ERP - Almacén - Gestión de inventarios con Excel ( importación y exportación)

El objetivo de este desarrollo, incluido desde la versión 4.4.2400, es facilitar la gestión de los inventarios físicos fuera del ERP y mejorar la forma en la que se vuelcan los datos del recuento al ERP. Cabe resaltar que será necesario tener instalado MSExcel.

Una de las formas más habituales de realizar el inventario físico, cuando no se dispone de medios de conteo electrónicos (es decir, si PDA) es distribuyendo la información a recontar entre varios operarios, utilizando para ello un fichero Excel que se reparte por zonas, áreas, familias, etc. de modo que cada operario realiza el recuento de su asignación con una plantilla impresa desde una parte del Excel original.

Una vez realizado el recuento, cada operario devuelve las hojas impresas y una persona realiza el paso de los recuentos sobre papel al Excel original, de forma rápida puesto que están alineados ambos documentos.

El objetivo de este desarrollo es por tanto:

• Generar un fichero Excel con los artículos a contar en el inventario
• Cargar el fichero Excel con los datos recontados en el inventario

Para este fin, se han incluido en el objeto inventario del ERP, estos dos nuevos menús dentro de “Opciones”:

El primer paso es trabajar con la pantalla estándar de inventario para realizar los filtros que necesitemos, de modo que en la rejilla tengamos solo los artículos que queremos recontar. Hecho este primer paso, desde el menú “Opciones” seleccionamos “Exportar inventario a Excel” y nos aparecerá una pantalla para seleccionar el directorio en el que queremos dejar el fichero generado y posteriormente pedirá el nombre del fichero (propone “Inventario” seguido del número de éste):

Al completar estos datos se lanza el proceso. Cuando se completa la exportación nos indicará la ruta del fichero y que todo el proceso ha sido correcto:

Si localizamos el fichero generado y lo abrimos, vemos su estructura, que está compuesta de 4 hojas diferentes:

Los artículos que hayamos seleccionado en el inventario se agrupan en cada una de esas cuatro hojas del fichero, que tienen su propio formato cada una:

• Artículos: todos los que no tengan ni lotes, ni series, ni propiedades (talla y color, por ejemplo).

• Lotes: solo los artículos con stock por lotes, mostrando en este caso el desglose por lotes existente para cada artículo.

• Propiedades: solo los artículos con propiedades (talla, color, etc.) mostrando para cada combinación de propiedades existentes el stock existente.

• Series: solo los artículos con stock por series, mostrando en este caso el desglose por series existente para cada artículo.

En todos los formatos vemos siempre una columna “Contado” que está vacía y que es la que deberemos usar para registrar el valor contado durante el inventario físico del almacén.

Con el Excel generado podemos partirlo, imprimirlo y pasarlo a los operarios que realizarán el inventario físico. Una vez estos han completado dicho inventario, se rellenará la columna “Contado” con los datos reales obtenidos durante el proceso.

Al completar el fichero Excel con la columna contado, debemos tener en cuenta algunas reglas que facilitan la entrada de datos:

• Si una línea tiene las mismas unidades contadas que en stock, podemos dejar “contado” en blanco y no se cambiará el valor. Esto ahorra tener que teclear todas las líneas que coinciden stock con contado y evita errores en ese proceso.

• Si una referencia tiene 0 unidades, habrá que reflejarlo para poner un cero. No se puede dejar en blanco porque entonces mantendrá el valor de stock.

• Si hemos encontrado una referencia que no figura en el Excel, habrá que crear una nueva línea en el Excel, en la hoja Excel que corresponda según el tipo de artículo. Para simplificar la entrada de una nueva línea tenemos:

1. Si no trabajamos por ubicaciones, podemos dejar en blanco las dos casillas de ubicación y en la carga se meterán a la ubicación por defecto (la 0).

1. En artículos por propiedades no es preciso indicar el lote, lo asignará en función del tipo de artículo.

Una vez tenemos el fichero Excel completo con los nuevos datos, procedemos a importar los resultados para crear nuestro inventario en el ERP. Pulsamos sobre la opción “Importar inventario exportado a Excel” y nos abre una pantalla para localizar el fichero a importar:

Una vez seleccionado el fichero, arranca el proceso de importación de los datos de este. Cuando termina el proceso, aparece un mensaje de resultado de la importación:

Si verificamos ahora el inventario en pantalla, ya tiene hechos los ajustes que hemos reflejado en el Excel y lo podemos regularizar para que se adopten los nuevos valores recontados.

Nota: es interesante mencionar que el fichero Excel utilizado en la importación es modificado (su nombre únicamente), para registrar los datos de la importación. Así, en este ejemplo el nombre del fichero era “Inventario_3.xlsx” y tras ser procesado queda como “20210613 121908_Inventario_3.xlsx”, donde el primer bloque de caracteres es la fecha con formato AAAAMMDD y el siguiente la hora con formato HHMMSS en la que se ha realizado la importación con base en el mencionado fichero.