TABLA DE CONTENIDOS

• Activar/desactivar facturas proforma
• Formularios
• Comportamiento funcional
• Gestión de la numeración con y sin facturas proforma
  • Gestión de la numeración con facturas proforma activadas
  • Gestión de la numeración con facturas proforma desactivadas
  • Control adicional en TBAI
• Fecha proforma

La gestión de facturas proforma determina cómo se controla y se asigna la numeración definitiva al actualizar una factura. Estas validaciones se realizan dentro de la misma:

• Empresa.
• Serie de facturación.
• Año de numeración.
• Precódigo, cuando se utilice.

El comportamiento cambia en función de si la gestión de facturas proforma está activada o desactivada.

Activar/desactivar facturas proforma

La opción de activar o desactivar el uso de proforma se gestiona desde un nuevo menú disponible para empresas con certificación SII o TBAI.

NOTA: En certificaciones Veri*factu, esta opción siempre está activa y no es configurable.

El check de proforma es global por tipo de certificación, lo que implica que el cambio afecta a todas las empresas que tengan la misma certificación.

Al realizar el cambio, se muestra un aviso:

"La activación/desactivación de la proforma se realizará para el tipo de certificación, por lo que todas las empresas que tengan la misma certificación tendrán la misma funcionalidad de la proforma."

En el momento que se considere, se permite desactivar la gestión de facturas proforma: 

Formularios

Cuándo gestión de la proforma está activada para la certificación de la empresa, en los formularios de facturas de cliente o deudor aparecerá el campo proforma, identificando de forma clara su estado.

Comportamiento funcional

Al actualizar facturas proforma salteadas (no en orden de creación), el programa asigna automáticamente un número correlativo al momento de la actualización, manteniendo así la secuencia lógica y legal de numeración.

Gestión de la numeración con y sin facturas proforma

Gestión de la numeración con facturas proforma activadas

Con las facturas proforma activadas, el número definitivo se asigna únicamente en el momento de actualizar la factura. En ese momento también se asigna la fecha y se respeta la secuencia real de numeración, evitando que puedan quedar huecos.

Al actualizarla, el programa:

1. Obtiene el número máximo de las facturas ya actualizadas dentro de la misma secuencia.
2. Calcula el siguiente número correlativo.
3. Compara ese número con el asignado provisionalmente a la factura.
4. Si no coinciden, renumera automáticamente la factura.
5. Si el número necesario está ocupado por otra factura pendiente, renumera esta última para liberar el número.
6. Registra los cambios realizados en el histórico de numeración.

Este mensaje se muestra al actualizar una factura cuando está activa la numeración proforma y se cumplen estas dos circunstancias:

• El número provisional de la factura no coincide con el siguiente número correlativo que corresponde en la serie.
• La fecha de emisión de la factura es distinta de la fecha actual.

Si el usuario pulsa Sí, el programa:

• Asigna a la factura el número correlativo correcto.
• Cambia su fecha de emisión por la fecha actual.
• Continúa con la actualización, siempre que supere el resto de las validaciones.

Por ejemplo, si la última factura actualizada es la número 15 y se intenta actualizar una proforma con el número 20 y fecha de ayer, el programa avisa de que la renumerará como 16 y pondrá como fecha de emisión la de hoy.

Este aviso es coherente con la numeración proforma: el número y la fecha que tiene la factura mientras está pendiente pueden ser provisionales, y se ajustan al convertirla en definitiva. Si se pulsa No, se cancela la actualización.

Además se comprueba:

• Si todavía no existe ninguna factura actualizada en la secuencia, se conserva como número inicial el de la primera factura que se actualice.

• Si no fuera posible obtener un número disponible para completar la renumeración, la actualización se cancela y se muestra el correspondiente mensaje de error.

Con esta configuración, los controles cronológicos devueltos por la comprobación de correlatividad no bloquean directamente la actualización, ya que la secuencia definitiva se establece según el orden efectivo de actualización.

Gestión de la numeración con facturas proforma desactivadas

• Con las facturas proforma desactivadas, la factura ya tiene asignado un número desde su generación. Esto permite actualizar facturas con una fecha de emisión anterior a la actual y, si existen varias facturas pendientes de actualizar con la misma fecha, el programa mantiene la numeración asignada inicialmente.

Antes de actualizarla, se comprueba:

1. Que no existan facturas pendientes de actualizar con una fecha de emisión anterior.
2. Que la fecha de emisión de la factura no sea posterior a la fecha actual.
3. Que no existan facturas ya actualizadas con una fecha de emisión posterior.

Si se incumple alguna de estas condiciones, la actualización se cancela y se muestra uno de los siguientes avisos:

• Existen facturas sin actualizar anteriores o está intentando actualizar una factura a fecha de emisión posterior a hoy (1112).

• Existen facturas actualizadas con fecha de emisión posterior.

En estos casos, si el usuario actualiza primero la factura con la numeración más alta, la gestión del orden de actualización recae en el propio usuario. También se permite renumerar la factura y asignarle otro número, siempre que esté libre, para poder corregir posibles huecos y mantener la correlatividad.

El programa continúa realizando controles sobre las fechas, como impedir la actualización si existen facturas pendientes con una fecha de emisión anterior, además de otros controles relacionados con la certificación. Sin embargo, al no trabajar con numeración provisional, existe un mayor margen para que se produzcan inconsistencias.

Por este motivo, desde Fábrica siempre recomendamos trabajar con facturas proforma activadas en entornos SII o TBAI. De esta forma, el programa fuerza automáticamente el orden correcto de numeración y evita tener que realizar correcciones manuales mediante renumeraciones y controles de fechas.

Nota: Las validaciones relacionadas con la numeración correlativa y el orden de actualización se aplican a las facturas verificables con certificación SII, TBAI y Verifactu, según la configuración de la numeración proforma.

Control adicional en TBAI

En las series certificadas con TBAI, cuando la gestión de facturas proforma está desactivada, se realiza además una comprobación específica para impedir la actualización si existe otra factura TBAI pendiente:

• Con una fecha de emisión anterior.
• Con la misma fecha de emisión y un número de factura inferior.

Fecha proforma

A partir de v. 5.0.0.124 se añade un nuevo campo en las facturas de cliente/deudor y se mostrará en los formularios de factura de venta y deudor, así como en los listados de la factura siempre que no esté actualizada.