ERP - Cierre y apertura del ejercicio contable

TABLA DE CONTENIDOS

• Asientos descuadrados
• Renumeración de asientos
• Regularización contable
• Cierre y apertura
• Revertir el cierre definitivo

El cierre contable es el cálculo final del ejercicio contable y tiene por objetivo obtener un análisis de las cuentas de empresa durante un periodo de tiempo predeterminado. Por lo general, del 1 de enero al 31 de diciembre.

Se realiza el análisis y ajuste de las cuentas anuales, con la finalidad de obtener el resultado de pérdidas y ganancias, es decir, permite conocer las pérdidas o beneficios de la empresa.

Cuando estamos cerrando un ejercicio contable o queremos comprobarlo, tenemos que seguir los 4 pasos básicos para realizar el proceso, sea de tipo parcial como de tipo definitivo. Todos los pasos se encuentran en la pantalla de ‘Gestión de Asientos’.

IMPORTANTE: Para realizar el cierre del ejercicio 2023, (N), debemos tener creado el ejercicio contable siguiente, 2024, (N+1), donde se ubicará el asiento de apertura.

El proceso de cierre contable en Ahora 5 se gestiona desde el formulario de ‘Gestión de asientos’ – menú superior de opciones – ‘Ver’ y ‘Procesos Contab.’

NOTA: Antes de comenzar, nos tenemos que asegurar que no hay ningún usuario que esté trabajando con el programa, tan sólo nosotros, puesto que, si están actualizando facturas o asientos nuevos, la contabilidad está cambiando y de ahí sus saldos.

Para facilitar el proceso de cierre y apertura necesitamos establecer como predeterminado el ejercicio contable que estamos cerrando ya que, para ejecutar el proceso, el programa consulta el ejercicio contable que esta informado en la pantalla de ‘Gestión de asientos’.

Asientos descuadrados

Paso 1. - En la pantalla de ‘Gestión de Asientos’, dentro del menú de opciones superior de la pantalla – ‘Ver’ – ‘Asientos descuadrados’.  

Es un buscador de asientos descuadrados en el ejercicio contable de la pantalla, una herramienta muy útil cuando tenemos balances descuadrados.

Renumeración de asientos

Paso 2.- Con el objetivo de eliminar huecos entre asientos o asientos vacíos, hacemos la renumeración de asientos, ya que en la actividad habitual de una empresa se dan casos donde eliminamos o modificamos asientos, y estos asumen otros números.

Debemos hacer el proceso de remuneración para que la numeración de nuestra contabilidad siga un orden correlativo.

NOTA: Tal como se muestra en el aviso, debemos asegurarnos que no hay ningún usuario trabajando, puesto que en caso contrario tendremos que repetir el proceso.

Regularización contable

Paso 3. - Como paso previo al cierre del ejercicio, debemos hacer la regularización contable. En este paso se saldan y cierran las cuentas de gastos e ingresos, trasladando sus saldos obteniendo una única cuenta el resultado de la empresa (cuenta 129) después de un periodo de tiempo, que suele ser un año que recoge el beneficio o pérdida.  Tendremos que establecer la fecha de regularización y ‘Aceptar’ los datos definidos.

Si el saldo obtenido es acreedor (H>D) → se habrá obtenido un beneficio,

si el saldo obtenido es deudor (H<D) → se habrá obtenido una pérdida.

1.- El saldo de una cuenta es acreedor cuando el importe total anotado en su haber es superior al que hay en el debe. En caso contrario (el importe total anotado en el debe es superior al del haber) su saldo es deudor.

2.- Lo normal es que las cuentas del grupo 6 tengan un saldo deudor y las del grupo 7 lo tengan acreedor (salvo las correspondientes a descuentos y devoluciones).

Cierre y apertura

Paso 4. - Se permiten realizar tanto cierres y aperturas de tipo parcial ‘Cierre y Apertura (Parcial)’ o podemos optar por tipo de cierre y aperturas de tipo definitivo ‘Cierre y Apertura (Definitivo)’.

El proceso de Cierre y Apertura (Parcial) / (Definitivo), se diferencian en que:

• Cierre y Apertura Parcial es como una instantánea de la actividad de la empresa para poder ver la situación contable de la empresa. El cierre parcial sí que permite añadir apuntes/trabajar con el ejercicio contable a posteriori. 
• Cierre y Apertura Definitivo es una imagen fija de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio contable y mientras que esté cerrado, no podremos añadir ningún apunte al ejercicio que hemos cerrado o modificar cualquier apunte, tan sólo consultar los estados contables.

Al seleccionar el tipo de cierre a realizar, definiremos las fechas de cierre, de apertura y el ejercicio de apertura y al aplicar ‘Aceptar’ se ejecutará el proceso con éxito.

Si el proceso no se ha podido ejecutar, se puede deber a qué no hemos eliminado alguno de los asientos del anterior cierre que hemos realizado (regularización n, cierre n, apertura n+1) o tenemos las cuentas bloqueadas dentro de un rango de fechas que incluye el cierre.

Revertir el cierre definitivo

El cierre definitivo se puede revertir desde la opción ‘Gestión de cierre contables’ donde podemos abrir y cerrar ejercicios con cierre y apertura (Parcial o Definitivos) y de esta forma convertir el cierre definitivo en parcial o viceversa.

Para hacer el cierre definitivo o parcial de nuevo con los 4 pasos esenciales, debemos eliminar todos asientos anteriores (regularización 2023 - cierre 2023 – apertura 2024) y repetir el proceso de cierre.