Uso

La gestión documental trabaja de igual forma que la gestión anterior a excepción que cada vez que editemos un documento existente, este se descargará a la carpeta establecida para los usuarios. 

Una vez terminado de editar el documento deberemos de subirlo al servidor. Para ello accederemos al nodo de documentos descargados y desde aquí seleccionaremos el documento y mediante el menú contextual elegiremos la siguiente opción:

La opción Guardar en servidor funciona de la siguiente forma:

• Si el documento es nuevo y no está en el servidor todavía, se subirá con la versión del fichero.
• Si el documento se ha descargado y la versión actual está abierta, preguntará si se quiere modificar la versión actual o generar una nueva y tendrá un check de cerrar versión para que la versión en la que se está guardando el documento se cierre. En caso de que la versión se haya cerrado se generará una revisión nueva.

A través del menú contextual sobre el documento descargado también tenemos la opción de poder eliminar el fichero descargado, esta opción no elimina el fichero en el servidor solamente la copia descargada.  Para eliminarlo físicamente deberemos de eliminar el documento que está asociado al objeto original. 

Si queremos que los ficheros se descarguen sólo para su edición o visualización pero sin que tengamos que volverlos a subir al servidor sino, deberemos de acudir a la tabla de documentos tipos y marcar que no queremos descargarlos 

Esta misma opción también la tenemos disponible por cada clasificación de documentos. Al marcar la opción lo que conseguimos es que la copia del documento que se descarga físicamente en el ordenador local no tengamos que volverla a subir. Este tipo de configuración suele aplicarse a ficheros con extensión PDF que no van a ser editados. 

Si otro usuario intenta editar un documento que previamente ha sido descargado por otro usuario le aparecerá el mensaje indicativo:

Aun así podremos descargarlo y visualizarlo, pero lo haremos en modo Desconectado quedando el registro indicado de esa forma. 

Para terminar, en el formulario del objeto documento, podemos observar el nuevo campo “En edición por”. Donde también podemos visualizar qué persona tiene descargado el documento.