AHORA SIGN

La integración con la aplicación AHORA SIGN está disponible desde la versión 5.0.0.20. 

Esta integración permite la configuración de diferentes documentos de AHORA ERP para su envío a un sistema de firma digital y posterior obtención del documento firmado y verificado incluyéndolo en la gestión documental del objeto.

De esta forma, con una configuración muy simple, es posible firmar Ofertas, Pedidos, Albaranes, Facturas y cualquier documento asociado a un objeto del ERP que se considere oportuno.

TABLA DE CONTENIDOS

• Integración
• Documentos
• Capturar Coordenadas
• Enviar para Firmar
• Firmas

Integración

Es importante tener presente que la integración AHORA ERP con AHORA SIGN requiere de la instalación y ejecución de AHORA API. Toda la lógica de envíos y consultas de documentos firmables se ha implementado en AHORA API, por tanto, antes de comenzar con el proceso de configuración es imprescindible asegurarse de los siguientes puntos:

• Existe una API en un equipo o servidor accesible desde el equipo en el que se está ejecutando el ERP. Esta API debe estar en ejecución, con la URL:PUERTO habilitado para su uso (evitando el bloqueo de antivirus y cortafuegos) y apuntando a la misma base de datos del ERP.
• La API tiene acceso a internet para poder comunicarse tanto con el servicio de AHORA Business Hub para la validación del cliente, como con el servicio de la propia aplicación AHORA SIGN para el envío de los documentos para firmar.
• El parámetro de configuración API_URL está debidamente informado y apuntando a dicha API.
• La gestión documental está activada y configurada. Es un requisito imprescindible para guardar los documentos firmados asociados al objeto.

El segundo paso, previo a la configuración de los documentos firmables, es establecer los diferentes parámetros necesarios en el mantenimiento de integraciones. Sin la integración debidamente completada, por mucho que se configuren los documentos para firmar, estos no se podrán enviar a la aplicación de firma digital. Para más información consultar el documento ABH - Integraciones

Las diferencias respecto a otras integraciones es que no son aplicables los parámetros Número máximo de días, Número máximo de consultas y Frecuencia entre consultas (minutos). Sin embargo, puesto que hay una tarea recurrente de consulta del estado de los documentos firmables, sí hay un parámetro en el fichero de configuración de la API (appsettings.json) par definir cada cuanto se ejecuta la tarea de consulta de los documentos. El valor por defecto es de 30 minutos, si se quiere modificar la frecuencia será necesario editar el fichero de configuración de la API y reiniciar el servicio Windows asociado a la misma para aplicar el cambio.

Documentos

Tras configurar la integración con la aplicación AHORA Business Hub Sign, será necesario configurar los diferentes documentos que se quieran enviar para la firma digital. Desde fábrica se libera las ofertas de clientes completamente configuradas para ser firmadas sin requerir acciones adicionales. No obstante, explicaremos a continuación la forma de configurar otros documentos.

Desde el menú Documento, incluido dentro del nodo Sign, se puede acceder al mantenimiento de documento firmables.

Desde este mantenimiento es posible configurar los documentos (listados) de Objetos (no es aplicable a colecciones) que se podrán enviar para firmar. Una vez configurado un listado/objeto, en la botonera de la ficha del objeto aparecerá un nuevo menú "Enviar para firmar".

En caso de tener configurado el objeto/listado, pero no tener generada la integración, al pulsar el botón de "Enviar para firmar" se mostrará un mensaje avisando de tal eventualidad. La solución pasa por, desde el mantenimiento de integraciones, configurar la integración de AHORA SIGN. Para más información consultar el documento ABH - Integraciones

En la configuración del documento hay una serie de datos necesarios para establecer la zona del documento donde se va a colocar la firma.

• Objeto: todos los objetos con listados activos y que, por tanto, pueden ser susceptibles de enviar para firmar si se considera oportuno.
• Listado: los listados del objeto seleccionado. Se pueden configurar varios listados para un mismo objeto. Cuando se pulse el botón "Enviar para firmar" se mostrará una nueva ventana donde se podrá seleccionar qué listado se quiere utilizar para el envío.
• Clasificación: una vez firmado el documento, este se recuperará y se almacenará en la gestión documental con la categoría establecida por esta selección. Es un dato, por tanto, que se debe configurar en la gestión documental para que pueda utilizarse en este mantenimiento.
• Procedimiento Post: en caso de estar definido, una vez se realice la consulta del estado del documento enviado para firmar, se ejecutará el procedimiento almacenado definido en este campo pasándole como dato de entrada Objeto , IdDocObjeto y el identificador del registro de envío de la firma. En el caso de Ofertas de Cliente, que ya sale configurado desde fábrica, este procedimiento cambiará el estado de la oferta firmada a Visada de forma automática. Para aplicar acciones específicas a cualquier documento, se deberá crear un procedimiento personalizado siguiendo los mismos criterios que el procedimiento pABHSign_Ofertas_CambiaEstado en cuando a parámetros de entrada y respuesta.
• Página: página del documento en la que se quiere incluir la firma. Si el listado tiene varias páginas y se quiere que la firma esté en una en concreto, se establecerá en este campo el número de página.
• Última Página: campo que indica que la firma debe de ir en la última página. Es excluyente con el campo de página, sólo se puede establecer uno de los dos.
• Posiciones y tamaños: establece la zona, en milímetros, donde se colocará la firma final del usuario. Siempre es posible añadir estos datos de forma manual, sin embargo, para facilitar la gestión de las medidas se ha incluido una herramienta de captura de coordenadas (ver siguiente punto)
• Activo: permite activar o desactivar el documento para que aparezca o se oculte en la selección de documento firmables que se muestra al pulsar sobre el menú del objeto "Enviar para Firmar"

Capturar Coordenadas

Al pulsar sobre "Enviar para firmar" se manda al servicio de firma una copia del documento impreso asociado al objeto. El usuario final (cliente o proveedor) recibirá una notificación al correo pidiendo que acceda a la plataforma de firmas, se valide, y firme digitalmente el mismo, quedando legalmente certificada dicha firma.

Para establecer la ubicación de la firma dentro del documento es necesario informar las coordenadas en milímetros donde se imprimirá la firma. Para obtener estas coordenadas de forma sencilla, en el menú del configurador de documentos, se habilita un botón "Capturar coordenadas" que mostrará un formulario donde cargar un pdf y seleccionar con el ratón la zona firmable.

Los pasos a seguir para definir el espacio de la firma son los siguientes:

1. Abrir un documento ya impreso. No se pide el listado de Crystal Reports, si no el PDF final impreso. Para ello puede imprimirse desde el objeto del ERP y usar el pdf resultante para cargar en la ventana de captura.

2. Con el documento cargado, utilizar el ratón para seleccionar la zona deseada pulsando el botón izquierdo del mismo y, sin soltar, arrastrar hasta definir el recuadro que contendrá la firma. Este recuadro se resaltará en rojo para facilitar su visualización.

3. Utilizar los botones "Borrar Selección" o "Guardar Coordenadas" para eliminar el recuadro pintado y volver a seleccionar una nueva zona, o dar por finalizado el proceso y trasladar las coordenadas al mantenimiento de documentos.

Este proceso permite establecer nuevas coordenadas o reescribir las existentes. Si se está editando un documento ya configurado la apertura de esta ventana no mostrará las coordenadas previamente establecidas. Es decir, que si ya se tenía unas coordenadas previas no se van a pintar en la ventana.

De igual manera, la selección de estas coordenadas se trasladan al formulario de mantenimiento del documento, pero si no se guarda este mantenimiento las coordenadas capturadas son se propagarán a la configuración final. Es necesario tanto guardar las coordenadas como guardar el documento.

Enviar para Firmar

Si está configurada la integración con AHORA Business Hub, y existe una configuración activa para al menos un listado de un objeto concreto (Pedido, Oferta, Factura, etc), en el menú del pie de la ficha del objeto se mostrará un nuevo botón "Enviar para firmar"

Esta acción abrirá una nueva ventana de petición de los datos requeridos para el envío.

En este formulario se precargaran los datos del cliente o proveedor siempre que el objeto tenga un cliente o proveedor asociado. Es decir, en un pedido de venta se cargarán los datos del cliente asociado y en un pedido de compra los del proveedor.

Los campos mostrados son:

•  Créditos: al entrar en la ventana se hace una petición a AHORA Business Hub preguntando por el número de créditos disponibles de la aplicación. Es un dato meramente informativo para visualizar de forma rápida si se dispone de suficientes créditos para realizar la operación (en caso contrario se deberá adquirir más por los canales oficiales). En caso de no poder consultar el dato por alguna razón como, por ejemplo, no tener acceso a la API o no tener bien definidas las credenciales, este dato mostrará un 0.
• Documento: permite seleccionar el documento que se quiere enviar desde los diferentes documentos configurados.
• Empresa: la empresa que envía el documento.
• Nombre del firmante: nombre del cliente, proveedor o usuario que recibirá la petición de firma. Se precarga en caso de existir los datos pero es completamente editable.
• Teléfono del firmante: debe respetar el formato "+PrefijoTelefóno" (+34666777888), en caso de no cumplir con esta regla se mostrará un error. Es imprescindible que el teléfono sea correcto puesto que será el número al que se envíe el código de verificación para permitir firmar el documento. 
• Correo del firmante: email al que se enviará la petición de firma con el link a la plataforma. Al igual que el teléfono, es imprescindible que sea un email correcto.
• Asunto: asunto del email que se enviará al firmante para avisarle del documento pendiente de firma.
• Cuerpo: texto corto que se incluirá en el mensaje. 

IMPORTANTE: A pesar de que el cuerpo es un componente editable HTML, es importante minimizar el uso del mismo puesto que la entidad que recibe el documento y envía el email al firmante puede tener limitaciones de uso del mismo dando errores de sintaxis al enviar. En la medida de lo posible se aconseja utilizar sólo texto plano.

NOTA: en caso se existir un envío previo sobre el objeto, el sistema preguntará si se quiere realizar una segunda petición de firma. Esta acción no eliminará y reescribirá la anterior petición ni los documentos asociados a la misma. Se generará una nueva petición descargando y guardando en la gestión documental los nuevos documentos firmados.

Firmas

A nivel esquemático, y para tener un conocimiento general de los pasos que se realizan en la integración, el proceso funcional es el siguiente:

1. Al enviar un documento se genera el PDF y se manda, vía AHORA API, al servicio ABH Sign. Este envío se almacena en la tabla ABHSign y se puede consultar desde el mantenimiento de Firmas.

2. Este servicio se comunica con el proveedor de referencia establecido en ABH Sign y envía un email al firmante con los datos de acceso al mismo, incluyendo en el email el asunto y el cuerpo definido en el proceso de envío.

3. El firmante, al acceder al link, recibe un código de verificación en el teléfono informado.

4. El firmante previsualiza una copia digital del documento y firma en la zona establecida en la configuración del mismo.

5. AHORA API, cada 30 minutos (configuración establecida en appsetting.json), consulta al proveedor de firma por el estado de la firma. En el momento en el que el firmante lo de por firmado (o rechazado), la API descargará el PDF firmado y un PDF con la validación digital que sirve como comprobando de la firma.

6. AHORA API guardará los documentos en la gestión documental asociada al objeto. Estos documentos, tanto el original como el certificado, se podrán consultar en cualquier momento desde el objeto del ERP.

El documento guardado incluirá la firma en la ubicación establecida en la configuración del documento.

Para revisar las peticiones de firma enviadas se puede acceder desde el menú Firmas del nodo Sign.