FACTURA ELECTRÓNICA

Requisitos previos

• El cliente ha de tener creada la estructura para los informes SEPA.
• Permisos de administración en el equipo para copiar ficheros y su posterior ejecución.
• Todos los ficheros necesarios para la implantación de la factura electrónica se encuentran en el programa AhoraInstall incluida en el pack de descarga de cada entregable o hotfix,
• Para la generación de los listados, debemos tener instalados el módulo de Crystal Reports 11 Release 1 SP6. Dicho módulo se instala junto a AHORA ERP, por lo que, si el ERP está instalado en el equipo no se debe instalar nada, en caso contrario, debe instalar el archivo Módulos Crystal Reports 11R2_SP6_3.msi, que también encontrará en el Portal del Distribuidor.
• Copiar los archivos de la descarga del tercer punto en la misma ruta donde tenemos la aplicación AhoraIni.
• Si van a firmar las facturas, el ordenador donde se ubique la herramienta de gestión de factura debe tener instalados los certificados con los que se firmarán dichas facturas.
• Se debe habilitar la gestión documental en el ERP. Es necesario que la ruta indicada en el parámetro de configuración PATHFICHEROS sea accesible desde el ordenador que se va a instalar el módulo de eFactura.
  Para activarla: en el ERP -> Inicio / Menú / Administración / Configuración / Parámetros de la Aplicación -> Parámetros / CONFIGURACIÓN / DIRECTORIOS / Documentos / PATHFICHEROS, en valor es necesario indicarle una ruta en la que, dependiendo del tipo de fichero y envío seleccionado, se guardarían los ficheros generados.
• Por otro lado, y dado que el envío de las facturas en PDF suele ser por correo electrónico, será necesario que el cliente disponga de un gestor de correo y posibilidad de envío de mails mediante el protocolo SMTP.  
• Siempre que se quiera realizar envíos de listados en PDF , es necesario indicarle al ERP la ruta donde están almacenados los informes de la aplicación: Inicio / Menú / Administración / Configuración / Parámetros de la Aplicación->Parámetros / CONFIGURACIÓN / DIRECTORIOS / Empresas / PATHLISTADOS
• Antes de poder usar la eFactura es recomendable crear un nuevo tipo de documento, para ello: Inicio / Menú / Documentos / Tipos de Documentos -> Generar tipo documento nuevo. Los tipos de documentos creados se guardan en la tabla Documentos_Clasificacion
• Si las facturas se van a firmar, es necesario obtener un certificado válido para ello.

Si ya tenía configurada le eFactura, revise todos los pasos, es necesario reconfigurar su base de datos.

Obtener un certificado de la FNMT

Para efectuar el firmado digital de las facturas electrónicas que se generarán con la presente herramienta, es necesario disponer de un certificado software instalado en el ordenador. Para ello, se acudirá a la página de obtención de certificado para personas jurídicas de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Una vez allí, se seguirán los pasos indicados, entre los que se incluye personarse en una Oficina de Registro de la Agencia Tributaria.

Una vez que se haya llevado esto a cabo, se dispondrá del certificado guardado en el ordenador, tras lo cual se procederá a su instalación.

Instalar el certificado

Debemos acudir a la carpeta donde esté almacenado el certificado y hacer doble clic sobre él. Veremos la siguiente pantalla:

Una vez en esta pantalla, presionaremos “Siguiente” hasta que finalice la instalación del certificado. Esto por defecto nos instala en el almacén personal del usuario que ha realizado la instalación.

También hay que revisar que el certificado esté en los equipos donde se va a ejecutar el módulo como 'Usuario Local' para que desde el módulo de la eFactura pueda ser utilizado.

A la hora de instalar el servicio, el usuario debe de tener acceso a ese almacén de certificados u obtendremos error de firma al intentar firmar los documentos generados. El usuario que instala el servicio tiene que tener acceso tanto al certificado como al path de listados (si es generación de ficherios pdf),  path de la gestión documental (para todos) y al path de la efactura (para los ficheros xml).

Parámetros

Es necesario revisar y activar los parámetros cuya clasificación sea “CONFIGURACIÓN” > “CORREO” > "EMPRESA".

s

También se deben revisar los parámetros cuya clasificación sea “EFACTURA” > “CONFIGURACIÓN EFACTURA” > “CORREO”.

No está de más recordar que es necesario tener bien configurado el parámetro de “CONFIGURACIÓN > DIRECTORIOS > Empresas“

Además, si se van a generar documentos PDF con imágenes dinámicas, también debe tener bien configurado el parámetro de “CONFIGURACIÓN > DIRECTORIOS > Empresas“. Asimismo, el usuario que ejecuta la aplicación de eFactura, debe tener permiso total sobre dicha ruta.

Instalador del servicio

Para poder utilizar el servicio de envío automático, es necesario instalar el servicio Ahora Impresión en el ordenador desde el que se vayan a realizar los envíos.

Si no desea realizar envíos automáticos, no será necesario instalar este servicio.

Debe realizar los siguientes pasos:

• Abra CMD en modo administrador
• Sitúese en la carpeta donde ha copiado los archivos de eFactura (ej. C:\Program Files (x86)\AHORA Freeware ERP\eFactura)
• Ejecute las siguientes instrucciones:
• Para instalar:
  • C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\installutil Ahora_Impresion.exe
  • sc.exe config "Ahora Impresion" obj= "DOMINIO\usuario" password= "ClaveDeUsuario"
• Para desinstalar:
  • C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\installutil /u Ahora_Impresion.exe

NOTPor otra parte, es importante recordar que si desea iniciar o detener el servicio desde el módulo de eFactura, debe ejecutar dicha aplicación en modo administrador.

ADMON

Envíos de correos

Para poder enviar correos desde eFactura, hace falta rellenar una línea en la tabla Objetos_Envios_Electronicos

Para facilitar dicha tarea, se ha creado una opción en el Admon, por lo que debe ser administrador del ERP para poder rellenar los datos necesarios. Dicha opción es ‘Envíos de correos’ y se encuentra dentro de la sección ‘Otros’. Recuerde que debe tener una versión 4.1.800 o superior, tanto del ERP como del Admon.

Si ya tenía configurado el envío por efactura, esta opción mostrará, además de los datos precargados, los datos previos. En caso contrario únicamente mostrará los datos precargados, que son los que se muestran a continuación.

Para la configuración, vamos a basarnos en un objeto nuevo. Si desea modificar sus objetos existentes para poder trabajar con la nueva versión, siga los mismos pasos.

Habilitado: Para poder hacer uso de la eFactura con un objeto especifico.

Empresa: Seleccionaremos la empresa para la que se quiere configurar el envío. Si se desea, se puede seleccionar la opción ‘Todas’.

Delegación: Seleccionaremos la delegación de la empresa seleccionada en el punto anterior para la que se quiere configurar el envío. Si se desea, se puede seleccionar la opción ‘Todas’.

Objeto: Seleccionaremos el objeto para el que se quiere configurar el envío.

Tipo Documento: Seleccionaremos entre las tres opciones disponibles de tipo de documento: PDF, XML firmado o XML sin firmar.

Tipo Envío: Seleccionaremos el tipo de envío de entre los disponibles, según el tipo de documento seleccionado en el punto anterior.

Clasificación: Seleccionaremos la clasificación del documento generado. Si no se encuentra en la lista desplegable, recuerde que puede crear clasificaciones nuevas. Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo hacer esto.

Asunto correo: Indique un asunto para todos los envíos por email. Si su tipo de envío no va a enviar ningún correo electrónico, no hace falta que rellene este campo.

Listado: Seleccionaremos uno de los listados disponibles según el objeto seleccionado previamente. Seleccione esta opción si va a enviar un documento de tipo PDF.

Cond.Listado: Se especificará la condición para que se muestren los datos correctos. En la primera parte de la condición, se indicará, entre llaves, el campo clave de la tabla principal del objeto, en la segunda, se detallará, entre llaves y almohadillas, el campo clave del listado. Ej {Facturas_Cli_Cab.IdFactura}={#IdFactura#}. Si no ha seleccionado un listado en el punto anterior, no debe indicar ninguna condición aquí.

Informe: Se seleccionará de la lista uno de los informes disponibles en su base de datos. Si está configurando su factura electrónica y su versión es igual o posterior a la 4.1.800, recuerde que debe seleccionar ‘Factura Electrónica (facturae) v3.2.1 versión 4.1.800’. Seleccione esta opción si va a enviar un informe en XML.

Param. Informe: Se especificarán los parámetros para que se muestren los datos correctos. Se indicarán entre llaves y almohadillas, separados por comas, tantos parámetros como necesite el informe. Puede consultar estos parámetros, en la pestaña ‘Parámetros’ del informe seleccionado, en la colección ‘Informes’ de su ERP. Ej {#IdEmpresa#},{#IdFactura#}. Si no ha seleccionado un informe en el punto anterior, no debe indicar ninguna condición aquí.

Vista envío manual: Seleccionaremos una de las vistas creadas en su base de datos. Si es una vista personalizada, recuerde que debe contener los siguientes campos obligatoriamente: Objeto, IdDocObjeto, Descrip, IdContacto, Email, IdEmpleado, IdEmpresa, IdDelegacion, así como tener permisos asignados para el usuario o usuarios que vayan a ejecutar el módulo de eFectura.

La mejor forma es fijarse en las vistas de la vacía para facturas y modificarlas para el nuevo objeto a enviar. En el caso de esta vista, la estándar para facturas de cliente es VCampos_Envios_Facturas_Clientes_Manual. Esta vista debe devolver un registro por cada objeto susceptible de ser enviado de forma manual, por ejemplo, en el caso de facturas, toda aquella factura actualizada cuyo cliente tenga configurado un tipo de envío de factura electrónica.

Vista envío automático: Se seleccionará de la lista, una de las vistas creadas en su base de datos. Si es una vista personalizada, recuerde que debe contener los siguientes campos obligatoriamente: Objeto, IdDocObjeto, Descrip, IdContacto, Email, IdEmpleado, IdEmpresa, IdDelegacion, así como tener permisos asignados para el usuario o usuarios que vayan a ejecutar el módulo de eFectura. Al igual que en el punto anterior, la mejor forma es fijarse en las vistas de la vacía para facturas y modificarlas para el nuevo objeto a enviar. En el caso de esta vista, la estándar para el envío de facturas de clientes es VCampos_Envios_Facturas_Clientes_Automatico. Esta vista debe devolver un registro por cada objeto que el proceso deba enviar, por ejemplo, en el caso de facturas, toda aquella factura actualizada con fecha, como mínimo, un mes anterior a la fecha actual, cuyo cliente tenga configurado un tipo de envío de factura electrónica y que no haya sido enviada con anterioridad.

Vista Pantalla: Se seleccionará de la lista una de las vistas creadas en su base de datos. Si es una vista personalizada, recuerde que debe contener los siguientes campos obligatoriamente: Objeto, IdDocObjeto, así como tener permisos asignados para el usuario o usuarios que vayan a ejecutar el módulo de eFectura. Al igual que en los puntos anteriores, la mejor forma es fijarse en las vistas de la vacía para facturas y modificarlas para el nuevo objeto a enviar.

En el caso de esta vista, la estándar para el envío de las facturas de clientes es VCampos_Visualizacion_Facturas_Clientes. Esta vista debe devolver un registro por cada objeto que el proceso deba enviar, por ejemplo, en el caso de facturas, toda aquella factura actualizada con fecha, como mínimo, un mes anterior a la fecha actual, cuyo cliente tenga configurado un tipo de envío de factura electrónica y que no haya sido enviada con anterioridad.

Saludo: Se indicará el saludo en el cuerpo del correo electrónico. Si se agrupan envíos, se mostrará una única vez por email.

Detalle: Se indicará el detalle en el cuerpo del correo electrónico. Si se agrupan envíos, se mostrará tantas veces como envíos agrupados.

Despedida: Se indicará la despedida en el cuerpo del correo electrónico. Si se agrupan envíos, se mostrará una única vez por email.

ERP

Formulario Clientes

Recomendamos usar para presentar facturas en FACE, el método Normal Redondeado, tanto en clientes como en plantas.  Este valor se cambia en la pestaña Datos en la parte inferior del fomuario. 

Si ya tuviéramos la factura creada con otro método de precio hay que recalcular la factura modificando el importe de todas sus lineas. 

Para dar soporte al sistema de factura electrónica, se han añadido tres campos a la ficha de datos de un cliente. Con éstos, indicaremos si al cliente en cuestión se le enviará o no la factura en formato electrónico, y cómo se hará.  Dichos datos se encuentran en la ficha de Contactos, en la sección de E-Factura.

Para que estos nuevos campos sean visibles en el ERP es necesaria su activación:

Inicio/Menú/Administración/Configuración/Parámetros de la Aplicación -> Parámetros/EFACTURA/CONFIGURACION_EFACTURA/Facturas/HABILITAR_EFACTURA, ahí el valor debe estar en ON.

Veamos cada uno de estos campos, y las opciones disponibles:

• Campo “Tipo eFactura”: Permite seleccionar el formato deseado que tendrán las facturas electrónicas resultantes de las facturas de este cliente. Podrán generarse como PDF,  XML firmado o XML sin firmar. Según su valor, se dispondrá de unas opciones u otras en el campo “Envío”, que se describen a continuación.
• Campo “Tipo envío eFactura”: Determina las acciones a tomar con las facturas electrónicas generadas, según el formato que tengan. En todos los casos, la factura electrónica es añadida a la gestión documental. Veamos las diferentes posibilidades.
  • Si la factura se genera en formato PDF: En este caso, se enviará automáticamente al correo electrónico definido en el campo “Email” del contacto de facturación asociado en la cabecera de la factura (o, en caso de no estar éste definido, al email del cliente).
    Adicionalmente, en la gestión documental de la factura se guardará el PDF certificado como versión 1.1, así como el correo enviado, como versión 1.0. El PDF generado seguirá un formato de impresión según la empresa a la que pertenece la factura, y podrá ir firmado o no.
    • PDF con firma: El PDF de la factura se firmará digitalmente con un certificado ubicado en el ordenador del usuario (configurable con la herramienta de factura electrónica). A continuación, se enviará al contacto de la factura (o al del cliente, en caso no estar definido el primero).
    • PDF sin firma: El PDF se enviará al contacto de la factura (o al cliente) sin firmarse digitalmente.
       
  • Si la factura se genera en formato XML firmado: Siempre se firmará con un certificado ubicado en el ordenador del usuario (configurable con la herramienta de factura electrónica), lo que resultará en una factura firmada en formato .XSIG. El resto de acciones efectuadas dependerán de la opción escogida:
    • eFactura sin envío: La factura electrónica firmada se añadirá únicamente a la gestión documental.
    • eFactura con copia a directorio: La factura electrónica firmada (formato .xsig) se copia en el directorio previamente definido mediante el parámetro DIRECTORIO_EFACTURA. De esta forma, el usuario podrá acudir a él para disponer fácilmente de las facturas para su consulta, envío o subida manual (por ejemplo, para efectuar la subida manual a FACe).
    • eFactura FACe sin envío: La factura electrónica firmada se añadirá únicamente a la gestión documental.
    • eFactura FACe con copia a directorio: La factura electrónica firmada se añadirá a la gestión documental y se copiará en el directorio especificado en la configuración (DIRECTORIO_EFACTURA).
       
  • Si la factura se genera en formato XML sin firmar: Se generará un documento con extensión XML. El resto de acciones efectuadas dependerán de la opción escogida:
    • XML sin envío: La factura electrónica firmada se añadirá únicamente a la gestión documental
    • XML copia a directorio: La factura electrónica sin firmar (formato .xml) se copia en el directorio previamente definido mediante el parámetro DIRECTORIO_EFACTURA. De esta forma, el usuario podrá acudir a él para disponer fácilmente de las facturas para su posterior consulta o cualquier otro tratamiento.
       
• Informe eFactura: Aquí se seleccionará de la lista desplegable el informe que se va a utilizar para generar el archivo XML o XSIG. Si desea utilizar el informe estándar, debe seleccionar la opción ‘Factura Electrónica (facturae) v3.2.1 versión 4.1.800’ de la lista desplegable.
• Cualquier otra combinación se considera “(Sin definir)” y no realizará ningún tipo de envío. Ésta es la configuración por defecto al crear un cliente nuevo.

Valores para los tipos de campos:

Pantalla de gestión de centros administrativos

En versiones anteriores, se facilitaba un script para añadir el mantenimiento de los centros administrativos (Mantenimiento_DIR3_Buscador_Script.txt). A partir de la versión 4.1.800 no es necesario este script, ya que se incluye como opción de menú.

Si en su sistema tiene el mantenimiento de versiones anteriores. Ambos mantenimientos pueden convivir en el sistema, por lo que, eliminar o no el script depende de su criterio.

Para acceder a esta pantalla, debe seleccionar la opción de Menú > Mantenimientos > Estudio Económico > Factura electrónica > Mantenimientos órganos FACe

Este apartado está destinado a rellenar los parámetros necesarios en el caso de que se desee enviar la factura al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe). Es decir, este formulario permitirá al usuario ver, crear, modificar y/o borrar las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras.

Si únicamente desea enviar la factura por correo electrónico en formato PDF, no necesita configurar estos campos.

Todos los campos son obligatorios, y el código del país deberá ser ESP siempre que se traten de centros administrativos españoles. La información acerca de las unidades y sus códigos es accesible mediante el portal Administración Electrónica, así como, en el caso del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), en el directorio FACe.

Cuando se hayan rellenado los datos relativos a una oficina contable (y se hayan guardado mediante el salto a la siguiente línea) y se sitúe el cursor sobre una de ellas, se habilitará la pestaña para permitir la adición de los órganos gestores que cuelgan de dicha oficina. De forma similar, al seleccionar un órgano gestor, se permitirá la edición de las unidades tramitadoras que pertenecen a él.

Cabe destacar la importancia de rellenar un centro administrativo cuando, en la pestaña anterior, hemos seleccionado correctamente el centro superior al que pertenece.

Formulario Factura

En el formulario de creación o modificación de una nueva factura encontrará una pestaña, llamada “E-Factura”. Este apartado está destinado a rellenar los parámetros necesarios en el caso de que se desee enviar la factura al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

Si únicamente desea enviar la factura por correo electrónico en formato PDF, no necesita configurar estos campos.

Estos parámetros son la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora. La información acerca de las unidades y sus códigos es accesible mediante el portal Administración Electrónica, así como, en el caso del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), en el directorio FACe.

Al actualizar la factura, el ERP insertará un registro que posteriormente será leído por el programa de gestión de facturas electrónicas. De este modo, las facturas pasarán a la lista de facturas pendientes de envío (siendo su modalidad de envío la modalidad de envío configurada en la ficha de su cliente) en el momento de su actualización.

Como se puede observar, hay un campo ‘Gestionada por eFactura’. Este campo se activará si la factura se ha enviado por eFactura. Si, antes de ser enviada por el módulo de eFactura, se cancelase dicho envío, esta casilla volverá a aparecer desactivada. Este campo es de sólo lectura, por lo que no puede ser modificado por el usuario.

Además, tenemos el menú e-Factura.

• Enviar factura: si se desea reenviar una factura o enviar una factura a un cliente que no tiene definido el tipo en su ficha de cliente, bastará con hacer clic en el menú E-Factura y seleccionar el tipo de envío.
• Eliminar envío: si se desea eliminar un envío pendiente. Una vez el registro ha sido enviado, no se podrá eliminar el envío.
• Ver histórico de envíos: si se desea comprobar el envío de una factura, al pulsar aquí se mostrará un listado con todos los envíos realizados. Tenga en cuenta que aquí se mostrarán todos los envíos. Si desea realizar una búsqueda más acotada, utilice la opción Inicio > Menú > Administración > Envíos electrónicos de objetos.

Pantalla de envíos electrónicos de objetos

Para abrir este formulario seleccione la opción Inicio > Menú > Administración > Envíos electrónicos de objetos.

En el primer nivel de pestañas, encontramos tantos objetos como tengamos configurados para enviar. En esta captura de pantalla, podemos observar que se trata de Facturas y de Proyectos.

Una vez seleccionado el objeto a enviar, en el segundo nivel de pestañas hay una pestaña que mostrará los objetos pendientes de enviar y otra que mostrará el histórico de objetos enviados

Tanto en la pestaña de Pendientes como en Histórico, podremos utilizar filtros para obtener una lista más concreta de los objetos.

Pestaña Pendientes

Aquí obtendremos una lista con todos los objetos pendientes de enviar, clasificados, previamente, por objeto.

En la grid superior, podemos observar una casilla de selección con el nombre ‘Enviar’. Este campo indica si se enviará o no a través del módulo de envíos electrónicos. Bastará con marcar o desmarcar dicha casilla para que el objeto seleccionado se envíe o deje de enviarse mediante el módulo de envíos electrónicos.

En la grid inferior, obtendremos una lista con los errores, si los hubiese, a la hora de enviar dicho objeto mediante el módulo de envíos electrónicos.

Una funcionalidad importante de este formulario es la posibilidad de modificar el correo electrónico del destinatario. Para ello, basta con hacer dos veces click sobre el correo a modificar. Esta funcionalidad también se ha añadido en el módulo de envíos.

Pestaña Histórico

En esta pestaña obtenemos un listado de todos los objetos enviados. Es importante tener en cuenta que este histórico mostrará los envíos desde que se puso esta versión, ya que hay cambios sustanciales en la base de datos que evitan que se muestren los envíos anteriores.

Mediante la grid de históricos podemos reenviar el envío de objetos. Para ello, marcaremos la casilla de selección ‘Reenviar’ y, una vez marcados todos los objetos que se quieran enviar, se seleccionará la opción del menú contextual ‘Reenviar marcados’.

Ejecución del programa de envío de facturas

En esta sección se explicarán las funciones y opciones de la interfaz de usuario de la herramienta de gestión de factura electrónica. Esta herramienta muestra un listado de facturas pendientes de ser enviadas (y, por tanto, convertidas al formato correspondiente y, si corresponde, firmadas).

También permite realizar las operaciones seleccionadas en la ficha del cliente correspondiente (como visto en la sección Formulario de cliente), así como configurar los parámetros de estos procesos, como el envío de emails o los certificados que se utilizan para firmar las facturas.

Cuando entremos a este apartado, lo primero que nos va a pedir es que rellenemos los valores necesarios para el envío de la eFactura.

Pantalla Principal

A continuación se muestra la pantalla principal del sistema de gestión de envíos electrónicos. En ella se puede ver un listado de los objetos pendientes de enviar y, para cada una de ellos, información acerca de las incidencias observadas, si es que las hay.

Para cada objeto podemos observar su iddoc, descripción, email del destinatario y el tipo de envío que se ha escogido para dicho objeto.

Una funcionalidad importante de este formulario es la posibilidad de modificar el correo electrónico del destinatario. Para ello, basta con hacer dos veces click sobre el correo a modificar. Esta funcionalidad también se ha añadido en el formulario del ERP Pantalla de envíos electrónicos de objetos

En el menú “eFactura”, ubicado en la zona superior de la ventana, es posible acceder a la configuración de la herramienta.

En la parte inferior, encontramos 2 botones:

• Refrescar: actualiza la lista de facturas.
• Enviar: lanzará las acciones adecuadas sobre los objetos
• Adicionalmente, si se ha instalado el servicio de esta herramienta, aparecerá, en la sección inferior de esta ventana, información relativa a su estado, junto a opciones para iniciarlo o detenerlo. Con el servicio iniciado, el sistema ejecutará periódicamente las mismas acciones que se efectuarían al pulsar el botón “Enviar” de esta ventana, según el contenido de la opción “Frecuencia Timer (ms)”.
  • Iniciar servicio: Iniciará el servicio de envío automático de emails. Si desea utilizar este botón, deberá ejecutar la aplicación como administrador.
  • Detener servicio: Detendrá el servicio de envío automático de emails. Si desea utilizar este botón, deberá ejecutar la aplicación como administrador
    

Pantalla de Configuración

Pestaña “Configuración”

A continuación, se muestra la pestaña “Configuración” de la herramienta de gestión de facturas electrónicas. La correcta configuración de estos campos garantizará el buen funcionamiento de la herramienta:

Las opciones englobadas en el grupo Conexión ERP indican los datos de conexión necesarios para que la herramienta se conecte a una base de datos que, por lo general, será la misma sobre la que funciona el ERP. Si se cambia la conexión, hará falta reiniciar esta herramienta para que los cambios tengan efecto.

Por su parte, en el grupo Configuración únicamente podremos indicar la frecuencia de envío, mediante el campo Frecuencia Timer (ms), que especifica cada cuántos milisegundos se realizarán los paquetes de envíos. Configurar este valor permitirá que el envío de múltiples facturas en un corto periodo de tiempo no sea considerado spam por el sistema de recepción.

Pestaña “Firma Empresas”

En la siguiente pestaña, “Firma Empresas”, podemos observar la pantalla incluida a continuación. En ésta, aparece un listado de las empresas del sistema. Cuando seleccionamos el botón “Editar” de una de las empresas, aparece una nueva ventana, “Selección Firma”.

En la ventana Selección Firma se permite escoger el certificado electrónico que se utilizará para firmar las facturas correspondientes a la empresa que estamos editando. De esta forma, el certificado con el que se firma una factura se seleccionará automáticamente, lo que evitará solicitar de nuevo el certificado cada vez que se desee firmar una factura.

Funcionalidad extendida

Envío de otros objetos

El módulo de eFactura se puede utilizar para el envío de otros objetos. Para ello hay que hacer uso de la herramienta ADMON, tal y como se detalla en el punto ADMON > Envío de correos de este manual.

Para facilitar esta operación, se incluyen con la base de datos vacía los registros correspondientes a los siguientes objetos:

• Pedido de proveedor: Se insertará el registro correspondiente para enviar el Pedido del proveedor en formato PDF sin firmar cuando se marque la casilla de selección ‘Confirmado’ del propio pedido.
• Albarán de cliente: Se insertará el registro correspondiente para enviar el albarán del cliente en formato PDF sin firmar cuando éste se actualice
• Factura de cliente: Se insertará el registro correspondiente para enviar la factura del cliente en formato PDF sin firmar o XML sin firmar cuando se actualice dicha factura.
• Partes de taller: Se insertará el registro correspondiente para enviar el Parte de taller en formato PDF sin firmar cuando se cierre el parte correspondiente.

Para poder hacer uso de esta configuración, bastará con marcar la casilla de selección ‘Habilitado’, en la configuración de envíos de correos.

Es importante recordar los destinatarios de los correos deben tener el correo electrónico en su ficha de clientes, ya que, de lo contrario, no se insertará ningún registro.

Instalación en versiones anteriores a la 4.1.800

No está contemplado poder utilizar el módulo actualizado en versiones anteriores a la 4.1.800. Si es su caso, deberá instalar la versión anterior, 4.1.700 y seguir los pasos de instalación de los manuales en el portal de vídeos.

• Manual técnico: http://videos.ahora.es/Manual/59
• Manual de usuario: http://videos.ahora.es/Manual/5

INSTALAR EFACTURA POR PRIMERA VEZ

A continuación se detalla una guía rápida  para instalar por primera vez el envío de eFactura. En este caso, se ha seleccionado la opción más rápida: envío de PDF sin firmar de forma manual.

Configurar parámetros

En primer lugar, hace falta configurar algunos parámetros:

Es necesario revisar y activar los parámetros cuya clasificación sea “CONFIGURACIÓN” > “CORREO” > “Empresas”.

También se deben revisar los parámetros cuya clasificación sea “EFACTURA” > “CONFIGURACIÓN EFACTURA” > “CORREO”.

No está de más recordar que es necesario tener bien configurado el parámetro de “CONFIGURACIÓN > DIRECTORIOS > Empresas “

Además, si se van a generar documentos PDF con imágenes dinámicas, también debe tener bien configurado el parámetro de “CONFIGURACIÓN > DIRECTORIOS > Empresas “. Asimismo, el usuario que ejecuta la aplicación de eFactura, debe tener permiso total sobre dicha ruta.

Configurar Admon

Vamos a suponer que queremos configurar el envío de facturas en PDF sin firmar. Al abrir el Admon, iremos a la opción Otros > Envíos de correos. Indicaremos los siguientes datos:

• Empresa: ‘Todas’.
• Delegación: ‘Todas’.
• Objeto: Facturas
• Tipo Documento:  PDF
• Tipo Envío: PDF sin firma
• Clasificación: sin definir
• Asunto correo: Envío de facturas
• Listado: Factura Cliente/Deudor.
• Cond.Listado: {Facturas_Cli_Cab.IdFactura}={#IdFactura#}
• Informe: --
• Parám. Informe: --
• Vista envío manual:  VCampos_Envios_Facturas_Clientes_Manual.
• Vista envío automático: VCampos_Envios_Facturas_Clientes_Automatico
• Vista Pantalla: VCampos_Visualizacion_Facturas_Clientes.
• Saludo: Distinguidos señores.
• Detalle: Enviamos su factura número {#NumFactCliente#} (Nuestra fra: {#IdFactura#}-{#Año#})
• Despedida: Saludos.
                    {#NombreEmpresa#}

Preparar el módulo de efactura

1. Copiar la carpeta de la versión 800 dentro de la carpeta de instalación del ERP (\\datos\ahora3\Modulos\eFactura\2 - eFactura\4.1.800)
2. Cambiar la configuración: eFactura > Configuración:

• Servidor: servidor\instancia
• Base de datos: ERP_AHORA
• Usuario: ahora
• Contraseña: *******
• Pulsar el botón conectar
• Frecuencia ms: 5000
• Pulsar el botón guardar
• Pulsar el botón cerrar

Empezar a trabajar

El primer punto a tener en cuenta es la configuración del cliente. En la pestaña contactos de la ficha del cliente, debemos indicar el tipo de eFactura que va a recibir. En nuestro caso

• Tipo eFactura: PDF
• Tipo envío eFactura: PDF sin firma
• Informe eFactura: --

El siguiente paso para obtener una efactura es generar y actualizar una factura.

Se puede comprobar el estado de este envío desde la opción Inicio > Menú > Administración > Envíos electrónicos de objetos.

Abrir el módulo de eFactura y comprobar que hay pendiente de enviar una factura.

F.A.Q.

Error: Missing parameter values

Asegúrese de que en su informe de Crystal Reports no hay rutas relativas.

Error: This field name is not known…Error in formula

Asegúrese de que los campos que ha configurado en el campo whereList de la tabla Envios_Mail_Pendientes son correctos.

Error: Error al recuperar un generador de clases COM para el componente con CLSID {…} debido al siguiente error: 80040154

Asegúrese de que tiene la versión de Crystal Reports 11 Release 1 SP6. Debe instalar el archivo que encontrará en el Portal del Distribuidor: Modulos Crystal Reports 11R2_SP6_3.msi.

Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo solucionar este error.

Error: Error de tipos de efecto (factura xx) – Uno de los tipos de efecto seleccionados no tiene correspondencia con los tipos de efecto de eFactura.

Este error se produce por utilizar formas de pago personalizadas con tipos de efectos nuevos sin conformar.

Estos tipos de efectos deberán estar conformados con los que actualmente tenemos en el ERP, para ello en la tabla  Efectos_Tipos_Facturae se ha añadido el campo IdTipo y así poder enlazar los efectos de la factura electrónica con las formas de pago del ERP, indicadas en la tabla Formas_pago.

Los tipos de efectos aceptados en eFactura son 19, por lo que el TipoFacturae deberá ser uno de ellos:

Para  insertar dicho registro en la tabla se puede hacer con SQL Management Studio o adaptando la siguiente consulta a su base de datos

INSERT INTO [dbo].[Efectos_Tipos_Facturae]

           ([TipoFacturae]

           ,[IdTipo]

           ,[Descrip]

           )

VALUES

           ('XX', --Es el id del tipo efecto aceptado por eFactura, se debe seleccionar el adecuado de la tabla superior, es del tipo varchar(2)

            XX, --Es el id del tipo de efecto nuevo  (select IdTipoEfecto, * from FormasPago_Lineas where IdFormaPago = elIddeLaFormaDePagoNueva)

            'Descripción del tipo' –Aquí poner la descripción que corresponda

           )

GO

Error: Directorio no válido. Detalles: error

Asegúrese de que la descripción de las series de las facturas, así como las rutas de configuración del ERP no contienen saltos de línea ni otros caracteres especiales.

Error: Error generando XML. IdFactura xxx. pGenerar_Documento_Mail: Advertencia: valor NULL eliminado por el agregado u otra operación SET. Carácter no válido en la línea…

Asegúrese de que no tiene ningún carácter extraño en la línea de pedido. Si es así, añádalo a la tabla CEESI_Informes_XML_Sustitutos.

Error general, el registro no se ha podido actualizar. ERROR EN INSERCIÓN. NO SE HA PODIDO INSERTAR

Este error se suele producir porque no encuentra registros en la tabla objetos_envios_electronicos relacionados con el objeto que se está enviando.

Para solucionar este error debe insertar tantos registros como objetos vaya a enviar.

No veo el menú eFactura en la pantalla de facturas deudor

Si no ve el menú eFactura en la pantalla de facturas deudor es debido a que tenía la eFactura configurada antes de actualizar a esta nueva versión.

Para solucionar este problema, debe desactivar el parámetro ‘HABILITAR_EFACTURA’ y volver a activarlo. Para ello, puede acceder a la opción Menú > Administración > Configuración > Parámetros de la aplicación y buscar el parámetro indicado.

La clave proporcionada no se encontro en el diccionario

Este mensaje es debido a que se está ejecutando el programa efactura pero la base de datos no contiene la estructura correcta. Esto es, es necesario ejecutar los scripts que acompañan a la descarga sobre la base de datos que está conectado el programa de envio de objetos electrónicos.

- https://ahora.freshdesk.com/support/solutions/articles/44001815746-efactura-la-clave-proporcionada-no-se-encontr%C3%B3-en-el-diccionario

Falta la librería craxddrt.dll 

Esto es porque no tenemos instalados los componentes de crystal reports. A través del paquete ahora install podemos realizar la instalación del paquete faltante: Módulos Crystal Reports 11R2_SP6_3.msi

Parámetros ENVIO_CORREO_AUTOMATICO no habilitado. 

Esto es debido a que independientemente tengamos bien el parámetro el fichero XML de configuración  no esta apuntando a la base de datos correcta. 

UTILIDAD MailTest 

Adjuntamos esta utilidad para repasar los parámetros de configuración y realizar pruebas de envío, puesto que muchos de los errores previos es porque tienen mal los datos de envío de correo. Esta herramienta interna es válida solamente para envío tipo básico a través del puerto 25.