¿Qué es la modalidad SEPA?

SEPA es el acrónimo de “Single Euro Payments Area”, (en español, Zona Única de Pagos en Euros). Es el nombre asignado al conjunto de especificaciones y normas que permiten la existencia de un área en el que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden efectuar y recibir pagos en euros en Europa. Estos pagos se realizarán con los mismos derechos, condiciones y obligaciones, independientemente de que la transacción se realice dentro o fuera de las fronteras nacionales.

El beneficio inmediato es que se unifican normativas. Gracias a esto, las transacciones transnacionales pasan a ser tan sencillas como las nacionales, y ambas pasan a tener los mismos requerimientos. Este hecho redunda en la facilidad de acceso a los mercados de los países a los que afecta esta normativa que, a 1 de Febrero de 2014, son los 28 estados miembros de la Unión Europea, junto con Islandia, Liechtenstein, Noruega, Mónaco, San Marino y Suiza.

Modalidades SEPA

Existen dos modalidades SEPA:

1. La modalidad BÁSICA o CORE. Es un instrumento que permite realizar cobros en euros a cualquier tipo de deudor: consumidor, empresa o autónomo.
2. La modalidad B2B. Es un instrumento que permite realizar cobros en euros entre no consumidores: empresas o autónomos.

Características de la modalidad CORE

Algunas de las características de la modalidad CORE son las siguientes:

1. Las operaciones son en euros
2. Acreedor y deudor pueden ser particulares y/o empresas
3. La disponibilidad es universal, es decir, todas las entidades que operan en adeudos directos admiten esta modalidad
4. Se requiere la firma de una autorización, el Mandato, que debe ser custodiada hasta que ya no pueda ser requerida
5. El plazo de devolución sin justificación es de 8 semanas
6. El plazo de devolución tiene un segundo periodo de devolución de 13 meses, en el caso de que los pagos no hayan sido autorizados

Características de la modalidad B2B

Algunas de las características de la modalidad B2B son las siguientes: 

1. Las operaciones son en euros
2. Acreedor y deudor pueden ser empresas o autónomos, excluyendo a los consumidores
3. Es válido para cualquier cuenta creada en los países en los que la normativa esté vigente
4. Se requiere la firma de una autorización, el Mandato, que debe ser custodiada hasta que ya no pueda ser requerida
5. El deudor debe autorizar cada uno de los cargos manualmente en un plazo de 48 horas. Si pasado ese plazo el deudor no lo ha autorizado, éste será rechazado
6. Dado que se requiere una autorización expresa por el deudor, éste renuncia al derecho a ser reembolsado
7. El adeudo se debe presentar 1 día hábil antes de la fecha de cobro

Puntos importantes acerca de la modalidad SEPA

Es muy importante distinguir entre remesas B2B y Básico/CORE, ya que las obligaciones de pago y la documentación necesaria es diferente.  En ambos casos es necesario disponer de un mandato u orden firmada por el Deudor.

Existen varios tipos de mandatos, y son requisito básico para poder emitir un recibo o remesa. Sin ellos, el banco no procesaría la remesa, especialmente en las remesas B2B.

Para poder gestionarlo de manera adecuada, el ERP controlará que sólo se puedan introducir efectos con mandato B2B en remesas B2B. En el resto de casos, la funcionalidad seguirá siendo la misma.

Como la generación de remesas en formato SEPA-XML tiene más requisitos que las remesas ya existentes, se incluirá una comprobación previa para ayudar a verificar los datos de una remesa.

Principales diferencias entre B2B y CORE

A continuación se explican las principales diferencias entre los dos cuadernos de cobros:

TRABAJAR CON SEPA

En la aplicación hay varios objetos que trabajan con la nomenclatura SEPA:

Desde clientes

Los clientes constituyen un objeto más de la aplicación y cuentan con una ficha propia para guardar toda la información relevante para los mismos.

La ficha de los clientes se estructura en varias pestañas donde se pueden ver sus datos generales como código, nombre, razón social, dirección, NIF, provincia, tipo de cliente, etcétera; sus datos económicos y sus datos comerciales.

Dentro de la ficha de datos económicos, tenemos la opción de Domiciliación. En esta ficha, se ha incluido una nueva pestaña de Mandatos. En esta pestaña encontramos un listado en forma de tabla, que estará vacío si el cliente no tiene todavía mandatos. Desde dicha tabla, podremos introducir, uno a uno, los mandatos para ese cliente en cuestión y para esa domiciliación en concreto.

Ejemplo paso a paso para crear un mandato nuevo

1. Abrir una domiciliación de un cliente
   Ventana de Domiciliaciones
2. Si no sabemos el IBAN podemos calcularlo automáticamente desde el menú IBAN

3. 

   Calcular el IBAN

4. Si se trata de una domiciliación nueva, tendremos que rellenar y guardar los datos referentes al banco. A continuación, haremos clic en “Mandatos”.
5. Si se trata de una domiciliación existente bastará con hacer clic en “Mandatos”
6. Obtendremos la siguiente información:

7. 

   Tabla de la pestaña “Mandatos”

8. La tabla, por defecto, estará vacía y tendrá los siguientes campos:
   
   
   • Número mandato: vendrá propuesto por el sistema, pero podrá modificarse por el sistema una vez creado el mandato.
   • Tipo mandato: Dos opciones: CORE (por defecto) o B2B.
   • Fecha firma: Fecha que indica cuando el cliente firmo el mandato.
   • Autorización: Única o Recurrente (por defecto)
   • Activo: Indica si el mandato está en vigor (sólo se puede tener activo un único mandato en cada domiciliación).
9. Una vez hemos rellenado todos los campos, haremos clic en el botón “Guardar” y obtendremos un nuevo mandato para el cliente seleccionado en la base de datos.
10. Si queremos activar un mandato que no esté activo, bastará con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el mandato a activar y seleccionar la opción “Activar”

11. 

    Activar un Mandato que no esté activo

12. Los métodos de Eliminar, Buscar y Filtrar son similares al resto de la aplicación

Desde Cartera de cobros

Dentro de la opción Cartera de Cobros, que encontramos en Menú → Gestión → Cartera → Cartera de cobros, podemos acceder a las Remesas desde el menú Remesas → Gestión de remesa.

Desde esta ventana, podemos gestionar tanto los cobros como la deuda de nuestros clientes.

Ejemplo paso a paso para crear un mandato nuevo

1. Abrir la cartera de cobros de la empresa
2. Realizar el filtro deseado, por ejemplo, Tipo: Recibo; Estado: Recibido/Aceptado
   
   

3. 

   Escoger el filtro deseado en la cartera de cobros 

4. Obtendremos un listado de las facturas de clientes o efectos pendientes de cobro, por el que podemos navegar y ver información acerca de esos registros
5. Para poder continuar, hay que hacer clic en el menú Remesas → Gestión de remesas
6. Desde el formulario de remesas podemos agrupar varios efectos para enviarlos al banco a través de un cuaderno bancario o cuaderno SEPA, y posteriormente realizar el cobro.
7. Al hacer clic en el botón “Nuevo” obtenemos la pestaña de “Datos Remesa” en blanco: aquí, se ha añadido el desplegable “Tipo de Mandato”

8. 

   En la pestaña “Datos remesa” podemos encontrar el desplegable “Tipo mandato”

9. Si se marca la remesa como tipo B2B, se modificarán los datos de la grid de efectos pendientes de remesas, y se mostrará únicamente aquellos que tengan en su domiciliación un mandato tipo B2B activo. El resto de funcionalidad de la ventana no ha cambiado
10. En el caso de que algún campo esté marcado como obligatorio y éste no esté relleno o no devuelva ningún registro, aparecerá un mensaje de error indicando qué campo falta por completar.
    
    
11. Ahora, para generar el archivo necesario para enviar a la entidad bancaria, haremos clic en Remesas → Generar cuadernos

12. 

    Generar un cuaderno

13. Desde esta ventana, y una vez completados todos los datos solicitados según el tipo de cuaderno, generaremos el archivo: XML para adeudos directos (SEPA) y TXT para el resto de casos.
    
    
14. Si la remesa que estamos generando contiene efectos problemáticos, se mostrará el mensaje “La Remesa contiene efecto/s que deben revisarse. Revise IBAN/BIC de los siguientes efectos”. A continuación, se mostrará un listado con los efectos a corregir. Hasta que no estén todos los errores corregidos, no se podrá generar el XML.

Desde Proveedores

Los proveedores también constituyen un objeto más de la aplicación y, como ocurre con los clientes, cuentan con una ficha propia para guardar toda la información relevante para los mismos.

La ficha de los proveedores se estructura en varias pestañas donde se pueden ver sus datos generales como código, nombre, razón social, dirección, NIF, provincia, etcétera; sus datos económicos, sus datos comerciales...

Dentro de los asociados de proveedor, tenemos la opción de “Domiciliaciones”. Al añadir una nueva documentación o modificar una existente, el dato imprescindible para poder realizar operaciones SEPA es el IBAN.

Desde Cartera de pagos

Dentro de la opción Cartera de Pagos, que encontramos en Menú → Gestión → Cartera → Cartera de pagos, podemos acceder a las Remesas desde el menú Remesas → Gestión de remesa.

Desde esta ventana podemos gestionar tanto los cobros como la deuda de nuestros clientes.

Ejemplo paso a paso para generar cuadernos SEPA

1. Abrir la cartera de pagos de la empresa
   
   
2. Realizar el filtro deseado, por ejemplo, Tipo: Recibo; Estado: Generado/Aceptado

3. 

   Filtro en la cartera de pagos

4. Obtendremos un listado de los efectos pendientes de pago, por el que podemos navegar y ver información acerca de esos registros
5. Para poder continuar, hay que hacer clic en el menú Remesas → Gestión de remesas
6. Desde el formulario de Remesas, podemos agrupar varios efectos para enviarlos al banco a través de un cuaderno bancario o cuaderno SEPA, y posteriormente realizar el pago.
7. Al hacer clic en el botón “Nuevo”, obtenemos la pestaña de “Datos Remesa” en blanco.

8. 

   Pestaña “Datos remesa”, todavía en blanco

9. La funcionalidad de la ventana no ha cambiado
10. En el caso de que algún campo esté marcado como obligatorio y éste no esté relleno o no devuelva ningún registro, aparecerá un mensaje de error indicando qué campo falta por completar.
11. Para generar el archivo necesario para enviar a la entidad bancaria haremos clic en Remesas → Generar cuadernos

12. 

    Generar cuaderno

13. El campo “sufijo” es una numeración que propone el banco (normalmente es “000”). Le recomendamos que contacte con el personal de su entidad bancaria y solicite esta información antes de generar pagos incorrectos
    
    
14. Desde esta ventana, y una vez completados todos los datos solicitados según el tipo de cuaderno, generaremos el archivo: XML para Transferencias SEPA y TXT para el resto de casos.
    
    
15. Si la remesa que estamos generando contiene efectos problemáticos, se mostrará el siguiente mensaje: “La Remesa contiene efecto/s que deben revisarse. Revise IBAN/BIC de los siguientes efectos”. A continuación, se mostrará un listado con los efectos a corregir. Hasta que no estén todos los errores corregidos, no se podrá generar el XML.