El mantenimiento de proyectos no sigue el mismo patrón de sincronización que el resto de mantenimientos mencionados hasta el momento. En este caso la entidad que manda sobre los datos no es OK Ticket, es el propio ERP.

La primera sincronización creará los proyectos en OK Ticket, quedando estos habilitados para seleccionarlos y asignarlos a los tickets capturados por su plataforma. De esta forma, el propio usuario puede decidir a qué proyecto se asociará el gasto generado a partir del ticket.

La sincronización de los proyectos sigue las siguientes acciones:

1. Crea los proyectos en OK Ticket no cerrados (abiertos o parados) que no se han creado previamente.
2. Desactiva los proyectos en OK Ticket que no están abiertos en el ERP y todavía no se habían desactivado.
3. Activa los proyectos en OK Ticket que están abiertos en el ERP y se habían desactivado previamente.
4. Actualiza los proyectos en OK Ticket cuyo nombre de proyecto ha cambiado respecto al que tenía previamente.
5. Elimina los proyectos en OK Ticket si el proyecto se ha eliminado en el ERP.

El procedimiento encargado de devolver los datos a sincronizar puede ser personalizado. Si se desea seguir otra lógica de sincronización diferente a la actual, se puede utilizar el procedimiento pABHTicket_ProyectosSync_Personalizado para aplicarla.

En este caso, el mantenimiento no permite ninguna acción: sólo permite lanzar manualmente la sincronización y consultar el estado de la sincronización y de los datos en OK Ticket. El campo Mensaje permite revisar si ha dado algún error la sincronización, mostrando el motivo del error y permitiendo al usuario tomar las medidas oportunas para corregirlo.

Clientes

El mantenimiento de clientes, al igual que el de proyectos, no sigue el mismo patrón de sincronización que el resto de mantenimientos mencionados hasta el momento. En este caso la entidad que manda sobre los datos no es OK Ticket, es el propio ERP.

La primera sincronización creará los clientes en OK Ticket, quedando estos habilitados para seleccionarlos y asignarlos a los tickets capturados por su plataforma. De esta forma, el propio usuario puede decidir a qué cliente se asociará el gasto generado a partir del ticket.

La sincronización de los clientes sigue las siguientes acciones:

1. Crea los cliente en OK Ticket no bloqueados que no se han creado previamente.
2. Desactiva los clientes en OK Ticket que están bloqueados en el ERP y todavía no se habían desactivado.
3. Activa los clientes en OK Ticket que no están bloqueados en el ERP y se habían desactivado previamente.
4. Actualiza los clientes en OK Ticket cuyo nombre de cliente ha cambiado respecto al que tenía previamente.
5. Elimina los clientes en OK Ticket si el cliente se ha eliminado en el ERP.

El procedimiento encargado de devolver los datos a sincronizar puede ser personalizado. Si se desea seguir otra lógica de sincronización diferente a la actual, se puede utilizar el procedimiento pABHTicket_ClientesSync_Personalizado para aplicarla.

En este caso, el mantenimiento no permite ninguna acción: sólo permite lanzar manualmente la sincronización y consultar el estado de la sincronización y de los datos en OK Ticket. El campo Mensaje permite revisar si ha dado algún error la sincronización, mostrando el motivo del error y permitiendo al usuario tomar las medidas oportunas para corregirlo.

Puesto que el cliente es un dato obligatorio para la generación del gasto, se dispone un un parámetro ABH_TICKET_CLIENTE_DEFECTO donde definir el cliente que se utilizará para la asignación del gasto en caso de que este no tenga asignado cliente, o el que tenga asignado no esté bien vinculado con el cliente del ERP.

Gastos

Una vez sincronizados y vinculados todos los datos de los mantenimientos anteriores, se puede proceder a la sincronización de los gastos. La API, al igual que con el resto de entidades (Empresas, Usuarios, Formas de pago, etc..) también realiza la sincronización automática cada 24 horas.

sin embargo, a diferencia del resto, la sincronización lanzada desde el mantenimiento de Integraciones no ejecuta este paso. Esto es así porque puede darse el caso de que se requiera vincular datos de manera manual que no ha sido posible vincular de forma automática, o se haya dado algún error en la vinculación que debe ser subsanado. De hacerlo sin corregir este tipo de datos, se generarían Gastos en el ERP con carencia de datos que, posteriormente, tendrían que modificare desde el ERP.

Importante: la sincronización de gastos no elimina y vuelve a crear los gastos si estos ya existen vinculados al ERP. Es importante tener todos los maestros vinculados para que el gasto se genere correctamente la primera vez.

Para realizar la sincronización manual se dispone de un botón "Sincronizar" que pedirá el tipo de gasto y las fechas entre las cuales buscará los tickets y los procesará.

La creación de los gastos sigue una serie de pautas y condiciones:

• Si el ticket tiene asociado un usuario sin empleado del ERP vinculado, no se generará el gasto y se mostrará en el mantenimiento con el mensaje 'No se procesa el gasto por no existir relación entre empleados de ABH Ticket y ERP'. En este caso, si es un error debe vincularse el usuario desde el mantenimiento de usuario, o dejar el gasto sin procesar en caso de que sea un ticket creado por un usuario del cuál no se quiera procesar el gasto.
• Si el ticket tiene asociada una empresa que no está vinculada con una empresa del ERP, no se generará el gasto y se mostrará en el mantenimiento con el mensaje 'No se procesa el gasto por no existir relación entre empresas de ABH Ticket y ERP.'. Si es un error debe vincularse la empresa desde el mantenimiento de empresas, o dejar el ticket con el mensaje en caso de no querer generar el gasto del mismo.
• Si el ticket no tiene asociado un cliente, y el parámetro ABH_TICKET_CLIENTE_DEFECTO no está definido, no se generará el gasto y se mostrará en el mantenimiento con el mensaje 'El cliente de ABH Ticket no está relacionado con un cliente del ERP y no hay establecido cliente por defecto. Sincronice los clientes desde el mantenimiento o modifique el parámetro ABH_TICKET_CLIENTE_DEFECTO.'
• Si el ticket no tiene asociado un tipo de gasto, y el parámetro ABH_TICKET_TIPO_GASTO_DEFECTO no está definido, no se generará el gasto y se mostrará en el mantenimiento con el mensaje 'El tipo de gasto no está relacionado con un tipo de gasto del ERP y no hay establecido tipo de gasto por defecto. Relacione los gastos desde el mantenimiento o modifique el parámetro ABH_TICKET_TIPO_GASTO_DEFECTO incluyendo un gasto del grupo de gastos ABHTicket.'

El procedimiento encargado de crear los gastos a partir de los tickets puede ser personalizado. Si se desea seguir otra lógica de generación de gastos diferente a la actual, se puede utilizar el procedimiento pABHTicket_ERPGastoCrear_Personalizado para aplicarla.

Si se cumplen las condiciones, se generará el gasto en el ERP y se asociará el mismo al ticket importado de OK Ticket. De esta forma, en el grid del mantenimiento se podrá acceder directamente al gasto pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón (doble click).

El siguiente paso, tras la creación del registro del ticket y la generación del gasto en el ERP, es la descarga y creación del fichero asociado al ticket como documento en la gestión documental.

Es posible volver a lanzar el proceso de sincronización de los gatos, sin embargo debe tenerse en cuenta los siguientes puntos:

• Si el ticket ya está vinculado a un gasto del ERP no se modificará ningún dato del mismo, ni en el ticket ni en el gasto del ERP. En caso de no estar vinculado sí se modificará los datos del ticket con las modificaciones que se hayan realizado en OK Ticket. Es decir, si un ticket ya ha generado un gasto y se cambia en OK Ticket cualquier dato (por ejemplo, el cliente o el proyecto), estos cambios no se van a ver reflejados en el mantenimiento. Cualquier cambio posterior a la generación del gasto del ERP debe ser aplicado, manualmente, en el gasto del ERP.
• Si el ticket ya está vinculado a un gasto del ERP, pero no tiene generado el fichero en la gestión documental, se intentará generar. En caso de tener ya generado un documento, se saltará este paso y no realizará ningún cambio en el ticket/gasto

Este proceso de resincronización está pensado para solventar problemas en la sincronización inicial, no para realizar cambios posteriores a la sincronización original.

De igual forma, es posible sincronizar un único ticket si se considera oportuno haciendo uso de la acción contextual de la grid con el botón derecho del ratón sobre la fila concreta del gasto.

Al igual que los mantenimientos de Proyectos y Clientes, este mantenimiento no permite ninguna acción de modificación: sólo permite lanzar manualmente la sincronización y consultar el estado de la sincronización y de los datos en OK Ticket. El campo Mensaje permite revisar si ha dado algún error la sincronización, mostrando el motivo del error y permitiendo al usuario tomar las medidas oportunas para corregirlo.

Mejoras 5.0.0.31

En la versión 5.0.0.31 se incluyó como mejoras los siguientes puntos:

• Se incluye un filtro con fechas y check para filtrar los gastos que tienen error

• Se añade color rojo a las filas con error para distinguirlas visualmente

•  Se incluye un visor del Mensaje pulsando sobre el campo para mejorar la legibilidad.

• Se incluye un campo para distinguir entre Ticket de tipo Gasto y Ticket de tipo Factura.

• Se añade la opción, en gastos de tipo Factura, de crear el proveedor asociado al gasto en caso de que no exista un proveedor ya creado con el CIF del ticket. Al crearse el proveedor se abre la ficha del mismo para facilitar la tarea de completar la información relevante (tipo de IVA, etc).

• Se crea, de forma automática, las facturas de acreedor para los tickets de tipo Factura siempre que sea posible. En caso de no ser posible se mostrará el error correspondiente en la columna de Mensaje.