En este artículo se explica con detalle como realizar el cierre de caja desde el menú de la aplicación.
Una vez finalizado el proceso de venta del día, semana o el del período establecido en la organización, será necesario realizar un cierre de caja.
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Al pulsar sobre el botón 'Cierre' del menú 'Caja' de la aplicación, se iniciará el asistente del proceso de cierre de la caja.
Esta acción, si se encuentra habilitada (texto de color azul), sirve para realizar el cierre de la caja. Con el texto de color gris significa que ya hemos realizado el cierre de caja.
Consulta de Cierre y Bloquear Cierre
La primera ventana será la del cierre de caja, y se mostrarán los siguientes campos y botones:
- Apertura: número de apertura realizado sobre la caja.
- Saldo apertura: muestra el saldo con el que se abrió la caja, coincidiendo con el saldo del cierre anterior.
- Caja: identificador de caja.
- Empleado: persona encargada de realizar el cierre. Es el empleado activo que ha iniciado sesión en el TPV.
- Cierre: número de cierre, se mostrará cuando la caja se encuentre cerrada.
- Fecha cierre: fecha en la que se ejecuta el cierre. Esta no puede ser anterior a la fecha de apertura y será informada cuando se bloquee el cierre. En versiones anteriores a la 4.4.2400.28, la fecha no puede ser modificada si no es desde el objeto caja de AHORA ERP.
- Estado: estado de la caja.
- Observaciones: campo específico de observaciones. No es de requerido cumplimiento, pero si aconsejable.
- Botón Consulta de cierre: Abre una ventana con el informe de la Consulta de cierre. Conoce el funcionamiento de la TPV - CAJA - Gestión de cierre - Consulta de cierre.
- Botón bloquear cierre: bloquea el estado de la caja para que no se realicen mas ventas y permite pasar al conteo de dinero a través del monedero.
Desde la versión 4.4.2400.28 es posible modificar la fecha y hora del cierre de caja al igual que se realiza en AHORA ERP.
En la ventana de cierre se han añadido don nuevos componentes de tipo fecha y hora que permiten establecer la fecha si se desea modificar. El componente de hora, es un desplegable que establece tramos de 15minutos, pero siempre se puede añadir de forma manual.
Al pulsar sobre el botón 'Bloquear cierre', en caso de tener tickets abiertos, el sistema lo detectará y de inmediato solicitará confirmación a través de un mensaje sobre si se quieren eliminar de forma automática.
Para anular el bloqueo de la caja se pulsa sobre anular y se cierra la ventana para poder seguir trabajando.
Balance sin arqueo
El arqueo de caja o cierre de caja, es un método contable que se realiza al final de una jornada de ventas, para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coinciden con los valores reportados de ventas en caja.
Los datos que se visualizan en la ventana de cierre de caja son:
- Resumen
- Saldo apertura: saldo inicial con el que se ha abierto la caja.
- Entradas contado: total de entradas que se han hecho al contado desde el inicio de apertura.
- Salidas contado: total de salidas que se han hecho al contado desde el inicio de apertura.
- Saldo cierre: entradas al contado menos salidas al contado desde el inicio de apertura.
- Descuadre: diferencia entre el saldo que arroja esta cuenta con lo que se encuentra físicamente en caja (arqueo).
- Balance: el balance económico total desde el inicio de la apertura de caja (el importe incluye la suma de entradas en contado y resto menos las salidas).
- Entradas
- Contado: total de entradas que se han hecho al contado desde el inicio de apertura.
- Resto: resto de entradas que se han hecho en la caja desde el inicio de apertura con otras formas de pago(tarjeta, talón, pagaré, etc...).
- Total: suma total de las entradas desde el inicio de apertura.
- Salidas
- Contado: total de salidas que se han hecho al contado desde el inicio de apertura.
- Resto: resto de salidas que se han hecho en la caja desde el inicio de apertura.
- Total: suma total de las salidas desde el inicio de apertura.
- Arqueo: dinero total que se encuentra físicamente en la caja (especificado en el monedero).
- Importe retirado: Desde la versión 4.4.2400.60 se incluye este campo editable que permite introducir una cantidad de importe retirado, esta acción provocará un movimiento de salida al confirma el cierre de caja, se informa cuando retiran el dinero de caja para llevarlo al banco por ejemplo.
- Reposición en caja: informa el importe reposición, la diferencia entre el importe tecleado y el retirado (campo calculado) es decir el dinero que se quedará disponible para la siguiente apertura.
Una vez se han verificado los datos de la venta, pulsaremos siguiente y el asistente resumirá en la pantalla de caja el balance de cierre previo al arqueo.
En la parte inferior central de la ventana encontramos los siguientes botones:
Volver: Vuelve a la pantalla anterior para revisarla o anular el cierre.
Monedero: Abre la herramienta del monedero para contabilizar
Imprimir: Imprime el informe de Cierre de caja
Confirmar: Confirma y valida el cierre de caja.
Arqueo - Contar monedero
Mediante el botón Monedero de la parte inferior, podremos ir a la herramienta monedero para añadir el efectivo que se encuentra contado de la caja,
Para añadir el arqueo desde el monedero al balance será necesario introducir los importes contados. Para añadir la cantidad, se pulsará sobre el billete o moneda una vez para seleccionarlo y tantas veces como unidades se vaya a añadir.
También se podrá añadir la cantidad de billetes o monedas contados de forma manual, escribiendo en el campo 'Cantidad' o a través de los botones - y + para decrementar o incrementar respectivamente. Una vez añadidas todas las cantidades, pulsaremos 'Guardar Arqueo'.
NOTA: desde la versión 5.0.0.20, si el plan contable es diferente al Español y, por tanto, la moneda diferente al euro, la visualización del monedero cambia mostrando imágenes genéricas de billetes y monedas. Adicionalmente, si en los datos de carga inicial del plan contable están configuradas las monedas del plan, estas sustituirán a los billetes/monedas de Euro y sus valores por defecto (500€, 200€, etc)
Para editar de forma rápida los billetes o monedas, pulsaremos haciendo click sobre sobre la línea de la parte derecha, o sobre el icono del billete o moneda que queramos editar, quedando éste seleccionado de forma automática y facilitando así su edición.
Confirmar Cierre
Una vez añadido y guardado el monedero, el balance se recalcula automáticamente y se procede a la confirmación de cierre pulsando el botón "CONFIRMAR" de la parte inferior del formulario.
- Cuando el descuadre es negativo e igual al Saldo de cierre es debido a que todavía falta contar el dinero para realizar el arqueo.
- Cuando el descuadre es negativo después de contabilizar las monedas/billetes es debido a una falta de dinero en caja respecto a la venta de contado realizada.
En caso de necesitar modificar el monedero, se podrá realizar volviendo al paso anterior pulsando el botón monedero.
En la versión 4.4.2400.76 se modifica el cierre tras la confirmación dejando la ventana abierta para permitir la impresión del mismo con los movimientos de regularización de salida de caja correspondiente. Hasta esta versión, para poder imprimir el informe completa era necesario acudir al buscador de cierres e imprimirlo desde el menú emergente.
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