NOVEDADES
- versión 1.2.01 - RECUPERACIÓN DE MOVIMIENTOS BANCARIOS DE ASIENTOS ELIMINADOS EN AHORA 5
- versión 1.3.06
TABLA DE CONTENIDOS
- 1. OBJETIVOS
- 2. SINCRONIZACIONES
- 3. CUENTAS BANCARIAS
- 4. FILTROS
- 5. PARAMETROS
- 6. ACCIONES DISPONIBLES EN LOS FORMULARIOS
- 7. DATOS DEMO
- 8. AYUDA INCORPORADA
- 9. CONCILIACIÓN
- 10. HISTORICO DE CONCILIACIONES
- 11. HISTÓRICO DE CONCILIACIONES DE USUARIO
- 12. CONSULTA DE SALDOS
Aquí podrás encontrar el curso funcional del producto: Lista reproducción Youtube
1. OBJETIVOS
- Conectar con los bancos y bajar los movimientos de las cuentas.
- Creación de reglas contables para aquellos movimientos bancarios que queramos que nos genere asientos contables automáticos conciliándolo con el movimiento.
- Conciliación automática o manual de asientos contables contra movimientos bancarios.
- Conciliación automática o manual de efectos de cobros y/o pagos contra movimientos bancarios realizando el cobro y/o el pago del efecto y conciliando el movimiento contable.
- Retroceder cualquier conciliación realizada.
- Consultas de históricos de conciliaciones.
- Conciliaciones en moneda.
2. SINCRONIZACIONES
EMPRESAS
Al entrar por primera vez, se nos solicitará que sincronicemos las compañías, es decir, las empresas del ERP.
Al sincronizar y aceptar la gestión, podemos ver la lista de todas las empresas disponibles, desde el menú “Configuración”-> “Mantenimientos”->” Compañías” donde se pueden sincronizar las compañías necesarias utilizando el botón 'Sinc. Empresas'.
Esta lista presentará el nombre de la empresa tal como aparece en el ERP, su denominación en el programa, su CIF, el total de cuentas y la cantidad de bancos asociados.
MOVIMIENTOS
El siguiente paso es sincronizar los movimientos bancarios, esto es, obtener los movimientos bancarios de las cuentas, y para ello es necesario crear las cuentas bancarias correspondientes.
NOTA: Las cuentas que se pueden conciliar pueden ser cuentas corrientes o cuentas de crédito, no necesariamente corriente. Por tanto se nos muestra, los productos que tenemos contratados y que debemos seleccionar aquellas cuentas que queremos sincronizar.
Desde la página principal, accederemos a las compañías sincronizadas y seleccionaremos la empresa deseada. Luego, pulsaremos el botón "Cuentas". Aquí, se mostrarán todas las cuentas existentes de la compañía seleccionada, así como la opción de crear nuevas cuentas a través del botón de adición (+).
Al optar por agregar una nueva cuenta, se abrirá el formulario de autenticación del banco, donde se elegirá el banco correspondiente y se proporcionarán las credenciales necesarias. Una vez autenticados, se seleccionará el producto a consultar. Al confirmar el producto mediante el botón disponible en la barra de navegación inferior, el programa nos redirigirá al panel de inicio para consultar los movimientos de la cuenta.
NOTA: algunas entidades nos van a pedir autenticación con SMS o a través de la app del banco. Si ejecutamos el proceso de sincronización masiva nos aparecerá en pantalla, las instrucciones y se hará la validación según la tenga establecida la entidad. Si hay varias entidades que nos piden la doble validación, aparecerán secuencialmente una detrás de otra.
Para ello, aplicaremos la opción 'Cuentas', donde se mostrarán todas las cuentas disponibles de la compañía elegida. Desde aquí, podremos consultar los movimientos bancarios de cada cuenta a través del botón 'Movimientos'.
Después de crear la cuenta bancaria, es esencial asociarla con la domiciliación correspondiente en el ERP mediante la opción de edición disponible en cada cuenta creada.
Por último, procederemos a actualizar los saldos y movimientos de las cuentas.
ACTUALIZAR SALDOS
La actualización de los saldos y cuentas implica refrescarlos mediante la conexión de la aplicación con la entidad bancaria para obtener la información más reciente al momento de la consulta.
Hay varias formas de actualizar los saldos y movimientos de las cuentas:
Actualizar los movimientos de las cuentas de manera masiva
1. Podemos actualizar los movimientos de las cuentas de manera masiva desde la página de inicio, que está disponible en cada una de las compañías sincronizadas. Esto se realiza a través de la opción 'Actualizar movimientos de cuentas'. Al seleccionar esta opción, se actualizarán los movimientos de todas las cuentas de la compañía de manera conjunta.
Actualizar los movimientos de una cuenta específica
2. También tenemos la posibilidad de actualizar los movimientos de una cuenta específica. Para ello, accederemos a los movimientos de dicha cuenta y, desde la lista de movimientos, encontraremos el botón 'Actualizar movimientos' en la parte superior.
Desde esta pantalla también podemos anular movimientos bancarios, que no queremos que nos aparezcan para conciliar, pulsando en el check que aparece en el movimiento.
Actualizar los movimientos a una fecha específica
3. Otra opción útil es la de actualizar los movimientos a una fecha específica, la cual se encuentra disponible en el menú superior bajo 'Sincronizaciones' -> 'Actualizar movimientos'. Después, deberemos indicar la compañía, la cuenta bancaria y la fecha a partir de la cual queremos actualizar los movimientos bancarios.
3. CUENTAS BANCARIAS
Crearemos tantas cuentas bancarias como necesitemos, siguiendo los pasos que se han mostrado en la sincronización de los movimientos bancarios.
Tambien será posible crear nuevas cuentas desde una cuenta ya existente desde la opción 'Nuevo' o desde las opciones que se muestran en el ejemplo desde el mantenimiento de las cuentas:
Necesitaremos los datos de autentificación proporcionados por el banco al que pertenece la cuenta bancaria y una vez creada la cuenta bancaria, se debe asociar la 'Domiciliación del ERP' asociada a dicha cuenta.
REGLAS BANCARIAS
El programa permite buscar movimientos en la cuenta, detectando el texto especificado en la regla. Dentro de las cuentas bancarias, podemos definir una serie de reglas para crear asientos automáticos a partir de los movimientos bancarios.
Estas reglas se incorporan dentro de cada cuenta.
En este ejemplo, el programa buscará la palabra "tributo" en la descripción de los movimientos de la cuenta. Una vez que se detecte dicho movimiento, se mostrará en color verde y se permitirá la generación automática de asientos en el ERP.
De forma que la cuenta del banco vaya al haber y la cuenta de gastos al debe, con el importe de cada movimiento y con el concepto “pago tributos” tal y como indica en el formulario de la definición de la regla.
Además, se ofrece la opción de copiar una regla ya definida a todas las cuentas, así como la opción de copiar todas las reglas de una cuenta a otras cuentas seleccionadas.
PLANTILLAS DE REGLAS
El objetivo es poder crear Reglas para asientos automáticos no asignadas a ninguna cuenta para poder copiarla a las cuentas que queramos.
- Poder generar Plantillas de reglas desde las reglas definidas en una cuenta bancaria.
- Poder Exportar las Plantillas de Reglas a un fichero Excel.
- Poder Importar las Plantillas de reglas desde un fichero Excel.
Para la importación/exportación, habrá que dar permisos para el usuario de IIS a la carpeta custom, que es donde se guardarán nuestros ficheros.
Accederemos desde menú Utilities, mediante la opción Plantillas de Reglas y veremos la lista de todas las que tenemos definidas, no diferenciándose por empresa.
Podremos dar de alta nuevas plantillas mediante el botón
Nueva Plantillas de regla
Es similar a las Reglas de las cuentas a excepción que no está asociada a ninguna cuenta.
Exportación de plantillas
Mediante el botón.
Al pulsar en este botón nos pasará todas las plantillas, o sólo las que seleccionemos, a un Excel para poder importar más tarde.
También tenemos la posibilidad de copiar plantillas a cuentas, mediante el botón
Al pulsar este botón nos preguntará a qué cuenta o cuentas queremos copiar las reglas. Si seleccionamos una o varias, solo nos pasará las que hayamos seleccionado. Pero si no seleccionamos ninguna, las pasará todas.
Importación de plantillas
Para importar las plantillas iremos al menú que se ve en la imagen
Nos saldrá un formulario pidiendo el fichero
Si pulsamos Template File nos bajará el fichero Excel con una plantilla vacía con los campos de la importación. Esta podemos rellenarla y luego pulsar el botón importar.
Al seleccionar el fichero nos copiará las plantillas de reglas del fichero.
Copia de reglas a plantillas
Para copiar reglas definidas en una cuenta podemos ir a las reglas asociadas a la cuenta.
Desde una regla asociada a una cuenta, pulsando el botón “Copiar a Plantilla”
Desde la lista de reglas de una cuenta, pulsando el botón “Copiar todo a Plantillas”
4. FILTROS
Ahora procederemos a explicar el uso de filtros. Entre las diversas funcionalidades del programa, destacamos la capacidad de crear filtros para identificar movimientos o importes bancarios relacionados con efectos de cartera, separando entre cobros y pagos.
Estos filtros se pueden configurara través del menú "Configuración" -> "Filtros", donde se pueden establecer los criterios para las cuentas bancarias disponibles.
Una vez que se han configurado los filtros, al conciliar movimientos bancarios, por ejemplo, con efectos de cobro, el programa buscará específicamente aquellos movimientos que contengan la palabra "Recibo", tal como se indica en el ejemplo.
5. PARAMETROS
Estos parámetros se encuentran accesibles en el menú superior bajo "Configuración" -> "Parámetros". Aquí podemos ajustar los márgenes para las conciliaciones automáticas, tanto para efectos como para asientos.
6. ACCIONES DISPONIBLES EN LOS FORMULARIOS
Ahora centrémonos en las acciones disponibles en los formularios. El programa ofrece la posibilidad de crear nuevos módulos, como la opción de crear nuevas cuentas, y también permite eliminar módulos si es necesario.
Además de guardar cambios, ofrece una variedad de acciones útiles, como la capacidad de clonar datos para crear nuevos registros basados en los existentes, así como la opción de imprimir documentos.
Pero eso no es todo; también contamos con la capacidad de aplicar filtros en diferentes formularios según propiedades y texto, ordenar campos, guardar criterios de filtros para futuras referencias y exportar datos en varios formatos.
7. DATOS DEMO
Existe la posibilidad de cargar datos para poder mostrar/probar la funcionalidad de la aplicación. Para ello debemos tener una instalación de ''Milagros' Conciliación bancaria” limpia y una base de datos vacía del ERP, en otro caso no podremos cargar los datos.
NOTA: Al entrar en la conciliación sólo tenemos que sincronizar las empresas y acto seguido cargar los datos demo.
La carga de datos demos está disponible en el menú superior bajo "Utilidades" -> "Carga datos Demo". Este menú carga datos en la base de datos principal y en la base de datos del ERP, para poder probar la aplicación.
- Los datos demos sólo sirven para ver la funcionalidad de la conciliación, al actualizar o bajar movimientos, el programa dará error, por que en la base de datos de demos no tenemos acceso al ABH (Ahora Business Hub, por lo tanto no funcionará. Además las cuentas bancarias son inventadas.
8. AYUDA INCORPORADA
Si nos dirigimos al panel de inicio, encontraremos la ayuda incorporada del programa, que nos permite consultar diferentes aspectos de su funcionalidad, así como el enlace de acceso a su manual para obtener información detallada sobre su uso.
9. CONCILIACIÓN
La conciliación bancaria es un proceso fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa. Su propósito primordial es comprobar los registros financieros internos con los registros de la entidad bancaria, garantizando su concordancia.
Para llevar a cabo este proceso, todas las operaciones pertinentes se encuentran concentradas en el menú 'Conciliación' -> 'Conciliación'.
Desde aquí podremos realizar lo siguiente:
- Generar asientos automáticos, para aquellos movimientos que cumplan las reglas definidas en la cuenta bancaria.
- Conciliación automática tanto para efectos como para asientos.
- Conciliación manual de efectos y de asientos.
Para realizar las conciliaciones, introduciremos la empresa y la cuenta bancaria que queremos conciliar. Podemos, además, indicar importe mínimo y máximo de búsqueda y fechas desde y hasta para realizar filtrados más acotados.
Una vez tenemos informados estos datos, pulsamos sobre el botón del buscador. Esto realizará la búsqueda de los movimientos bancarios, asientos y efectos que cumplen los criterios.
Desde esta pantalla, podemos añadir reglas a la cuenta que tenemos filtrada pulsando “+Reglas”, así como consultar las reglas que tenemos definidas para dicha cuenta o aplicar las nuevas reglas que hayamos creado desde aquí, desplegando el botón de “+Reglas”.
INFORMACIÓN DE SALDOS
Al aplicar los filtros, aparecerán dos secciones de los saldos totales, por una parte en la izquierda, de los movimientos bancarios y en la parte derecha de los asientos.
En la parte central de la pantalla hay una zona en la que podemos ver los saldos, con la siguiente información:
- Mov. Debe: Suma de movimientos debe del filtro superior.
- Mov. Haber: Suma de movimientos haber del filtro superior.
- Saldo Mov.: Información del úlimo saldo acumulado de los movimientos del filtro superior.
- Asiento Debe: Suma del Debe de los asientos que cumplen el filtro de la conciliación.
- Asiento Haber: Suma del Haber de los asientos que cumplen el filtro de la conciliación.
- Saldo Ejercicio: Saldo desde principio del ejercicio a la fecha Hasta que hemos puesto en el filtro de la conciliación o hasta hoy, si no hemos informado de las fechas en la búsqueda de la conciliación.
MOVIMIENTOS BANCARIOS
Cuando marquemos uno o varios movimientos bancarios, se habilitarán los botones de "Buscar Asientos" y "Buscar Efectos". De este modo, podremos buscar un asiento o efecto que se corresponda con la Fecha y el Importe que aparece en el total punteado. Siempre teniendo en cuenta los márgenes para la Fecha y el Importe que tengamos configurados.
Si iniciamos la búsqueda y se encuentra algún movimiento, se mostrará la pantalla de pre-conciliación para que aceptemos o no la conciliación encontrada.
Nota: No se permite la búsqueda con movimientos de distinta fecha.
EFECTOS
Al seleccionar uno o más efectos, se habilita el botón de Buscar Movimientos. Mediante este, iniciaremos la búsqueda de un movimiento que coincida con la Fecha y Total Punteado, teniendo en cuenta los márgenes configurados.
Si la búsqueda ofrece resultados, estos se mostrarán en la pantalla de pre-conciliación, permitiéndonos aceptar o no la conciliación encontrada.
Nota: No se permite la búsqueda con efectos de distinta fecha.
ASIENTOS
Si seleccionamos uno o varios asientos, se habilitará el botón de Buscar Movimientos, desde este botón podemos iniciar la búsqueda de un movimiento que coincida con la Fecha del asiento y el total punteado, teniendo en cuenta los márgenes configurados.
Si la búsqueda ofrece algún resultado, este se mostrará en la ventana de pre-conciliación, de forma que podamos aceptar o no la conciliación encontrada.
Nota: No se permite buscar con asientos de distinta fecha.
GENERAR ASIENTOS
Si uno o más movimientos bancarios cumplen la regla establecida en la cuenta, nos saldrán en color verde y, se podrán generar asientos según la configuración de la regla.
Pulsando el botón “Generar Asientos”, nos saldrá todas las propuestas de movimientos que son susceptibles de generar asientos. Podemos desmarcar aquellos asientos que no queramos generar.
Una vez hemos revisado todas las propuestas de asientos, si pulsamos el botón “Generar Asientos Conciliar”, se generarán todos los asientos que queden marcados en esta pantalla. Se quedarán conciliados con el movimiento del banco y aparecerán punteados en nuestro extracto contable del ERP.
GENERACIÓN DE ASIENTOS DESDE MOVIMIENTOS
Se trata de poder generar directamente un asiento contable, desde un movimiento bancario.
Movimientos
Desde la pantalla de conciliación, podemos acceder a un nuevo menú, al la do de cada movimiento bancario, para poder crear el asiento de dicho movimiento y dejarlo conciliado con él.
Al pulsar sobre el botón asiento
se mostrará una pantalla que nos solicitará los datos de la contrapartida y el concepto del asiento.
Pulsando Generar Asiento, se creará un nuevo asiento ya conciliado con el movimiento bancario.
Nota Importante: Si se han aplicado reglas y el movimiento no está marcado para generar asiento, no se mostrará el botón correspondiente. Tal y como se puede ver en la siguiente imagen.
BUSCAR MOVIMIENTOS POR IMPORTE DE EFECTOS O ASIENTOS Y VICEVERSA
Desde la pantalla de conciliaciones, podemos seleccionar más de un movimiento de una misma fecha y podemos buscar un asiento o un efecto que sume el importe de todos los movimientos seleccionados. Además, podemos seleccionar más de un efecto de una misma fecha para buscar un movimiento bancario que sume el importe de lo seleccionado.
Por otro lado, también es posible seleccionar más de un asiento, de una misma fecha, para buscar un movimiento bancario que sume el importe de dichos asientos.
Lo que busquemos tendrá en cuenta tanto el margen de la fecha como el del importe que hayamos configurado. Por ejemplo, si los movimientos seleccionados suman M y son de la fecha F, cuando busquemos un asiento se buscará aquel que tenga un importe entre (M - MargenImporte) y (M + MargenImporte), estando la fecha entre (F - MargenFecha) y (F + MargenFecha).
CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA
Si pulsamos sobre la conciliación automática, intentará conciliar, tanto efectos como asientos contra los movimientos del banco. También se permite conciliar sólo asientos 'Asientos' o sólo efectos 'Efectos', si pulsamos sobre uno de los desplegables de este botón.
Dependiendo de lo que hayamos pulsado, nos hará la propuesta de conciliación de asientos, de efectos o de ambos.
Podemos eliminar toda, o alguna de las propuestas que nos ha realizado. Si estamos conformes con la propuesta, pulsamos “Confirmar conciliación” en la parte de asientos, nos punteará el asiento en contabilidad y dejará conciliado el movimiento bancario con el asiento.
En la parte de Efectos preconciliados, nos pagará o cobrará el efecto, dejando punteado el apunte del banco generado y dejará el movimiento conciliado con el efecto y el asiento generado al cobrar o pagar.
CONCILIACIÓN MANUAL
La conciliación manual permite conciliar uno o más movimientos con un asiento o con un efecto o uno o mas asientos o efectos con un movimiento.
La regla es de 1 movimiento a N asientos/efectos, o de N movimientos a 1 asiento/efecto.
En este proceso, será el usuario, el encargado de seleccionar los movimientos bancarios que quiere conciliar con los asientos y/o efectos.
Al marcar movimientos y asientos o efectos nos aparecerá un botón “Conciliación manual”. El programa siempre comprobará que las fechas y los importes estén dentro de los rangos establecidos en la parametrización. Si todo es correcto realizará la conciliación de lo seleccionado.
10. HISTORICO DE CONCILIACIONES
Tenemos una pantalla general para el histórico de todas las conciliaciones realizadas, menú “Conciliación”-> ”Historial”, donde aparecerán todas las conciliaciones realizadas.
HISTÓRICO CONCILIACIONES ASIENTOS
El botón rojo que aparece a la izquierda es para deshacer la conciliación.
En la pestaña de asientos no podemos deshacer los asientos que se han generado desde una conciliación de efectos, deberemos ir a la pestaña de efectos para deshacerlos
HISTÓRICO CONCILIACIONES EFECTOS
Por día, cuenta y usuario se nos generará un fichero de conciliaciones a los que podemos acceder desde “Conciliación” -> ”Conciliaciones Usuarios”.
Si entramos dentro de una de ellas podremos ver una información similar a la pantalla de históricos, pero sólo para la conciliación seleccionada.
Con la diferencia que desde aquí podemos deshacer todas las conciliaciones que aparecen pulsando el botón
12. CONSULTA DE SALDOS
Existe una utilidad que nos permite ver la comparativa entre los saldos de los movimientos bancarios y los saldos de la contabilidad que hacen uso de la cuenta del banco.
Podemos acceder a ella desde “Utilidades“ -> “Consulta de saldos“ .
Seleccionando la empresa y la fecha hasta la que queremos consultar el saldo, se muestra por domiciliación:
- el último saldo acumulado de la cuenta en la fecha seleccionada,
- el saldo acumulado contable en el ERP,
- la diferencia entre ambos y,
- en observaciones, se muestran el número de movimientos bancarios pendientes de conciliar, si los tenemos.
12. NOVEDADES
versión 1.2.01 - RECUPERACIÓN DE MOVIMIENTOS BANCARIOS DE ASIENTOS ELIMINADOS EN AHORA 5
El objetivo de la nueva funcionalidad es poder deshacer la conciliación de movimientos bancarios de forma automática cuando se han eliminado asientos en el Diario de AHORA 5.
Cuando se eliminan asientos en AHORA 5 que ya hayan sido conciliados con movimientos bancarios, se deberá proceder a deshacer la conciliación correspondiente en el módulo de conciliación bancaria. Con el fin de simplificar este proceso, se ha implementado una funcionalidad que automatiza esta tarea.
Ahora, la propia conciliación bancaria detectará que se han eliminado los asientos conciliados y deshará la conciliación asociada, liberando así el movimiento bancario para su posterior conciliación.
Esta opción se encuentra disponible dentro del menú de la conciliación bancaria para facilitar su acceso y ejecución, tal como se muestra en la imagen:
Al activar la opción 'Deshacer conciliaciones de asientos eliminados', al realizar una búsqueda, el sistema primero deshará las conciliaciones de los asientos eliminados que cumplan con los criterios del filtro especificado. Posteriormente, estos movimientos bancarios desconciliados estarán disponibles nuevamente para su conciliación.
El historial de estos movimientos recuperados se encuentra disponible en la sección de 'Utilidades', bajo la opción 'Movimientos recuperados'. Desde esta sección, los usuarios pueden consultar los movimientos recuperados organizados por empresa, empleado responsable de la recuperación y cuenta asociada.
Podemos observar que los movimientos recuperados se presentan en dos colores distintos: verde y negro. Los movimientos en color negro indican que ya han sido conciliados nuevamente, mientras que aquellos en color verde permanecen pendientes de conciliación.
Consideraciones de la funcionalidad
Se debe tener en cuenta que cuando deshagamos un cobro o un pago en cartera, si no tenemos los parámetros BORRAR_APUNTE_DESHACER_COBRO y BORRAR_APUNTE_DESHACER_PAGO activados (el valor de los parámetros a OFF), no se eliminará el asiento de cobro o pago correspondiente, ya que AHORA 5 hace un contrapunte.
Por tanto no se deshará la conciliación automáticamente, el movimiento correspondiente tendremos que hacerlo a mano desde el histórico de conciliación.
versión 1.3.06
- Plantillas de reglas,
Su objetivo es :- Poder crear reglas para asientos automáticos no asignadas a ninguna cuenta, para poder copiarla a las cuentas que queramos.
- poder generar plantillas de reglas desde las reglas definidas en una cuenta bancaria.
- Poder exportar/importar las plantillas de reglas a/desde un fichero Excel.
- Generación de asientos desde movimientos,
Su objetivo es poder generar directamente un asiento contable. - Búsqueda de movimientos por importe de efectos o asientos.
Su objetivo es :- Poder seleccionar más de un movimiento de una misma fecha y poder buscar un asiento o un efecto que sume el importe de todos los movimientos seleccionados.
- Poder seleccionar más de un efecto de una misma fecha y poder buscar un movimiento bancario que sume el importe de lo seleccionado.
- Poder seleccionar más de un asiento de una misma fecha y poder buscar un movimiento bancario que sume el importe de lo seleccionado.
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