INTERFAZ WEB DE ENTRADAS Y SALIDAS. 

Control de presencia de AHORA ERP

Capacidades

Fichador de entradas y salidas:

Interfaz web vinculada a una base de datos de AHORA ERP. El diseño y operativa es muy simple, pensado para cualquier tipo de usuario.

Registro de entradas y de salidas de los empleados dejando constancia en la base de datos de la organización con fines de seguimiento, control o auditoría.

Identificación mediante código de empleado, NIF, nº de tarjeta, con la posibilidad de integrar con dispositivos biométricos.

Control de presencia de AHORA ERP:

Control del cómputo de horas trabajadas de cada empleado (normales, extras).

Explotación de datos por medio de informes.

Definición de jornadas, ausencias y paros.

Registro de peticiones de ausencia/vacaciones con información departamental.

Calendario del empleado, con detalle de solicitudes de ausencia o vacaciones.

Requisitos

1. Una base de datos de AHORA ERP, en la que cada empleado que vaya a fichar tenga su ficha de empleado generada. La base de datos tendrá definidas jornadas y asignadas a los empleados que vayan a fichar. Ver Sección de Asignación de las Jornadas más adelante.

2. Una máquina con el IIS (Internet Information Services) instalado y operativo. Esta máquina actuará como servidor de la aplicación web.

3. Un equipo con pantalla y teclado, o con pantalla táctil en el que pueda funcionar solventemente un navegador Web (Edge, Chrome, Firefox)

Instalación de la utilidad

Los ficheros para instalación de la herramienta están disponibles junto con la descarga de la versión correspondiente de Ahora ERP a través de sc.ahora.es para todos los Socios Certificados. Deberemos localizar en la descarga la carpeta llamada “Control Presencia”.

En primer lugar copiaremos esta carpeta al equipo que actuará como servidor web. Dentro de la carpeta va un MSI y un EXE. Ejecutaremos el EXE para iniciar la instalación.

Fig. 1 Pulsar Siguiente

Fig. 2 Completar los datos de conexión a la base de datos.

Como podemos ver en la imagen anterior, hay que indicar los datos de conexión a la base de datos de AHORA ERP, con un usuario (login) que sí que acceda al ERP. No se debe indicar el usuario SA.

Si queremos que en la web aparezca un teclado para poder usarlo mediante pantalla táctil, activaremos esta opción que se presenta a continuación.

Fig. 3 Activar por defecto teclado en pantalla.

Fig. 4 Directorio virtual.

Indicaremos el nombre que le queremos dar al directorio virtual y que formará parte de la dirección desde la que accederemos a la aplicación web. Por ejemplo, en el ejemplo anterior podría ser http://localhost/ControlPresencia.

IMPORTANTE: La versión de .Net del grupo de aplicaciones donde englobemos esta aplicación web deberá ser .Net 4.5 (indistinto si es canalización clásica o integrada). Si no lo tenemos claro, se puede modificar después desde la herramienta Administrador de Internet Information Services (IIS).

Una vez validado el directorio virtual, pulsaremos SIGUIENTE en la pantalla que nos aparece para iniciar la instalación.

Fig. 5 Pulsar Siguiente para iniciar la instalación.

Fig. 6 Pulsamos Cerrar pues se ha instalado correctamente.

Una vez finalizada la instalación, pulsaremos CERRAR siguiendo las instrucciones en pantalla.

Asignación de las jornadas a empleados

Para que los empleados puedan fichar entradas y salidas, se debe haber realizado la asignación de las jornadas a cada empleado mediante la herramienta de Administración del Control de Presencia de AHORA ERP.

La jornada por defecto que viene definida en AHORA ERP comprende de Lunes a Viernes y admite fichajes en cualquier horario desde las 00:00 hasta las 23:59.

Para llevar a cabo la asignación accederemos a la herramienta (1), dentro del menú ARBOL desmarcaremos la opción VER SOLAMENTE EMPLEADOS CON JORNADAS para que nos aparezcan todos los empleados (2), y haremos doble clic con el botón izquierdo del ratón en empleados para desplegar y visualizar la relación de empleados (3). En este mismo punto podremos hacer clic derecho del ratón y escoger MARCAR TODOS.

Fig. 7 Acceso a la herramienta y visualización de empleados.

A continuación nos posicionaremos en la pestaña JORNADAS, escogeremos la “Jornada defecto”, confirmaremos o estableceremos la vigencia de la jornada (fecha inicio y fecha fin) y pulsaremos AÑADIR.

Fig. 8 Asignación de Jornadas a Empleados.

Tras este último paso, ya tendremos a los empleados vinculados a una jornada y por tanto ya podrán fichar entradas y salidas siempre que el día en el que fichan esté comprendido dentro del período de las jornadas asignadas.

Fig. 9 Jornadas Asignadas a Empleados.

NOTA: En caso de que se produzcan nuevas incorporaciones a la empresa, se deberá dar de alta la correspondiente ficha de empleado y acudir a esta herramienta a realizarle la asignación de jornada correspondiente.

Utilización del fichador web

Después de llevar a cabo la instalación de esta utilidad, podremos acceder a la dirección donde quedó instalada a través de un navegador.

Nada más acceder se nos presenta la pantalla de espera activa, donde el usuario podrá llevar a cabo su identificación. Por defecto, está preparado para identificar al empleado a partir de su IdEmpleado. Es decir, el dato que se ha de indicar en la casilla EMPLEADO se corresponde con el identificador que su ficha de empleado tiene en AHORA ERP. Si se quiere identificar por otra vía al empleado, en la sección Revisión del WebConfig se pueden ver las posibles opciones existentes actualmente.

El manejo del entorno puede realizarse mediante pantalla táctil, ratón o teclado.

Fig. 10 Pantalla de espera activa o standby.

Como veremos en la imagen a continuación, cuando el usuario introduce el identificador y pulsa aceptar aparece su nombre y su foto en caso de haberla rellenado en la ficha del empleado de AHORA ERP. El botón ENTRAR permitirá validar el fichaje de entrada al usuario.

Fig. 11 Fichando Entrada.

Si el empleado no tiene ningún fichaje abierto, sólo le permitirá fichar entrada. Si el empleado ya fichó entrada en una ocasión anterior durante la jornada actual, entonces el sistema sólo permitirá realizar salidas.

Como vemos a continuación, si el empleado ya tenía un fichaje abierto en la jornada aparecerá la opción SALIR. Esta opción registra un fichaje de salida en el sistema que cierra el fichaje abierto previo.

Fig. 12 Fichando Salida.

El flujo de trabajo es siempre similar, de modo que se parte de la pantalla de espera activa o standby ya mostrada anteriormente para proceder a fichar entradas o salidas.

Revisión del WebConfig

Una vez finalizada la instalación de la herramienta web, podremos acceder a la ruta donde se ha instalado la aplicación Web (por ejemplo “C:\inetpub\wwwroot\ControlPresencia”) y revisar los parámetros existentes en el fichero “Web.Config” localizando las entradas contenidas dentro de <applicationSettings>.

Fig. 13 WebConfig.

Los parámetros que se pueden modificar/establecer en el WebConfig son los que se muestran en la siguiente tabla. En negrita están aquellos que son obligatorio que tengan algún valor establecido:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Fig. 14 Lista de Parámetros.

Activar Ausencias

Es posible activar la opción de fichar Ausencias de modo que el usuario pueda seleccionar uno de los tipos de ausencias definidos por medio de la pantalla de Administración del Control de Presencia de AHORA ERP.

Las ausencias permitirán al usuario informar de una salida del trabajo por un motivo concreto y autorizado durante su jornada de trabajo. Ver Definir Ausencias.

De este modo, en lugar de una Salida se registrará el inicio de una Ausencia. Cuando el usuario vuelva, finalizará la ausencia y continuará trabajando en la misma jornada que comenzó.

Para activar las ausencias, es necesario acudir a las tablas del ERP. Localizaremos la tabla EMPLEADOS_PRESENCIA_PANTALLAS y confirmaremos cuál es el IdPantalla correspondiente al fichaje de Entradas y Salidas.

Fig. 15 Pantallas.

Después acudiremos a la tabla EMPLEADOS_PRESENCIA_TECLAS_PANTALLAS y filtraremos por esa IDPANTALLA. En el ejemplo que se muestra IDPANTALLA = 5.

Fig. 16 Teclas Clave.

Podremos ver que la TeclaClave “vbKeyU” no está VISIBLE.

Si la ponemos a TRUE ya aparecerá en la pantalla para poder escoger Ausencias cuando vamos a fichar una salida.

Fig. 17 Opción Ausencias activada.

Si pulsamos la letra “U” del teclado, o pulsamos en el botón “A” de la pantalla nos permitirá escoger uno de los motivos de ausencia de entre los existentes en la aplicación.

Fig. 18 Selección de Ausencia.

El usuario podrá elegir un motivo de ausencia y pulsar en AUSENCIA o darle a INTRO y nos informará de que la ausencia se ha fichado correctamente.

Fig. 19 Confirmación inicio de Ausencia.

Cuando el usuario vuelva de la ausencia, el botón habrá cambiado y le permitirá confirmar el fin de la ausencia.

Fig. 20 Fin de Ausencia

Tras pulsar en FIN AUSENCIA, el sistema nos validará la entrada del usuario y nos mostrará el mensaje “FIN ENTRADA TRAS AUSENCIA CON ÉXITO”.

Fig. 21 Confirmación finalización de ausencia.

Definir Ausencias

Para definir las ausencias que podrán escoger los empleados a través del terminal de fichaje habrá que acudir a la utilidad Administrador del Control de Presencia de AHORA ERP y acceder al menú OPCIONES -> Mantenimiento Ausencias que está en la pestaña principal ADMINISTRACIÓN.

Fig. 22 Acceso al mantenimiento de ausencias.

En esta ventana podremos añadir tantos motivos de ausencia como se requieran. Anotaremos la descripción del motivo de ausencia que queremos que vea el usuario y dejaremos marcado el check ACTIVA. El resto de campos son para otros propósitos que no guardan relación directa con la interfaz web.

Fig. 23 Mantenimiento de ausencias.