Actualización a las versiones 4.4.2300 y 4.4.2400

Indice

    Introducción.

            Objetivo.

    Actualizador.

    Operativa post actualización.

            Naturaleza de los artículos, en la ficha del artículo.

        Naturaleza de las familias.

            Naturaleza de los artículos, en las líneas de pedido de compra/venta.

            Operaciones Fiscales, en las líneas de factura.

            Operaciones Fiscales, en el Libro de IVA.

    Operativa diaria.

            Nuevos artículos.

            Configuración esencial de los clientes/proveedores por tipo.

                    Configuración de clientes y proveedores comunitarios (UE).

                    Configuración de los clientes de la UE.

            Configuración de los proveedores de la UE.

                    Configuración de clientes y proveedores extranjeros.

                    Configuración de los clientes extranjeros.

            Configuración de los proveedores extranjeros

            Facturar a un cliente particular no nacional, con IVA.

            Pedidos de compra/venta.

            Facturas de compra/venta.

            Abonos, Cargos y Portes.

            Facturas de deudor/acreedor.

    Corrección de datos con ZRegeneraOperacionesFiscales.

            Parámetros.

            Posibles llamadas a la herramienta.

     Admon

            Contenido del correo en los listados.

Introducción

A la hora de abordar una actualización a una de estas versiones, tenemos que tener en cuenta algunas de las principales diferencias con respecto a versiones anteriores. Al menos en el área que engloba las finanzas.

• Hay que indicar en cada artículo y familia, si es posible, la Naturaleza del artículo. Esto es, indicar si es de tipo 'Bien' o 'Servicio'. Teniendo en cuenta que, si seleccionamos el valor ‘Sin Definir’ habrá que indicar el tipo de bien en la línea de pedido.
• En esta versión no se realiza un doble registro en el Libro de IVA para las Adquisiciones Intracomunitarias - hace ya tiempo que no es obligatorio.
• El filtrado del Libro de IVA, en lo que atañe a los modelos fiscales, tiene que realizarse por Operaciones Fiscales.

Es importante tener controlada la Naturaleza en los artículos/familias, puesto que a partir de esta se va a determinar si la transacción realizada en una factura, y con ello la Operación Fiscal calculada en la línea de factura correspondiente, es un servicio o un intercambio de bienes.

La Naturaleza del artículo, es un dato que se va a incorporar a la línea de un pedido de cliente o proveedor y se llevará hasta la factura. En este momento, al generar la factura, se calculará la Operación Fiscal correspondiente a cada línea de la misma y se registrará en el Libro de IVA, en el momento de actualizar dicha factura. Esta Operación Fiscal puede ser cambiada a posteriori. En la factura, antes de actualizarla, o en el Libro de IVA después de dicha actualización.

Es en el momento de generar los modelos fiscales, cuando toman verdadera importancia las Operaciones Fiscales registradas en el Libro de IVA. Puesto que, en función de dicha operación, el importe de la base o la cuota de IVA o el Recargo de Equivalencia se llevará a una casilla o a otra, pudiendo variar el resultado de dicho modelo respecto a los datos esperados, si no se han realizado todos los pasos correctamente.

Objetivo

Visto lo anterior, el objetivo de este documento es mostrar los cambios a los que nos enfrentamos con este cambio de versión, que hay que tener en cuenta en el día a día y como dar solución a los pequeños descuidos que detectamos una vez actualizadas las facturas.

Actualizador

Durante la actualización a la versión 4.4.2100 o 4.4.2200 ⁽*⁾, el actualizador informa la Naturaleza en todos los artículos y sus familias, siguiendo las directrices indicadas a continuación:

En los artículos …
… informará una Naturaleza de tipo Bien, si el artículo está marcado como Inventariable.
… informará una Naturaleza de tipo Servicio, si el artículo no está marcado como Inventariable.

En las familias …
… informará una Naturaleza de tipo Servicio, si la familia está marcada como Servicios.
… informará una Naturaleza de tipo Bien, si la familia no está marcada como Servicios.

Además, el actualizador informará esta Naturaleza en las líneas de pedido/albarán/factura utilizando la Naturaleza del artículo. Cuando el estado de las facturas sea ‘Factura no actualizada’ y calculará las Operaciones Fiscales, tanto en las facturas como en el Libro de IVA.

⁽*⁾ Versiones activas en el momento de la publicación de este artículo

Operativa post actualización

Una vez actualizada la base de datos, hay que revisar algunos puntos, para garantizar que el funcionamiento de la aplicación a nivel fiscal, será el correcto a partir de ese momento.

• Naturaleza de los artículos, en la ficha del artículo.
• Naturaleza de las familias.
• Naturaleza de los artículos, en las líneas de pedido de compra/venta.
• Operaciones Fiscales, en las líneas de factura.
• Operaciones Fiscales, en el Libro de IVA

Naturaleza de los artículos, en la ficha del artículo

A pesar de que el Actualizador informa este dato durante la actualización, es posible que haya artículos en los que no se haya informado la Naturaleza correctamente. Esto es más probable cuando se trata de artículos No Inventariables que no sean servicios. Como por ejemplo la tornillería a granel.

A causa de esto, las Operaciones Fiscales correspondientes a las líneas de factura en las que intervengan estos artículos, podrían no haberse calculado correctamente.

Naturaleza de las familias

En las familias, hay que indicar la naturaleza que queremos asignar a los artículos pertenecientes a la misma. Esto será imperativo cuando la clasificación de las familias sea excluyente y todos los artículos, o la gran mayoría de los mismos, pertenecientes a una familia tengan la misma naturaleza.

Esto nos permite configurar la naturaleza solo en los artículos en los que esta sea diferente a la de la familia a la que pertenecen.

Naturaleza de los artículos, en las líneas de pedido de compra/venta

Una vez realizada la actualización y revisados los dos puntos anteriores, tendremos que comprobar que la naturaleza del artículo ha sido asignada de forma correcta en todas las líneas de pedidos de compra/venta.

Para ello, podemos utilizar la siguiente consulta mediante la cual filtraremos las líneas de pedido de venta en las que no esté informada la naturaleza o la naturaleza reflejada sea distinta de la del artículo, cuando esta difiera de la naturaleza informada en la familia.

Podemos adaptar fácilmente esta consulta, para verificar la naturaleza en las líneas de pedido de compra.

Operaciones Fiscales, en las líneas de factura.

Tenemos que prestar especial atención a aquellas facturas cuya Operación Fiscal sea inexistente (NULL) o ‘0’, lo cual nos presenta tres posibles casos:

1. Hay algún problema con la configuración de alguna naturaleza en las líneas de pedido, correspondientes a la factura en cuestión.

Podemos revisar este caso mediante la siguiente consulta, prestando atención a las facturas relacionadas con clientes/proveedores comunitarios.

2. No está correctamente definido el cliente/proveedor, en cuanto a la nacionalidad y/o tipo de IVA asignado. Recordad que, en el caso de los comunitarios, hay que insertar el código ISO del país delante del NIF

Indicando la nacionalidad del cliente (1) y el código ISO del país, como prefijo del NIF (2)

Indicando la nacionalidad del proveedor (1) y el código ISO del país, como prefijo del NIF (2)

3. No está correctamente parametrizada la cabecera del pedido, tanto de ventas como de compras, en cuanto al tipo de cliente/proveedor.

Teniendo en cuenta que las facturas utilizan estos datos, entre otros, para calcular las Operaciones Fiscales, hay que concienciar a los usuarios para que informen adecuadamente estos campos y controlen que son correctos antes de actualizar las facturas.

Operaciones Fiscales, en el Libro de IVA

Una vez revisado el punto anterior, analizaremos el Libro de IVA prestando especial atención a las Operaciones Fiscales que aparezcan vacías (NULL) o sean de tipo ‘Sin operación’.

Es en estos dos casos en los que tenemos que revisar las facturas generadas y comprobar los siguientes puntos:

• Que la configuración del Cliente/Proveedor sea correcta.
• Que en la cabecera de la factura se haya informado correctamente el Tipo de Cliente/Proveedor.
• Si la factura es de venta (Cliente/Proveedor), comprobar que los artículos contenidos en las líneas de factura tengan la naturaleza correcta, visualizando el pedido asociado, puesto que puede que sean de tipo ‘Bien’ y se hayan clasificado como ‘Servicio’ al no ser Inventariables.
• Si la factura es de servicios (Deudor/Acreedor), comprobar que el IVA indicado en las líneas de la factura es el correcto, para la factura a emitir.

Operativa diaria

En el manejo diario del ERP, hay que tener ciertas precauciones cuando vayamos a dar de alta nuevos artículos, crear pedidos o generar facturas.

Nuevos artículos

Cuando demos de alta un nuevo artículo y/o lo asignemos a una familia, sea nueva o ya existente, hay que contemplar la clasificación en cuanto a la Naturaleza del artículo en cuestión y/o de la familia a la que lo asignemos.

Si no informamos la naturaleza en el artículo en cuestión y

• lo asignamos a una familia configurada como de tipo ‘Servicio’, el artículo será considerado de tipo ‘Servicio’ en todas las líneas de pedido en las que se incluya, a excepción de aquellas en las que indiquemos manualmente que se trata de un artículo de tipo ‘Bien’.
• lo asignamos a una familia configurada de tipo ‘Bien’, es decir que no tiene activo el check ‘Familia servicios’, el artículo tendrá la consideración de ‘Bien’ a todos los efectos.
• no lo asignamos a ninguna familia, habrá que indicar en todas las líneas de pedido en las que lo incluyamos, la Naturaleza de dicho artículo.

Hay que tener cuidado en asociar artículos de bienes y servicios a la misma familia. El orden de naturaleza se define primero por familia, luego por articulo (en caso de diferencia predomina la naturaleza en la ficha del articulo) y el tercer nivel es la naturaleza del articulo por línea de pedido.

Debemos tener clara la naturaleza de cada artículo, es decir, si se trata de un bien o de servicio, ya que, si no la establecemos, el cálculo de la operación fiscal será erróneo. Una vez que definimos la naturaleza del artículo sea a nivel de familia como a nivel de articulo o línea de pedido ya tenemos la primera piedra en la construcción de OF.

NOTA: No hay que confundir la naturaleza del articulo con la naturaleza de la amortización.

Configuración esencial de los clientes y proveedores por tipo

Configuración clientes y proveedores comunitarios (UE)

La correcta configuración de los clientes/ proveedores comunitarios tiene repercusión directa en el cálculo de las operaciones fiscales, su registro en el Libro de IVA, el cálculo de los modelos fiscales (por ejemplo, Modelo 349, 303 y 390) y en el envío al SII de sus facturas actualizadas.

Cuando estamos ante un cliente/proveedor comunitario es imprescindible que su tipo este bien informado "Comunitario". El país que en su selección veremos el identificador del país, por ejemplo, el identificador que figura en caso de Italia es IT y su NIF estará compuesto por identificador del país + caracteres identificativos.

Configuración de clientes de UE:

Como datos esenciales que debemos informar en la ficha de nuestros clientes miembros de la UE son los siguientes:

Configuración de proveedores de UE:

Como datos esenciales que debemos informar en la ficha de nuestros proveedores miembros de la UE son los siguientes:

(*) Hay que indicar el tipo de IVA que tenga estipulado el proveedor (21%, 10%, 4%), en función del tipo de servicio/producto que ofrece. En general será el IdIVA=0 (General – 21%) IVA: IdIVA que le corresponde (Régimen general al 21 % / 10 % / 4 %).

Configuración clientes y proveedores extranjeros (fuera UE)

La correcta configuración de los clientes/ proveedores extranjeros (fuera UE) tiene repercusión directa en el cálculo de las operaciones fiscales, su registro en el Libro de IVA, el cálculo de los modelos fiscales (por ejemplo, Modelo 303 y 390) y en el envío al SII de sus facturas actualizadas.

Cuando estamos ante un cliente/proveedor extranjero es imprescindible que su tipo este bien informado "Extranjero", el país y su NIF que por su composición AEAT lo identificará como NIF extranjero.

Configuración de clientes extranjeros:

Como datos esenciales que debemos informar en la ficha de nuestros clientes extranjeros, incluidos los clientes de Canarias, Ceuta y Melilla, son los siguientes:

Configuración de proveedores extranjeros:

Como datos esenciales que debemos informar en la ficha de nuestros clientes extranjeros, incluidos los clientes de Canarias, Ceuta y Melilla, son los siguientes:

Facturar a un cliente PARTICULAR no nacional con IVA

Para que una factura a un cliente PARTICULAR no nacional, sea gestionada con IVA y aparezca en el modelo 303, el cliente se configurará con su correcta tipología;

• Comunitario, si es comunitario.
• Extranjero, si es extranjero o de Canarias/Ceuta/Melilla

Indicando el tipo de IVA correspondiente según la AEAT, teniendo en cuenta el umbral facturado con IVA nacional a clientes comunitarios/extranjeros.

En este caso se plantean dos vías de actuación, dependiendo de la frecuencia de este tipo de ventas:

1. (Recomendable) Trabajar con plantas. En este caso lo que se debe hacer es dar de alta una planta en la ficha de su cliente extranjero/comunitario e indicar que es de tipo Nacional, Impuesto Indirecto IVA y IVA predeterminado:  pues el tipo de impuesto habitual en estos casos, por ejemplo, al 21 % (sin cambiar su NIF, ni dirección, etc).

Una vez generada la planta nacional, generar pedido-albarán-factura a la planta nacional del cliente (no podemos generar factura de deudor desde la planta). Luego una vez actualizada la factura de la operación, se registrará con los importes correctos en el Libro de IVA, como una operación nacional y de ahí su cálculo en el modelo 303.

2. Cambiar la ficha principal del cliente, indicando que es de tipo nacional, con IVA, al IVA 21 % (por ejemplo).

Luego hacemos factura de deudor o pedido - albarán - factura y una vez actualizada la factura (sea factura de deudor o factura de venta), cambiamos los datos que hemos modificado en la ficha del cliente extranjero. Los registros de IVA de la operación salen correctamente en el modelo 303, dado que el modelo 303 coge los datos que están en el Libro de IVA, sin importarle los datos establecidos en la ficha de cliente/proveedor.

Pedidos de compra/venta

Cuando damos de alta un pedido, ya sea de venta o de compra, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

• En la cabecera del pedido, verificar que el campo ‘Tipo de Cliente’ o ‘Tipo de Proveedor’ contenga la opción correcta en cuanto al tipo de documento a generar.
• En las líneas del pedido, verificar que el campo ‘Naturaleza’ está informado para todas ellas. Puesto que, como hemos visto en el apartado anterior, puede darse el caso de que el programa pueda rellenar esta información porque no está indicada y haya que introducirla manualmente.

Facturas de compra/venta

Si al generar la factura, observamos que las operaciones fiscales generadas no se corresponden con las esperadas, habrá que comprobar la configuración del Cliente/Proveedor. Puesto que es posible que no sea la adecuada para esta versión del programa. Lo que acabamos de ver en el apartado de arriba: Configuración esencial de los clientes/proveedores por tipo.

Recordad que, en versiones anteriores, aunque la configuración de los clientes/proveedores no estaba definida correctamente, por ejemplo, cliente de Portugal como extranjero o proveedor de Canarias, Ceuta o Melilla como nacional, el cálculo de los datos fiscales se realizaba correctamente. Cuando trabajamos con operaciones fiscales es de suma importancia tener especial cuidado en la correcta definición de ambos, tanto de los clientes como de los proveedores, tal como se indica en el apartado anterior.

Abonos, Cargos y Portes

Cuando trabajamos con operaciones fiscales, al actualizar una factura (de compra o de venta) podemos tener dos líneas en el libro de IVA al IVA 21% (o cualquier otro), líneas de factura al 21 % y cargos, abonos o portes al 21 %.

Para configurar cargos, abonos y portes se requieren dos pasos.

1. La primera configuración (existente desde versiones anteriores a la 4.4.2000) pasa por definir a qué IVA se imputa cada uno de los conceptos (cargo, abonos, portes, ajustes ...). Como al introducir las operaciones fiscales es posible tener dos líneas en el libro de IVA al 21% (bienes 21% y servicios al 21%.), se ha creado una nueva configuración para indicar, en caso de existir dos líneas al 21%, a qué operación fiscal imputar el coste.

Desde una factura de cliente y también desde una de proveedor, acceder al menú Mantenimientos Cargos y abonos:

En el caso del ejemplo de captura de pantalla la configuración es incorrecta puesto que todos los tipos de Cargos utilizados deben tener indicado un IdIva, además de las cuentas donde se imputarán los gastos.

2. En la segunda parte es necesario revisar la relación de las operaciones fiscales con los CAP (cargos, abonos y portes) y es accesible desde el formulario anterior, menú, mantenimientos:

En este formulario de mantenimientos se guarda la relación entre el IdIva y la operación fiscal a la que se va a imputar el Cargo. Es decir, tal y como se ha comentado anteriormente, podemos tener varias líneas para el mismo IVA, en cuyo caso el sistema tiene que ser capaz de diferenciar en qué operación fiscal tiene que imputar ese cargo.

Facturas de deudor/acreedor

En estas facturas no tenemos la opción de introducir artículos, con lo que las Operaciones Fiscales generadas no van a depender de la Naturaleza de los mismos, pero sí que toma importancia la configuración de la ficha del Cliente/Proveedor.

En el caso de que esperemos una factura sin IVA y la factura lo haya calculado, habiendo seleccionado un deudor/acreedor comunitario, habrá que revisar la configuración de IVA de dicho cliente/proveedor. Puesto que existe la posibilidad de que se presten servicios a un deudor en territorio nacional o que un acreedor realice su actividad en dicho territorio, la factura calculará IVA o no basándose en las siguientes premisas.

• El cálculo de IVA en estas facturas se realizará tomando en consideración el tipo indicado en la ficha del cliente/deudor y el indicado en la línea de factura. Por este orden.
• Siendo el cliente comunitario, si la factura no tiene que incorporar IVA, tenemos dos opciones de configuración
  1. Indicaremos que el cliente/proveedor está exento de IVA, lo cual influirá también en las facturas de compra/venta.
  2. Mantendremos la configuración en el cliente/proveedor e indicaremos un IVA Exento, en las líneas de factura.

Corrección de datos

En el hipotético caso en se detecte algún Artículo o Familia con una naturaleza incorrecta, después de haber actualizado la base de datos, habrá que corregir dicha naturaleza informando la correcta en cada caso.

Recordad que la prioridad es Artículo – Familia.

Una vez corregida la naturaleza en los artículos/familias, habrá que llevar este cambio a las líneas de pedido/factura. Esto es necesario, puesto que de otro modo es posible que no se calculen correctamente las Operaciones Fiscales, en el momento en que generemos las facturas. Al igual que no se recalcularán correctamente las Operaciones Fiscales de las facturas ya generadas, cuando lo solicitemos a continuación.

Para recalcular las Operaciones Fiscales en el Libro de IVA, se ha incorporado una nueva funcionalidad en el menú contextual de cada línea del mismo; Recalcular operación.

Esta funcionalidad, permite recalcular una Operación Fiscal en el Libro de IVA cuando vemos que es incorrecta y hemos corregido los datos necesarios para poder recalcularla (ficha de cliente/proveedor, naturaleza artículo/familia)

A pesar de ello, cuando venimos de una Actualización, podemos encontrarnos con un número de líneas con Operaciones Fiscales incorrectas demasiado grande como para ir yendo de una en una. En este caso, podemos utilizar la misma herramienta de la que hace uso el Actualizador, siempre que realicemos previamente las correcciones indicadas en los puntos anteriores de este documento y una copia de seguridad de la base de datos.

ZRegeneraOperacionesFiscales @RegeneraLibroIva, @FechaRegeneraLibroIva, @RecalculaNoSujeta, @IdEjercicio

La funcionalidad de esta herramienta es la siguiente:

• Informar la naturaleza en aquellos artículos que no la tengan informada (IdOpServicios=NULL), de forma que si son inventariables serán de tipo 'Bien' (NoInventariable=0) y de tipo 'Servicio' en caso contrario.
• Informar la naturaleza en aquellas familias que no la tengan informada (IdOpServicios=NULL), de forma que si son de servicios (Servicios=1) serán de tipo 'Servicio' y de tipo 'Bien' en caso contrario.
• Informar la naturaleza en todas las líneas de factura.
• Recalcular la Operación Fiscal en todas las líneas de factura, cuando esta no exista (IdOperacionFiscal=NULL) o sea 'No sujeto' (IdOperacionFiscal=0) y el parámetro    correspondiente (@RecalculaNoSujeta) así lo indique.

• Reescribir la Operación Fiscal en todos los registros del Libro de IVA, en función de la Operación Fiscal que esté informada en las líneas de las facturas implicadas.
• Regenerar la información del Libro de IVA, tanto Operación Fiscal como Importes, unificando registros si es necesario, cuando el parámetro correspondiente (@RegeneraLibroIVA) así lo indique, teniendo que informar obligatoriamente la fecha a partir de la cual se realizará la regeneración.
• Limitar la el procesamiento de las operaciones anteriores mediante una fecha de inicio (@FechaRegeneraLibroIVA) y un ejercicio abierto (@IdEjercicio)

De este modo, si actualizamos un cliente durante un periodo fiscal, podemos recalcular las Operaciones Fiscales o adaptarlas a las existentes en esta versión, utilizando esta herramienta.

Parámetros

@RegeneraLibroIVA, Para todos los ejercicios abiertos o, en su defecto, el indicado en el parámetro @IdEjercicio.

(0) Solo rellena las Operaciones Fiscales, en función de las que figuran en los documentos (facturas) de origen, manteniendo intactos el resto de los datos.

(1) Borra y reconstruye completamente el Libro de IVA, con los datos que figuran en los documentos (facturas) de origen.

@FechaRegeneraLibroIva, (NULL) Solo si @RegeneraLibroIVA=0.

Si @RegeneraLibroIVA=1, es obligatorio indicar la fecha a partir de la cual se va a regenerar el Libro de IVA. Se aconseja una fecha, a partir de la cual no se haya presentado ningún modelo fiscal.

@RecalculaNoSujeta, Recalcula las Operaciones Fiscales NULL y 'No Sujeto', en las líneas de las facturas, antes de procesar el Libro de IVA.

(0) Solo recalcula las Operaciones Fiscales NULL, en las líneas de las facturas.

(1) Recalcula las Operaciones Fiscales NULL y 'No Sujeto', en las líneas de las facturas.

@IdEjercicio, Indica el ejercicio contable ABIERTO, en el que se llevarán a cabo las operaciones solicitadas.

(NULL)  el proceso se ejecutará en todos los ejercicios ABIERTOS, a partir de la fecha indicada en @FechaRegeneraLibroIva

(N)          el proceso se ejecutará únicamente en el ejercicio indicado por @IdEjercicio=N

Posibles llamadas a la herramienta

ZRegeneraOperacionesFiscales 0, ‘20191001’, 1, NULL

Mediante esta llamada, se recalcularían (0) las Operaciones Fiscales en el Libro de IVA, desde la fecha indicada (01/10/2019), para todos los ejercicios contables abiertos (NULL). Previo a ello, se recalcularán, en todas las facturas comprendidas en el periodo indicado, aquellas Operaciones Fiscales cuyo código fuese NULL o 0 (anteriormente ‘No sujeto’).

ZRegeneraOperacionesFiscales 0, ‘20191001’, 0, NULL

Mediante esta llamada, se borra y recalcula (1) el Libro de IVA las Operaciones Fiscales en el Libro de IVA, desde la fecha indicada (01/10/2019), para todos los ejercicios contables abiertos (NULL). Previo a ello, se recalcularán, en todas las facturas comprendidas en el periodo indicado, aquellas Operaciones Fiscales cuyo código fuese NULL.

En algunos casos (Actualización, Recálculo desde el Libro de IVA o llamadas anteriores), podemos ver en el Libro de IVA más de una línea con la misma Operación Fiscal correspondiente a la misma factura. Para regenerar el Libro de IVA y unificar dichas líneas en una sola, podemos utilizar la siguiente llamada.

ZRegeneraOperacionesFiscales 1, ‘20191001’, 1, NULL

Mediante esta llamada, se borra y reconstruye completamente el Libro de IVA, con los datos que figuran en los documentos (facturas) de origen. Desde la fecha indicada (01/10/2019), para todos los ejercicios contables abiertos (NULL). Previo a ello, se recalculará, en todas las facturas comprendidas en el periodo indicado, aquellas Operaciones Fiscales cuyo código fuese NULL o 0 (anteriormente ‘No sujeto’).

Contenido del correo en los listados

aEn el caso de tener un contenido personalizado para el envío de correos configurado por listado en el Admon, debemos de comprobar que los saltos de línea están indicados mediante la etiqueta < /br> y no un retorno de carro introducido mediante la tecla 'Enter':