Las solicitudes de compra sirven para que los usuarios puedan realizar peticiones de material y llevar un control previo a la realización de una compra, puede requerirse o no su aprobación por parte de otro usuario preconfigurando de forma personalizada, que se genere en estado bloqueada y aplicando los permisos necesarios.
Previamente a la creación de la solicitud, debemos comprobar que cumplimos unos requisitos previos como:
- Haber dado de alta el Proveedor / Acreedor.
- Disponer de artículos.
- Conocer el precio del artículo o trabajar con listas de precios de proveedor.
Para crear una solicitud de compra nueva, filtraremos la colección desde el buscador y veremos el listado si es que tenemos ya creadas solicitudes.
En la parte izquierda desde el árbol, nos posicionaremos sobre la colección y utilizaremos el menú contextual mediante un click con el botón derecho del ratón, seleccionaremos nuevo.
NOTA: En caso de no tener accesible las solicitudes de compra, contacte con su administrador del ERP.
El formulario de solicitud de compra presenta el siguiente aspecto.
- Cabecera que contiene los campos a cumplimentar, que podrán ser modificados en todo momento. Así como el menú de Solicitud de compra que se activará una vez esté guardada la solicitud. En dicho menú tenemos las siguientes opciones: Validar Solicitud, Copiar Versión, Generar Pedido, Generar Oferta y Añadir a Pedido Proveedor.
- Grid detalle de artículos. Aquí añadiremos tantos artículos como queramos solicitar.
- Grid Detalle de la oferta y Stock. En esta parte podremos observar los detalles de la solicitud. Se desarrollan más adelante.
- Botonera de pie de formulario (en todos los formularios de la aplicación dispondremos de estas botoneras). Una vez guardada la solicitud se habilitarán más botones, así como si creamos una oferta a partir de la solicitud. En la barra de estado se informará del estado de la solicitud: Generada, Validada, rechazada o Finalizada.
Cuando nos encontremos con un campo subrayado como un enlace, si pulsamos activaremos el asistente donde podremos filtrar, en la captura a continuación se muestra el asistente del Depto. que realiza la solicitud.
- Una vez se ha cumplimentado el formulario, se activará el menú de la solicitud con las siguientes opciones, si validamos la solicitud, cambiaremos el estado de GENERADA a VALIDADA y activaremos la funcionalidad de poder generar un pedido directamente sin tener que realizar la oferta.
Menú - Validar Solicitud
La solicitud deberá estar validada para poder generar un pedido a partir de una solicitud de compra o para añadir las líneas a un pedido de proveedor.
Al validar una solicitud, su estado pasará de Generada a Validada, lo que se podrá observar en la barra de estado del formulario.
Esta opción de menú sólo aparecerá si la solicitud ha sido previamente validada y sustituirá a la entrada ‘Validar Solicitud’.
Al desvalidar una solicitud, su estado pasará de Validada a Generada de nuevo, lo que se podrá observar en la barra de estado del formulario.
Con esta opción se incrementa en 1 la revisión de la solicitud de compra.
Esta opción sólo estará habilitada una vez que se haya validado la solicitud. Obtendremos un pedido realizado al proveedor indicado en la columna correspondiente de la grid de artículos. La cantidad será la especificada en la columna Cantidad, por lo que es importante que el usuario que valide la petición revise este campo.
Una vez validada la petición, no se podrá cambiar la cantidad de las líneas, a no ser que se desvalide.
Se puede ver el pedido generado utilizando el menú contextual de la línea, ya que una única solicitud puede generar distintos pedidos para diferentes proveedores.
Esta opción sólo estará habilitada una vez que se haya validado la solicitud.
Desde aquí podremos añadir la/s línea/s seleccionada/s a un pedido realizado previamente al proveedor indicado en la columna correspondiente de la grid de artículos, con la cantidad especificada en la columna Cantidad, por lo que el usuario que valide la petición debe revisar este campo. Es importante recordar que, una vez validada la petición no se podrá cambiar la cantidad de las líneas, a no ser que se desvalide.
Al seleccionar esta opción, obtendremos un listado con todos los pedidos de dicho proveedor. Tras seleccionar el pedido y pulsar en el botón ‘Aceptar’, se añadirán al pedido indicado tantas líneas como se hubiesen marcado previamente.
Si trabajamos con proyectos, y la solicitud está relacionada con un proyecto, el pedido debe estar relacionado con el mismo proyecto. En caso contrario, no saldrá en el formulario de selección de pedido de Proveedor.
Esta opción estará habilitada en todo momento. Obtendremos una oferta realizada al proveedor indicado en la columna correspondiente de la grid de artículos.
Para utilizar todos los documentos de compra, y continuar con el proceso de compra, generaremos una oferta a través de esta solicitud, para ello utilizaremos el menú de la parte superior del formulario y escogeremos la opción Generar Oferta.
Esta funcionalidad de generar la oferta desde la solicitud de compra, nos va permitir generar la misma oferta para distintos proveedores sin tener que crearla de forma individual.
Se indicará la cantidad especificada en la columna Cantidad, por lo que el usuario que genere la oferta debe revisar este campo.
De forma automática, el sistema cumplimentará el detalle de la oferta en la grid de la parte inferior.
Para visualizar la oferta generada tan solo tendremos que realizar un doble click sobre el registro de IdOferta y se nos abrirá la oferta generada en una nueva ventana. Según vemos en la imagen a continuación, en la cabecera de la ventana aparece el título “Oferta generada desde solicitud de compra”, así como la revisión (versión) de la oferta.
También se puede consultar la oferta, al igual que el pedido, desde el menú contextual de la línea.
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