Introducción

El asistente de configuración de AHORA Express nos permite definir el comportamiento de la aplicación para los procesos de ventas, compras, contable y de gestión del almacén.

A través de una serie de pasos, el asistente nos mostrará todos los parámetros más importantes a tener en cuenta para la configuración de los procesos indicados.

Una vez configurada la aplicación, ya podremos empezar a trabajar con los procesos operativos propios del ERP.

Cuando se realiza la instalación de Ahora ERP Express, y realizamos la conexión a una base de datos vacía, automáticamente se iniciará el asistente de configuración, según vemos en la pantalla a continuación.

No obstante, aunque ya se haya utilizado y configurado a través del asistente, podremos volver a iniciarlo a través del nodo del menú ->Administración -> Asistente de configuración.

Objetivo 

El objetivo de este documento es explicar mediante un paso a paso gráfico cómo utilizar el asistente de configuración.

Funcionalidad

Según hemos visualizado en la captura anterior, disponemos de tres opciones de configuración, este manual se centrará en la primera opción “Ahora Express -  Configuración básica”.

La segunda opción corresponde a Instalcore, a través de la cual se puede configurar el ERP para empresas instaladoras que requieren de la utilización de partes de trabajo y herramientas adicionales a las que se incluyen en la versión express.

La tercera y última opción es Tiendacore, la cual ofrece la posibilidad de realizar una configuración específica para los procesos relativos a las TPV.

Configuración Ahora Express

Bienvenida

Para iniciar el configurador de Ahora Express tan solo realizaremos un click sobre el icono de Ahora Express y nos pasará a la siguiente ventana de Bienvenida.

Empresa 

En el menú lateral izquierdo pulsaremos Empresa, para comenzar a configurar los datos de la empresa.

Si observamos el nodo activo del menú, veremos que quedará resaltado en negrita para indicar al usuario en que pantalla se encuentra en todo momento.

El primer paso del configurador después de pulsar el icono de Empresa (1), permite al usuario definir la información relativa a los datos de contacto de la empresa (2), así como los datos del registro mercantil (3).

Los datos de obligado cumplimiento aparecen marcados con un asterisco (*), en caso de que no se cumplimente alguno de los campos, el propio asistente, nos informará y no podremos avanzar hasta el siguiente paso.

Al introducir el Logo de la empresa, aparecerá de forma automática en los listados*, los formatos de imagen admitidos son; .bmp, .ico y .jpg.

* Previa configuración del path de los listados.

Gestión de seguridad

Ahora Express cuenta con una serie de grupos y perfiles de seguridad, en la pantalla de configuración del asistente, tenemos dos accesos diferentes; Grupos seguridad y Gestión de empleados.

Grupos seguridad

Al acceder a Grupos de seguridad encontramos cuatro grupos de seguridad predefinidos. Cada grupo de seguridad viene preconfigurado con los objetos con los que puede trabajar el usuario, así como los nodos del menú de gestión y los menús de los formularios habilitados.

Los grupos disponibles son: Comercial, Compras, Contabilidad y Ventas.

El asistente de configuración nos permite dar de alta a los usuarios de la aplicación y asignarle el grupo o grupos de seguridad al que pertenece.

La pantalla está estructurada en dos rejillas. En la rejilla superior aparecen los grupos de seguridad disponibles, y en la inferior los objetos, nodos y menús de formularios que están habilitados para el grupo de seguridad seleccionado.

Para generar los grupos de seguridad se debe seleccionar aquél o aquéllos que nos interesan y pulsar el botón “Generar”.

Desde esta pantalla no se puede modificar la configuración de los grupos de seguridad. Si se desea realizar algún cambio, se debe plantear desde la utilidad Ahora Admon.

Gestión de empleados

El asistente de configuración nos permite dar de alta los usuarios de la aplicación y asignarle uno o varios grupos de seguridad.  Es imprescindible conocer el usuario y contraseña con permisos de administración de la instancia SQL Server donde esté restaurada la base de datos.

En este ejemplo hemos dado de alta el usuario como Ahora2, una vez creado el login, pulsamos el botón aceptar y nos saldrá en pantalla el siguiente mensaje.

Gestión Contable

El asistente de configuración en esta sección, nos permite realizar una serie de configuraciones como dar de alta el ejercicio contable predeterminado, que será el que se encontrará activo al iniciar la aplicación (se deberá indicar la fecha de inicio y fin del mismo).

Otras opciones que se configurarán en este paso, son el número de dígitos que tendrán las cuentas contables, a través de un desplegable podremos realizar la selección desde 9 hasta 12 dígitos.

La selección de los niveles de contabilidad con los que trabajarán las subcuentas nos permite….

Será posible establecer el agrupar las cuentas de Cliente y de Proveedor. Esto significa que todas las cuentas del Clientes se agruparán en la cuenta 430 y todas las de proveedor en la cuenta 400.

Aspectos generales

En esta sección se podrán configurar los directorios en los que almacenaremos los datos y otros parámetros relativos al funcionamiento de la aplicación.

Directorios

AHORA Express cuenta con una funcionalidad avanzada de gestión documental, gestión de imágenes de empleados y artículos, gestión de iconos y gestión de listados.

Además, facilita la generación de copias de seguridad desde la aplicación y desde el configurador permite hacer una volcado de los principales ficheros maestros a la aplicación.

Para ello, el instalador de AHORA Express crea un directorio donde almacenar todos estos ficheros. En caso de querer cambiar la ruta donde se almacena esta información, se debe indicar en este paso.

Otros

En este apartado se podrán establecer una serie de configuraciones adicionales. Como vemos en la siguiente captura, al posicionar el puntero del ratón sobre una opción, nos sale un texto con información adicional.

Gestión de ventas

En esta sección encontramos siete configuraciones relativas al proceso de ventas.

A continuación, se mostrarán cada una de las subsecciones mediante capturas, donde se podrá visualizar cada una de las opciones de configuración disponibles.

Clientes

Plantas

Ofertas clientes

Pedidos clientes

Albaranes clientes

Facturas clientes

Contratos de cuotas

3.7. Gestión de compras

Al igual que en la gestión de ventas disponemos de una serie de subsecciones en las que realizar configuraciones relativas al proceso de compra.

A continuación, se mostrarán cada una de las subsecciones mediante capturas, donde se podrá visualizar cada una de las opciones de configuración disponibles.

Proveedores 

Pedidos Proveedores

Albaranes Proveedores

Facturas Proveedores

Facturas Acreedores

3.8. Gestión de Artículos

En la sección de la gestión de artículos, disponemos de una serie de subsecciones, las cuales se muestran en la captura inferior.

A continuación, se mostrarán cada una de las subsecciones mediante capturas, donde se podrá visualizar cada una de las opciones de configuración disponibles.

Artículos

Precios clientes  

Precios proveedores

Amortizaciones

3.9.  Gestión de Proyectos

En el apartado de Gestión de proyectos, se podrá configurar como renombrar los proyectos.

3.10. Gestión de Almacén

AHORA Express viene predefinido para trabajar con un almacén. No obstante, desde la propia aplicación podemos dar de alta todos los almacenes que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.

Desde este apartado podremos definir la configuración de los almacenes y el proceso logístico en cuanto al uso de lotes y series.

Inventarios

Almacenes

Lotes

Series

3.11. Importación

El asistente de configuración, cuenta con una herramienta de importación de datos maestros a la base de datos. El origen de los datos son unas plantillas Excel que son facilitadas en la instalación de AHORA Express en el directorio “Importación”.

NOTA: En el caso de que aparezca vacío el formulario revisar el parámetro: PATHIMPORTACION apunte a una carpeta compartida donde estén los libros de Excel indicados arriba, así como que tengamos permisos de Lectura y Escritura. (añadir un nuevo documento de texto para verificar)

• Importar: los objetos con esta casilla seleccionada serán los que se importarán al ERP.
• E. fichero:  indica si el fichero tiene datos
• Importado: Indica si el fichero ya ha sido importado previamente. En caso de que el fichero ya haya sido importado, no dejará volver a importarlo. Si necesitas volver a importar un objeto importado previamente, consulta con un técnico. 

NOTA: Al final de este artículo puedes encontrar las plantillas vacías de los ficheros excel utilizados en la importación.

Si quieres mas información acerca de esta utilidad puedes consultar el siguiente artículo:

ERP - Importación de ficheros maestros en excel   

3.12. 

AHORA Express cuenta con la funcionalidad de TPV para la gestión de ventas.

El asistente de configuración permite marcar si vamos a trabajar con la TPV. Si es así nos habilitará todos los parámetros que influyen en su comportamiento.

3.13. Fin del asistente de configuración

El último paso del asistente de configuración nos informa que hemos llegado a su finalización.