ERP - Ficheros maestros - Proveedores

Los proveedores constituyen un objeto más de la aplicación y cuentan con una ficha propia para guardar toda la información relevante para los mismos. Utilizamos la misma ficha, y por tanto el mismo objeto, para los proveedores y para los acreedores. En función del documento, el sistema determinara automáticamente si usa las cuentas contables de proveedor o de acreedor. 

La ficha de los proveedores se estructura en varias pestañas, en las que se pueden ver sus datos generales (código, nombre, razón social, dirección, NIF, provincia, tipo de proveedor, etcétera), así como sus datos económicos y sus datos comerciales. Veamos a continuación un ejemplo de un proveedor.


Ficha de proveedor

Este fichero maestro de proveedores se divide en 2, la sección superior con una cabecera y una sección inferior organizada mediante pestañas. 

En la cabecera se establecerá con que delegación/es va a trabajar el proveedor, el Nombre y la razón social.

Pestaña datos

En la ficha del proveedor encontramos una serie de campos, como pueden ser los campos básicos de; nombre, razón social, dirección ciudad, país.

Este último campo “País” es importante si es la ficha de un proveedor intracomunitario, ya que, para obtener ciertos modelos fiscales, así como para el INTRASTAT, deberemos tenerlo informado (INTRASTAT, básicamente, es una normativa que permite la obtención de los datos necesarios para la elaboración de la estadística de los intercambios de bienes entre Estados Miembros de la Unión Europea).

Otro campo de importancia es campo “Filtro”, si desplegamos podremos escoger entre las siguientes opciones:

Habitual: Será el proveedor habitual por defecto.

No habitual: No será el habitual.

Crédito y caución: Al escoger este tipo, podremos escogerlo como empresa de crédito y caución en la ficha del cliente.

Transportista: Si seleccionamos este tipo al crear un proveedor, este nos aparecerá en la pestaña económicos en el combo transportista para escogerlo como transportista si estamos dando de alta un nuevo proveedor.

El campo “Tipo” de la ficha de proveedor, nos permite escoger si el proveedor es Comunitario, Extranjero o Nacional. Es necesario que sea rellenado correctamente, ya que cuando rellenemos un documento de compra, el registro irá al libro de IVA.

Para asignar la cuenta contable de compras con la que trabajará el proveedor, se utilizará el campo “suministro”.

Crear Suministros

Para crear suministros nuevos seguiremos los siguientes pasos; Menú -> Mantenimientos -> Circuito de proveedores -> Suministros -> Editar la línea con el ID y la Subcuenta.

Si la subcuenta que indicamos no existe, el sistema nos informará y nos habilitará un asistente para crearla si aceptamos el mensaje.

•    Creamos la cuenta 

Editamos el suministro y cerramos. Para que quede guardado el nuevo registro, es necesario salir del modo edición haciendo click sobre la línea inferior de la grid.

El siguiente campo que hay que tener en cuenta en la ficha del proveedor, es el campo “Proveedor de contado”, si marcamos el check, estableceremos que sea como un proveedor tipo varios, al que le podremos generar facturas y asignar distintos contactos y asociar contactos de facturación.

Pestaña económicos

La pestaña económicos, al igual que la de datos, contiene campos importantes como los que a continuación se detallan.

“Forma de pago” es un campo desplegable, aquí podemos elegir la forma de pago del proveedor desplegando el combo que vemos a continuación.

Nota: Existe un parámetro en la base de datos para que por defecto la forma de pago no sea contado, así como otros para configurar la forma de pago.

Crear domiciliaciones

A continuación, se resaltan dos campos de domiciliaciones, “domiciliaciones de proveedor y de empresa”.

La domiciliación de empresa la utilizaremos si queremos domiciliar el pago en lugar de utilizar la de proveedor. Accederemos a través del menú de la parte superior y escogeremos la opción nueva.

El campo domiciliaciones, permite elegir la domiciliación del proveedor y la domiciliación de empresa.

Si queremos añadir la domiciliación de empresa, pulsaremos sobre el icono que vemos resaltado en la imagen.

Selecciona la empresa, domiciliación, cuenta y banco de entre las que se encuentren dadas de alta.

La domiciliación de proveedor que escojamos será la domiciliación por la que le vamos a pagar al proveedor de forma predeterminada. Para dar de alta una, en la parte inferior de la ventana pulsaremos sobre asociados.

Rellenaremos los datos necesarios e incluso podemos calcular el Iban a través de la funcionalidad que vemos en el menú superior o dejar que se calcule automáticamente si hemos rellenado todos los campos; sucursal, cuenta y dígito de control.

El campo “IVA”, es un campo con un desplegable, donde seleccionaremos el tipo de impuesto.

A continuación, resaltamos en un recuadro naranja el campo “riesgo”, en este caso solo es informativo, nos informa del riego que el proveedor tiene con nosotros. El desplegable del campo ”Serie facturas”, será para seleccionar que serie tendrá el proveedor.

Por último, estableceremos los días de cobro, si nos aplica algún descuento o descuento pronto pago lo rellenaremos y esto se trasladará a los documentos de compra (pedido, albarán y factura) asociados a este proveedor. 

Podremos indicar la lista de precios o crear una desde el icono del campo.

En la siguiente línea se escogerá el transportista si lo tiene, también como nos aplica los portes (debidos o pagados).

En el combo Retención escogeremos la retención si es que nos aplica. También podremos crear desde aquí nuevos tipos de retenciones.

El método de precio está ligado con el cálculo de redondeos. Desde el siguiente manual de configuración de redondeos.

El tipo será para establecer el tipo de transporte y el check “Cambio proveedor en factura”, permitirá 

Cambiar el proveedor en el documento de compra, este cambio, si es posible realizarlo, afectará al pedido, albarán y factura de compra. 

En el supuesto que un pedido tenga varios albaranes o varias facturas, ya no se podrá realizar, el cambio debe ser lineal. No obstante, se podrá utilizar la funcionalidad de cambio de proveedor en factura. 

Pestaña Comerciales

En esta pestaña se podrá elegir el “sector” al que pertenece el proveedor 

Destacaremos el campo “clasificación”, donde se podrá elegir si es empresa ajena, empresa asociada o empresa del Grupo. En función de la selección que realicemos, la contabilización de compras se realizará sobre la cuenta contable 4005 o 4003.

Otros campos importantes son los campos “texto en albarán y texto en factura”, si son rellenados, únicamente le aparecerán a nuestro proveedor. El campo “Idioma” es otro que se debe rellenar correctamente si queremos utilizar las traducciones existentes en el ERP. 

En descargas del portal, se puede encontrar un pack con los listados multi idioma.

En los campos “impreso en” podremos escoger que tipo de informe predeterminado se imprimirá con este proveedor.

Pestaña Homologación

En esta pestaña se podrá establecer una fecha de inicio y fecha de fin para la homologación del proveedor.

Pestaña RECC

En esta pestaña se podrá establecer si el proveedor nos indica que trabaja con criterio de caja.  Se indicará una fecha de inicio y fin.

Pestaña Contabilidad

En esta pestaña vamos a ver todas las cuentas contables con las que puede trabajar un proveedor, en función del tipo de operación y el tipo de cuenta, se establecerá el saldo a una cuenta o a otra.

En esta pantalla podremos añadir o modificar las subcuentas con las que trabaja el proveedor de forma individual y sin que afecte al resto. Para gestionar y configurar las cuentas contables de forma general, veremos a continuación unas indicaciones.

Gestión y configuración de Cuentas contables

Toda la gestión de cuentas la podremos realizar desde la opción mantenimientos del menú.

Para ampliar información al respecto de la configuración de cuentas, podemos visitar el siguiente artículo. 

Por último y para concluir con la ficha del proveedor, visualizaremos unas capturas del contenido y funcionalidades disponibles en los menús de la parte superior.

Menús -> En la barra de opciones inferior, se podrán realizar acciones como guardar modificaciones, crear un proveedor nuevo, eliminarlo, imprimir o visualizar listados.

Crear notas en la ficha del proveedor.

Podremos ver los objetos asociados pulsado la opción Asociados en la barra de acciones inferior.