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Pasos básicos para comprobar motivo del descuadre
Las herramientas que vamos a utilizar se encuentran dentro del nodo del Menú de “Definición de Balances”. En la parte superior del asistente, en la opción de “Utilidades” se encuentran las herramientas de comprobación del balance. Para comenzar, seleccionaremos el balance que vamos a revisar y elegiremos la opción de utilidades que nos interesan.
Utilidades para comprobar un balance
1.- Enviar a Excel
Esta opción permite exportar a formato Excel la definición del balance que hemos seleccionado. Este archivo exportará el tipo de línea, así como su descripción, fórmula y la clave de la línea.
Exportar a formato Excel la definición del balance
2.- Comprobar cuentas/subcuentas
La segunda herramienta con la que contamos es la ‘comprobación de cuentas/subcuentas. Ésta permite comprobar las cuentas y subcuentas de la definición del balance. En la parte superior derecha marcaremos en que grupos de cuentas queremos hacer la comprobación. Por ejemplo, si estamos revisando la cuenta de pérdidas y ganancias, seleccionaremos el grupo 6 y el grupo 7.
Comprobación cuentas / subcuentas
Al pulsar sobre la opción “Comprobar”, nos mostrará que subcuentas hay definidas, aquellas que faltan en la definición del balance y las subcuentas repetidas en el balance de comprobación del ejercicio que hemos seleccionado.
También nos permite ver cuentas que contengan asientos en el ejercicio en cuestión. Se muestra marcando el check de sólo cuentas en movimiento y pulsando el botón de Comprobar. El proceso revisa si las cuentas que faltan son aquellas que tienen movimientos en el ejercicio establecido.
3.- Comprobar cuentas de nivel superior
La siguiente es la comprobación de cuentas de nivel superior. Esta herramienta hace una comprobación para saber si están correctamente creadas todas las cuentas a los distintos niveles definidos. Seleccionamos el ejercicio contable sobre el que estamos haciendo las comprobaciones o en otros que tenemos creados. Pulsando sobre el botón de comprobar cuentas, se mostrarán todas aquellas de nivel superior que faltan por crear. Si obtenemos resultados en la comprobación, deberemos crear las cuentas. Si faltan cuentas, puede provocar el descuadre de un balance y los visualizamos a nivel de cuentas, dado que tenemos saldos en sus cuentas de nivel inferior. En caso de que no estén creadas las de nivel superior, el saldo resultante no aparecerá en el balance.
También se puede acceder a la misma opción desde el formulario de "Gestión de asientos"- Menú de opciones superior de la pantalla “Ver” - “Comprobar cuentas de nivel superior”:
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“Comprobar cuentas de nivel superior”
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“Nueva Cuenta”
4.- Comprobación de asientos descuadrados
Por último, tenemos la opción de comprobación de asientos descuadrados. Seleccionaremos el ejercicio y se revisará, si existen o no, asientos descuadrados en él. A la hora de configurar nuestro programa, podemos indicar si admitimos asientos descuadrados o no, ya que en caso negativo, la aplicación no permitirá guardar asientos descuadrados e intentará cuadrarlos.
Comprobación de asientos descuadrados
También podemos acceder a la comprobación de asientos descuadrados desde el formulario de "Gestión de Asientos" - "Ver":
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En la configuración del programa suele indicarse que “no se puede guardar asientos descuadrados”, pero dependiendo de cada casuística podemos encontrarnos con asientos descuadrados. Para cuadrarlos utilizaremos la funcionalidad de “Comprobación de asientos descuadrados”. También nos podemos encontrar con asientos descuadrados cuando se migran los datos de otro programa (en donde si se trabajaba con asientos descuadrados). En este caso podemos heredar asientos descuadrados.
Comparador balances estándar
Se añade nueva funcionalidad para poder comparar la definición asignada como definición estándar de los balances que existen en la programa con las definiciones estándar que salen de Fábrica.
NOTA: Recordad que en anteriores versiones estaba permitido modificar las definiciones estándar de los balances, y por este motivo no se actualizan las definición directamente, es un paso que se debe realizar por el usuario.
La nueva funcionalidad no sólo compara las definiciones de los balances sino que tiene la opción de reparar las definiciones estándar
La utilidad se encuentra en el formulario de "Gestión de asientos"- Menú de opciones superior de la pantalla “Balances” - "Balances definidos" - “Comprobar balances estándar”:
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Si se encuentran diferencias, saldrá el siguiente aviso, para realizar los cambios o no:
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En caso de no encontrar diferencias el mensaje será el siguiente:
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Código: #17525
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