TABLA DE CONTENIDOS

• Introducción 
• 1. ¿Qué cambia?
• 2. Creación de una subsanación 
• 3. Datos que pueden corregirse antes de confirmar 
• 4. Confirmación de la subsanación
• 5. Cálculo y encadenamiento de la huella
• 6. Comprobaciones realizadas al confirmar
• 7. Bloqueos y controles de integridad
  • Subsanación pendiente de confirmar
  • Modificación después de confirmar
  • Nueva subsanación existiendo otra pendiente
• 8. Las anulaciones no cambian
• 9. Cambio en los mensajes al usuario
• 10. Ejemplo

Introducción 

A partir v. 5.0.0.146 se modifica el funcionamiento de las subsanaciones de registros de facturación en empresas acogidas a VeriFactu.

Hasta ahora, al crear una subsanación se generaba inmediatamente la huella del nuevo registro. Para más info sobre la operativa anterior: ERP - Facturas Certificadas y VeriFactu - 2. Subsanar una factura

Esto podía impedir posteriormente la corrección de determinados datos, ya que algunos de ellos forman parte de la información utilizada para calcular la huella.

Con el nuevo funcionamiento, la subsanación se crea inicialmente como un registro pendiente de confirmar y sin huella. La huella, la fecha y hora definitiva del registro y su número de registro se calculan cuando el usuario confirma los datos mediante la opción Marcar para enviar.

En modalidad VeriFactu, una vez confirmada la subsanación, el programa prepara automáticamente su envío, por lo que ya no es necesario realizar posteriormente un envío manual de la subsanación.

Dejamos una infografía para mostrar la operativa en la subsanación tras los cambios:

1. ¿Qué cambia?

El proceso de subsanación pasa a realizarse en dos fases:

El objetivo es que la huella se calcule sobre los datos definitivos de la subsanación, y no sobre los datos existentes en el momento inicial de crearla.

2. Creación de una subsanación 

La subsanación se continúa generando desde el Registro de facturación, mediante la opción:

Registro → Subsanar

Al crearla, el nuevo registro queda:

Pendiente de confirmar → IdEstado = 0

En este momento:

• todavía no se ha calculado su huella;
• no dispone de un número de registro definitivo;
• todavía no forma parte de la cadena definitiva de registros;
• el usuario puede revisar y modificar los datos admitidos en el proceso de subsanación.

El número de registro utilizado mientras la subsanación está pendiente es provisional, es decir, asume el número de registro negativo. Al confirmarla se recalcula y se asigna el siguiente número definitivo que corresponda.

3. Datos que pueden corregirse antes de confirmar 

Mientras la subsanación permanezca pendiente de confirmar y no tenga huella, pueden corregirse aquellos datos admitidos en este proceso.

Entre los casos contemplados se encuentran:

• Datos identificativos del destinatario, como NIF/NIE/pasaporte, razón social, domicilio fiscal o país de residencia.
• Tipo de factura, por ejemplo una corrección de F1 - Factura completa a F2 - Factura simplificada, o determinadas subclaves.
• Calificación de la operación y claves de régimen de IVA.
• Información relativa a exenciones o no sujeción.
• Bases imponibles, tipos de IVA y cuotas cuando proceda corregir un error de cálculo o mecanográfico mediante una subsanación.
• Descripción general de la operación o desglose de artículos.
• Determinadas marcas o indicadores que formen parte del registro de facturación.

Esto permite que la huella definitiva se calcule utilizando ya los datos corregidos.

Importante: que técnicamente un dato pueda modificarse dentro del registro de subsanación no determina por sí mismo que la subsanación sea el procedimiento fiscal adecuado para cualquier corrección. El usuario deberá aplicar el procedimiento que corresponda según la naturaleza de la modificación.

4. Confirmación de la subsanación

Una vez revisada la información, se debe seleccionar:

Marcar para enviar

Este paso supone la confirmación definitiva de los datos de la subsanación.

Durante la confirmación AHORA ERP realiza nuevamente las comprobaciones necesarias y, si son correctas:

1. Establece la fecha y hora definitiva del registro.
2. Obtiene el último registro válido que debe actuar como registro anterior.
3. Asigna el número de registro definitivo.
4. Calcula la huella con los datos corregidos.
5. Incorpora el registro a la cadena de facturación.
6. Prepara automáticamente el envío de la subsanación a VeriFactu.

Por tanto, el flujo pasa a ser:

Subsanar → revisar/modificar → Marcar para enviar → calcular huella → envío automático

5. Cálculo y encadenamiento de la huella

También se modifica el criterio utilizado para obtener el registro anterior de la cadena.

Cuando se calcula una nueva huella, el programa únicamente debe considerar registros que ya dispongan de huella.

Esto es especialmente importante cuando existe una subsanación todavía pendiente de confirmar: dicho registro no puede utilizarse como registro anterior de otra factura, porque todavía no forma parte de la cadena definitiva.

La determinación del último registro se realiza atendiendo a la fecha y hora de registro y al número de registro, y no simplemente al identificador interno del documento.

De este modo:

• una subsanación pendiente de confirmar no altera el encadenamiento;
• las facturas emitidas posteriormente continúan encadenándose contra el último registro confirmado con huella;
• cuando finalmente se confirme la subsanación, se obtendrá en ese momento el registro anterior que corresponda.

En el caso del primer registro de la empresa, la inexistencia de un registro anterior se gestiona sin producir error.

6. Comprobaciones realizadas al confirmar

Antes de generar la huella definitiva, AHORA ERP comprueba que los datos del registro sean coherentes con la información existente en el ERP.

Entre las comprobaciones realizadas se encuentran los datos de:

• cabecera de factura;
• líneas;
• información fiscal;
• datos de facturas rectificativas, cuando proceda;
• datos esenciales utilizados en la generación del registro de facturación y de su huella.

Si las validaciones son correctas, se genera la nueva huella utilizando los datos definitivos.

Por ejemplo, si una subsanación se creó como F1 y antes de confirmarla se modifica a F2, la huella se calculará utilizando F2, no el valor que tenía el registro inicialmente.

Lo mismo ocurre si durante la subsanación se corrige un dato identificativo permitido, como el NIF del destinatario.

7. Bloqueos y controles de integridad

Con el nuevo funcionamiento se incorporan controles adicionales para evitar inconsistencias en la cadena de registros.

Subsanación pendiente de confirmar

Una subsanación sin confirmar:

1. no dispone de huella;
2. no debe enviarse;
3. no puede tratarse como un registro definitivo de la cadena.

Si se intenta enviar un registro de subsanación que todavía no dispone de huella, el programa bloquea la operación.

Modificación después de confirmar

Una vez confirmada la subsanación y calculada su huella, no se permite modificar datos esenciales que puedan provocar que la información almacenada deje de coincidir con la huella generada.

Por tanto:

• Antes de confirmar → determinados datos pueden modificarse.
• Después de confirmar → los datos que afectan a la huella quedan protegidos.

Nueva subsanación existiendo otra pendiente

También se controla la existencia de una subsanación pendiente para la misma factura, evitando generar una nueva subsanación mientras exista otra todavía pendiente de confirmar.

La subsanación anterior deberá confirmarse antes de continuar con una nueva.

8. Las anulaciones no cambian

Este cambio afecta específicamente al proceso de subsanación.

Las anulaciones continúan generándose como registros definitivos, por lo que mantienen su funcionamiento habitual:

1. se calcula su huella;
2. reciben número de registro definitivo;
3. quedan confirmadas.

No deben confundirse, por tanto, los estados provisionales incorporados para las subsanaciones con el funcionamiento de una anulación.

9. Cambio en los mensajes al usuario

También se simplifican los mensajes mostrados durante el proceso.

Anteriormente se podía indicar al usuario que, después de crear y confirmar una subsanación, debía acceder posteriormente a una opción específica de Enviar subsanación.

Con el nuevo funcionamiento este segundo paso deja de ser necesario en VeriFactu.

Al utilizar Subsanar, el usuario debe:

1. revisar o modificar los datos;
2. seleccionar Marcar para enviar.

Una vez confirmada, AHORA ERP realiza automáticamente el proceso necesario para su envío.

10. Ejemplo

Una factura fue registrada originalmente como:

F1 - Factura completa- esto es, en la ficha del cliente no se ha marcado el check 'Cliente contado'

Posteriormente se comprueba que debería haberse registrado como:

F2 - Factura simplificada

El proceso sería:

1. Marcar check 'Cliente contado' en la ficha del cliente
2. Acceder al Registro de facturación.
3. Seleccionar desde Registro -> Subsanar.
4. La subsanación se crea pendiente de confirmar y sin huella.
5. Cambiar el tipo de factura de F1 a F2, quitar la identificación del destinatario como la Razón social y NIF, además se deberá informar que se trata de factura sin destinatario art. 6.1
6. Revisar el resto de información.
7. Seleccionar Marcar para enviar.
8. AHORA ERP calcula el número definitivo, fecha/hora, encadenamiento y huella utilizando el tipo F2.
9. Se genera automáticamente el proceso de envío a VeriFactu.

Enlaces de interés: 

• ERP - Facturas Certificadas y VeriFactu
• FAQ Verifactu - casos de uso