Conciliación Bancaria (Milagros)

Creado por David Miralpeix, Modificado el Tue, 30 Apr 2024 a las 09:54 AM por Francisco José Sancho Payá

NOVEDADES




TABLA DE CONTENIDOS


Aquí podrás encontrar el curso funcional del producto: Lista reproducción Youtube



1. OBJETIVOS


  • Conectar con los bancos y bajar los movimientos de las cuentas.
  • Creación de reglas contables para aquellos movimientos bancarios que queramos que nos genere asientos contables automáticos conciliándolo con el movimiento.
  • Conciliación automática o manual de asientos contables contra movimientos bancarios.
  • Conciliación automática o manual de efectos de cobros y/o pagos contra movimientos bancarios realizando el cobro y/o el pago del efecto y conciliando el movimiento contable.
  • Retroceder cualquier conciliación realizada.
  • Consultas de históricos de conciliaciones.
  • Conciliaciones en moneda.




2. SINCRONIZACIONES


EMPRESAS

Al entrar por primera vez, se nos solicitará que sincronicemos las compañías, es decir, las empresas del ERP.




Al sincronizar y aceptar la gestión, podemos ver la lista de todas las empresas disponibles, desde el menú “Configuración”-> “Mantenimientos”->” Compañías” donde se pueden sincronizar las compañías necesarias utilizando el botón 'Sinc. Empresas'.




Esta lista presentará el nombre de la empresa tal como aparece en el ERP, su denominación en el programa, su CIF, el total de cuentas y la cantidad de bancos asociados.



MOVIMIENTOS

El siguiente paso es sincronizar los movimientos bancarios, esto es, obtener los movimientos bancarios de las cuentas, y para ello es necesario crear las cuentas bancarias correspondientes.


NOTA: Las cuentas que se pueden conciliar pueden ser cuentas corrientes o cuentas de crédito, no necesariamente corriente. Por tanto se nos muestra, los productos que tenemos contratados y que debemos seleccionar aquellas cuentas que queremos sincronizar.


Desde la página principal, accederemos a las compañías sincronizadas y seleccionaremos la empresa deseada. Luego, pulsaremos el botón "Cuentas". Aquí, se mostrarán todas las cuentas existentes de la compañía seleccionada, así como la opción de crear nuevas cuentas a través del botón de adición (+).



Al optar por agregar una nueva cuenta, se abrirá el formulario de autenticación del banco, donde se elegirá el banco correspondiente y se proporcionarán las credenciales necesarias. Una vez autenticados, se seleccionará el producto a consultar. Al confirmar el producto mediante el botón disponible en la barra de navegación inferior, el programa nos redirigirá al panel de inicio para consultar los movimientos de la cuenta.


NOTA: algunas entidades nos van a pedir autenticación con SMS o a través de la app del banco. Si ejecutamos el proceso de sincronización masiva nos aparecerá en pantalla, las instrucciones y se hará la validación según la tenga establecida la entidad. Si hay varias entidades que nos piden la doble validación, aparecerán secuencialmente una detrás de otra.


Para ello, aplicaremos la opción 'Cuentas', donde se mostrarán todas las cuentas disponibles de la compañía elegida. Desde aquí, podremos consultar los movimientos bancarios de cada cuenta a través del botón 'Movimientos'.


Después de crear la cuenta bancaria, es esencial asociarla con la domiciliación correspondiente en el ERP mediante la opción de edición disponible en cada cuenta creada. 




Por último, procederemos a actualizar los saldos y movimientos de las cuentas.



ACTUALIZAR SALDOS

La actualización de los saldos y cuentas implica refrescarlos mediante la conexión de la aplicación con la entidad bancaria para obtener la información más reciente al momento de la consulta.


Hay varias formas de actualizar los saldos y movimientos de las cuentas:


Actualizar los movimientos de las cuentas de manera masiva

1. Podemos actualizar los movimientos de las cuentas de manera masiva desde la página de inicio, que está disponible en cada una de las compañías sincronizadas. Esto se realiza a través de la opción 'Actualizar movimientos de cuentas'. Al seleccionar esta opción, se actualizarán los movimientos de todas las cuentas de la compañía de manera conjunta.




Actualizar los movimientos de una cuenta específica

2. También tenemos la posibilidad de actualizar los movimientos de una cuenta específica. Para ello, accederemos a los movimientos de dicha cuenta y, desde la lista de movimientos, encontraremos el botón 'Actualizar movimientos' en la parte superior.




Desde esta pantalla también podemos anular movimientos bancarios, que no queremos que nos aparezcan para conciliar, pulsando en el check que aparece en el movimiento.



Actualizar los movimientos a una fecha específica

3. Otra opción útil es la de actualizar los movimientos a una fecha específica, la cual se encuentra disponible en el menú superior bajo 'Sincronizaciones' -> 'Actualizar movimientos'. Después, deberemos indicar la compañía, la cuenta bancaria y la fecha a partir de la cual queremos actualizar los movimientos bancarios.





3. CUENTAS BANCARIAS

Crearemos tantas cuentas bancarias como necesitemos, siguiendo los pasos que se han mostrado en la sincronización de los movimientos bancarios.


Tambien será posible crear nuevas cuentas desde una cuenta ya existente desde la opción 'Nuevo' o desde las opciones que se muestran en el ejemplo desde el mantenimiento de las cuentas:



Necesitaremos los datos de autentificación proporcionados por el banco al que pertenece la cuenta bancaria y una vez creada la cuenta bancaria, se debe asociar la 'Domiciliación del ERP' asociada a dicha cuenta.





REGLAS BANCARIAS

El programa permite buscar movimientos en la cuenta, detectando el texto especificado en la regla. Dentro de las cuentas bancarias, podemos definir una serie de reglas para crear asientos automáticos a partir de los movimientos bancarios.


Estas reglas se incorporan dentro de cada cuenta.




En este  ejemplo, el programa buscará la palabra "tributo" en la descripción de los movimientos de la cuenta. Una vez que se detecte dicho movimiento, se mostrará en color verde y se permitirá la generación automática de asientos en el ERP.


De forma que la cuenta del banco vaya al haber y la cuenta de gastos al debe, con el importe de cada movimiento y con el concepto “pago tributos” tal y como indica en el formulario de la definición de la regla.




Además, se ofrece la opción de copiar una regla ya definida a todas las cuentas, así como la opción de copiar todas las reglas de una cuenta a otras cuentas seleccionadas.





4. FILTROS

Ahora procederemos a explicar el uso de filtros. Entre las diversas funcionalidades del programa, destacamos la capacidad de crear filtros para identificar movimientos o importes bancarios relacionados con efectos de cartera, separando entre cobros y pagos.


Estos filtros se pueden configurara través del menú "Configuración" -> "Filtros", donde se pueden establecer los criterios para las cuentas bancarias disponibles. 



Una vez que se han configurado los filtros, al conciliar movimientos bancarios, por ejemplo, con efectos de cobro, el programa buscará específicamente aquellos movimientos que contengan la palabra "Recibo", tal como se indica en el ejemplo.





5. PARAMETROS


Estos parámetros se encuentran accesibles en el menú superior bajo "Configuración" -> "Parámetros". Aquí podemos ajustar los márgenes para las conciliaciones automáticas, tanto para efectos como para asientos.






6. ACCIONES DISPONIBLES EN LOS FORMULARIOS


Ahora centrémonos en las acciones disponibles en los formularios. El programa ofrece la posibilidad de crear nuevos módulos, como la opción de crear nuevas cuentas, y también permite eliminar módulos si es necesario. 


Además de guardar cambios, ofrece una variedad de acciones útiles, como la capacidad de clonar datos para crear nuevos registros basados en los existentes, así como la opción de imprimir documentos.



Pero eso no es todo; también contamos con la capacidad de aplicar filtros en diferentes formularios según propiedades y texto, ordenar campos, guardar criterios de filtros para futuras referencias y exportar datos en varios formatos.




6. DATOS DEMO


Existe la posibilidad de cargar datos para poder mostrar/probar la funcionalidad de la aplicación. Para ello debemos tener una instalación de ''Milagros' Conciliación bancaria” limpia y una base de datos vacía del ERP, en otro caso no podremos cargar los datos.


NOTA: Al entrar en la conciliación sólo tenemos que sincronizar las empresas y acto seguido cargar los datos demo.


La carga de datos demos está disponible en el menú superior bajo "Utilidades" -> "Carga datos Demo". Este menú carga datos en la base de datos principal y en la base de datos del ERP, para poder probar la aplicación.

 

  • Los datos demos sólo sirven para ver la funcionalidad de la conciliación, al actualizar o bajar movimientos, el programa dará error, por que en la base de datos de demos no tenemos acceso al ABH (Ahora Business Hub, por lo tanto no funcionará. Además las cuentas bancarias son inventadas.




7. AYUDA INCORPORADA


Si nos dirigimos al panel de inicio, encontraremos la ayuda incorporada del programa, que nos permite consultar diferentes aspectos de su funcionalidad, así como el enlace de acceso a su manual para obtener información detallada sobre su uso.





8. CONCILIACIÓN


La conciliación bancaria es un proceso fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa. Su propósito primordial es comprobar los registros financieros internos con los registros de la entidad bancaria, garantizando su concordancia.


Para llevar a cabo este proceso, todas las operaciones pertinentes se encuentran concentradas en el menú 'Conciliación' -> 'Conciliación'.



Desde aquí podremos realizar lo siguiente:

  • Generar asientos automáticos, para aquellos movimientos que cumplan las reglas definidas en la cuenta bancaria.
  • Conciliación automática tanto para efectos como para asientos.
  • Conciliación manual de efectos y de asientos.



Para realizar las conciliaciones, introduciremos la empresa y la cuenta bancaria que queremos conciliar. Podemos, además, indicar importe mínimo y máximo de búsqueda y fechas desde y hasta para realizar filtrados más acotados.


Una vez tenemos informados estos datos, pulsamos sobre el botón del buscador. Esto realizará la búsqueda de los movimientos bancarios, asientos y efectos que cumplen los criterios.


Desde esta pantalla, podemos añadir reglas a la cuenta que tenemos filtrada pulsando “+Reglas”, así como consultar las reglas que tenemos definidas para dicha cuenta o aplicar las nuevas reglas que hayamos creado desde aquí, desplegando el botón de “+Reglas”.




INFORMACIÓN DE SALDOS


Al aplicar los filtros, aparecerán dos secciones de los saldos totales, por una parte en la izquierda, de los movimientos bancarios y en la parte derecha de los asientos. 




En la parte central de la pantalla hay una zona en la que podemos ver los saldos, con la siguiente información:

  • Mov. Debe: Suma de movimientos debe del filtro superior.
  • Mov. Haber: Suma de movimientos haber del filtro superior.
  • Saldo Mov.: Información del úlimo saldo acumulado de los movimientos del filtro superior.


  • Asiento Debe: Suma del Debe de los asientos que cumplen el filtro de la conciliación.
  • Asiento Haber: Suma del Haber de los asientos que cumplen el filtro de la conciliación.
  • Saldo Ejercicio: Saldo desde principio del ejercicio a la fecha Hasta que hemos puesto en el filtro de la conciliación o hasta hoy, si no hemos informado de las fechas en la búsqueda de la conciliación.





GENERAR ASIENTOS


Si uno o más movimientos bancarios cumplen la regla establecida en la cuenta, nos saldrán en color verde y, se podrán generar asientos según la configuración de la regla.


Pulsando el botón “Generar Asientos”, nos saldrá todas las propuestas de movimientos que son susceptibles de generar asientos. Podemos desmarcar aquellos asientos que no queramos generar.





Una vez hemos revisado todas las propuestas de asientos, si pulsamos el botón “Generar Asientos Conciliar”, se generarán todos los asientos que queden marcados en esta pantalla. Se quedarán conciliados con el movimiento del banco y aparecerán punteados en nuestro extracto contable del ERP.





CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA


Si pulsamos sobre la conciliación automática, intentará conciliar, tanto efectos como asientos contra los movimientos del banco. También se permite conciliar sólo asientos 'Asientos' o sólo efectos 'Efectos', si pulsamos sobre uno de los desplegables de este botón.





Dependiendo de lo que hayamos pulsado, nos hará la propuesta de conciliación de asientos, de efectos o de ambos.





Podemos eliminar toda, o alguna de las propuestas que nos ha realizado. Si estamos conformes con la propuesta, pulsamos “Confirmar conciliación” en la parte de asientos, nos punteará el asiento en contabilidad y dejará conciliado el movimiento bancario con el asiento. 


En la parte de Efectos preconciliados, nos pagará o cobrará el efecto, dejando punteado el apunte del banco generado y dejará el movimiento conciliado con el efecto y el asiento generado al cobrar o pagar.





CONCILIACIÓN MANUAL


La conciliación manual permite conciliar uno o más movimientos con un asiento o con un efecto o uno o mas asientos o efectos con un movimiento.



La regla es de 1 movimiento a N asientos/efectos, o de N movimientos a 1 asiento/efecto.


En este proceso, será el usuario, el encargado de seleccionar los movimientos bancarios que quiere conciliar con los asientos y/o efectos.


Al marcar movimientos y asientos o efectos nos aparecerá un botón “Conciliación manual”. El programa siempre comprobará que las fechas y los importes estén dentro de los rangos establecidos en la parametrización. Si todo es correcto realizará la conciliación de lo seleccionado.  





9. HISTORICO DE CONCILIACIONES


Tenemos una pantalla general para el histórico de todas las conciliaciones realizadas, menú “Conciliación”-> ”Historial”,  donde aparecerán todas las conciliaciones realizadas.




HISTÓRICO CONCILIACIONES ASIENTOS



El botón rojo que aparece a la izquierda es para deshacer la conciliación.


En la pestaña de asientos no podemos deshacer los asientos que se han generado desde una conciliación de efectos, deberemos ir a la pestaña de efectos para deshacerlos




HISTÓRICO CONCILIACIONES EFECTOS





10. HISTÓRICO DE CONCILIACIONES DE USUARIO


Por día, cuenta y usuario se nos generará un fichero de conciliaciones a los que podemos acceder desde “Conciliación” -> ”Conciliaciones Usuarios”.




Si entramos dentro de una de ellas podremos ver una información similar a la pantalla de históricos, pero sólo para la conciliación seleccionada.




Con la diferencia que desde aquí podemos deshacer todas las conciliaciones que aparecen pulsando el botón





11. CONSULTA DE SALDOS


Existe una utilidad que nos permite ver la comparativa entre los saldos de los movimientos bancarios y los saldos de la contabilidad que hacen uso de la cuenta del banco.


Podemos acceder a ella desde “Utilidades“  -> “Consulta de saldos“




Seleccionando la empresa y la fecha hasta la que queremos consultar el saldo, se muestra por domiciliación:


- el último saldo acumulado de la cuenta en la fecha seleccionada, 

- el saldo  acumulado contable en el ERP, 

- la diferencia entre ambos y, 

- en observaciones, se muestran el número de movimientos bancarios pendientes de conciliar, si los tenemos.



12. NOVEDADES

versión 1.1.01 - RECUPERACIÓN DE MOVIMIENTOS BANCARIOS DE ASIENTOS ELIMINADOS EN AHORA 5

El objetivo de la nueva funcionalidad es poder deshacer la conciliación de movimientos bancarios de forma automática cuando se han eliminado asientos en el Diario de AHORA 5.


Cuando se eliminan asientos en AHORA 5 que ya hayan sido conciliados con movimientos bancarios, se deberá proceder a deshacer la conciliación correspondiente en el módulo de conciliación bancaria. Con el fin de simplificar este proceso, se ha implementado una funcionalidad que automatiza esta tarea. 


Ahora, la propia conciliación bancaria detectará que se han eliminado los asientos conciliados y deshará la conciliación asociada, liberando así el movimiento bancario para su posterior conciliación. 


Esta opción se encuentra disponible dentro del menú de la conciliación bancaria para facilitar su acceso y ejecución, tal como se muestra en la imagen:




Al activar la opción 'Deshacer conciliaciones de asientos eliminados', al realizar una búsqueda, el sistema primero deshará las conciliaciones de los asientos eliminados que cumplan con los criterios del filtro especificado. Posteriormente, estos movimientos bancarios desconciliados estarán disponibles nuevamente para su conciliación.


El historial de estos movimientos recuperados se encuentra disponible en la sección de 'Utilidades', bajo la opción 'Movimientos recuperados'. Desde esta sección, los usuarios pueden consultar los movimientos recuperados organizados por empresa, empleado responsable de la recuperación y cuenta asociada.



Podemos observar que los movimientos recuperados se presentan en dos colores distintos: verde y negro. Los movimientos en color negro indican que ya han sido conciliados nuevamente, mientras que aquellos en color verde permanecen pendientes de conciliación.


Consideraciones de la funcionalidad

Se debe tener en cuenta que cuando deshagamos un cobro o un pago en cartera, si no tenemos los parámetros BORRAR_APUNTE_DESHACER_COBRO y BORRAR_APUNTE_DESHACER_PAGO activados (el valor de los parámetros a OFF), no se eliminará el asiento de cobro o pago correspondiente, ya que AHORA 5 hace un contrapunte. 


Por tanto no se deshará la conciliación automáticamente, el movimiento correspondiente tendremos que hacerlo a mano desde el histórico de conciliación.


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