ERP - Ventas - Anticipos de Cliente

Creado por David Miralpeix, Modificado el Vie, 16 Feb a 12:29 P. M. por David Miralpeix

TABLA DE CONTENIDOS

Introducción
- Estados
- Formas de pago y devolución de un anticipo
Alta de anticipo
Formulario de anticipo de cliente
Casos de uso

Introducción

Un anticipo es el pago o cobro en efectivo, transferencia o cualquier otro método de pago, de una operación comercial, en un momento anterior a la entrega de la mercancía o prestación del servicio; es decir, el anticipo se produce antes de la realización de la operación principal.

Estados

Formas de pago y devolución de un anticipo

Cuando se registra un anticipo, ocurren 2 cosas.

Se contabiliza el anticipo, teniendo en cuenta la configuración de contabilidad y la operación contable definida.
En función de la forma de pago, se generan los efectos correspondientes en la cartera. Tanto a la hora de registrar el anticipo como su devolución.

IMPORTANTE: Se ha de tener en cuenta que estos efectos generados, no están ligados a la vida y gestión propia del anticipo. Es decir, se puede descontar un anticipo en una factura, aunque los efectos generados por el anticipo no estén aún cobrados.

Alta de anticipo

Al igual que en el caso de los anticipos de proveedor, para crear o dar de alta un anticipo podremos hacerlo desde distintos puntos en la aplicación, a continuación, se muestran las distintas formas y más adelante se verán los casos de uso.

Alta directa

Desde el botón nuevo, previa activación en ADMON.

Formulario de anticipo

Desde la ficha del anticipo usaremos la opción nuevo, incluso CTRL + N con la versión 5.0

Documentos de venta (Pedido y factura)

Desde el formulario de pedido Menú Pedido – Crear anticipo

Desde el formulario de factura- Menú Factura – Crear anticipo

Búsqueda de colección

También lo podemos crear como un objeto con nueva búsqueda sobre anticipos, botón derecho -> Nuevo.

Botón + botonera de acciones colección

Desde el botón + de la botonera de acciones de la colección.

Árbol de cliente

Desde el árbol del cliente.

Ficha de cliente

Desde la ficha del cliente se puede generar directamente, accedemos al menú “Clientes”-> Crear anticipo.

Formulario de anticipo de cliente

Según desde donde lo demos de alta el formulario incorporará unos datos u otros.

Alta directa y Colección anticipos -> Formulario vacío
Árbol de cliente -> Datos Cliente
Pedido – factura -> Datos del documento

Este es el formulario y a continuación, explicaremos sus campos. Destacamos los más importantes con un asterisco rojo ya que son los requeridos para poder darlo de alta.

* Campos requeridos

Descripción
Forma de pago
Fecha de anticipo (se rellena auto.)
Importe
Proveedor
Op. Contable
Domiciliación Empresa

Id: Identificador del anticipo
Estado: Estado del anticipo (ver estados)
Descripción: Campo requerido con la descripción que debe introducir el usuario
Delegación: Delegación a la que pertenece el anticipo
F.Pago: Forma de pago utilizada
F.Anticipo: Fecha de anticipo
F.Pago Dev.: Forma de pago con la que ha sido devuelto
F. Devolución: Fecha de la devolución
Importe: Importe del anticipo
Símbolo moneda: Símbolo
Proyecto: Se utiliza para asociarlo a un proyecto si procede.
Asignación (sección o área)
Cliente: Cliente al que se asocia el anticipo
Contacto: Contacto al que se asocia el anticipo
Pedido: Pedido al que asignamos el anticipo desde la ficha, pulsando F3 se abre un asistente para localizar pedidos.
Contrato: Se utiliza para asociarlo a un contrato si procede.
Petición: Se utiliza para realizar peticiones de contenedores
Asignado en factura: Factura a la que asignamos el anticipo desde la ficha, pulsando F3 se abre un asistente para localizar pedidos.
Factura de generación (sección o área)
Check Generar factura para anticipo: Al marcar se genera la factura de anticipo.
Check Sujeto pasivo: Se marca en caso de querer indicar si es sujeto pasivo.
Check R.E.: Si tiene Recargo de equivlencia, marcaremos este check.
IVA: Se indica el IVA de la factura el cual debe coincidir con el del anticipo.
Factura: Nº de factura
Importe Fact.: Se rellena el importe de la factura de forma automática.
F.Factura: Fehca de la factura del anticipo
Factura Dev.: Nº de factura en caso de ser de devolución
Datos actualización(sección o área)
Op.Contable: Se escoge la operación contable.
Domici. Empresa: Desplegable para elegir la domiciliación de empresa.
Domici. Cliente: Desplegable pata elegir la domiciliación de cliente si procede.

Menú Anticipos y menú ver

En el menú Anticipos, tenemos las opciones que vemos en la siguiente imagen, a continuación se explicarán y se realziarán ejemplos:

Histórico sustituciones/sustituir

En este asistente podemos ver el histórico de las sustituciones realizadas. Para ello navegaremos entre las pestañas Sustituye a, Sutituido por , Relacionados y Sustituir.

Así como realizar sustituciones del anticipo, desde la pestaña sustituir.

Si todo ha ido correctamente aparecerá el siguiente mensaje informando que la sustitución se ha realizado correctamente.

Ejemplo 1 sustituir por más de un anticipo siempre

Si se hace una sustitución por varios anticipos, los importes deben coincidir con el total del anticipo, en caso de no hacerlo, el sistema nos va a informar mediante un mensaje y no podremos continuar.

Ejemplo 2 deshacer sustitución depende del estado

Si queremos deshacer la sustitución y uno de los anticipos no está en estado generado no se podrá realizar

Deshacer sustitución

Si elegimos la opción Deshacer sustitución.

El sistema primero nos preguntará si estamos seguros de realizar esta acción a través de un mensaje.

Pulsaremos SI y se deshace la sustitución, en este ejemplo había sido sustituido por dos anticipos los cuales ya no están.

Devolver

Si elegimos la opción Devolver del menú, procederemos a devolver el anticipo.

Debemos indicar la forma de pago de devolución y la fecha de devolución, en caso contrario el sistema nos informará mediante un mensaje de que nos faltan datos.

Si queremos verificar que se ha hecho el apunte correspondiente podemos ver la gestión de asientos.

Actualizar y Desactualizar

Esta opción de menú permite pasar de estado generado a Generado sin actualizar. La diferencia es que al actualizar se genera el asiento y apuntes contables. Si se desactualiza y tiene efectos asociados, el sistema nos informará.

Cerrar

Esta opción cierra el formulario de anticipo.

Ver efectos

Desde esta opción podemos ver los efectos del anticipo.

También desde el menú Asociados – Efectos, si pulsamos esta opción, el sistema nos llevará a la cartera de cliente con unos prefiltros aplicados.

Aquí vemos la cartera de cliente con unos filtros aplicados y los efectos del anticipo.

Casos de uso

Trabajando con anticipos de cliente, hay ciertas situaciones "especiales" que están contempladas.

SI ES POSIBLE ASIGNAR MAS DEUN ANTICIPO A UNA FACTURA.
SI ES POSIBLE ASIGNAR UN ANTICIPO QUE SUPERE EL IMPORTE DEL PEDIDO O FACTURA

En el caso 1, si la suma de todos los anticipos es inferior al total de la factura. Todos ellos se descontarán de la factura,

En el caso de que la suma de los anticipos, supere el total de la factura, el sistema tomara solo los anticipos necesarios para cubrir la factura.

En el caso 2, el sistema partirá el anticipo en 2. Dejando la parte sobrante como anticipo generado. El cual podrá ser usado en futuros pedidos o devuelto. Ejemplo, Factura de 500€ anticipo de 800€. El sistema partiría automáticamente el anticipo en 2, un por 500€ que dejara descontado con la factura y otro de 300 que quedaría disponible.

Si el caso 2 es una consecuencia del caso 1, el ERP partirá el anticipo de mayor importe.

Alta directa de un anticipo sin asociarlo en un pedido

Elegimos el punto desde el cual daremos de alta el anticipo, por ejemplo; alta directa, desde la ficha del cliente o desde el árbol del cliente.

Cuando se abra el formulario, rellenamos los datos del formulario y pulsamos guardar.

Alta de un anticipo, asociarlo en un pedido

Para este ejemplo no es necesario que ya esté creado, al seleccionar el cliente el siguiente desplegable ya va a sacar sus pedidos (no facturados), podemos dar de alta el anticipo en el momento o buscar el anticipo en la colección.

Para asociarlo al pedido, pulsamos el campo de enlace o si pulsamos F3 posicionando el tabulador en el campo pedido, nos saldrá un asistente donde podemos filtrar para localizar los pedidos de ese cliente a los cuales es posible asociar el anticipo.

Seleccionamos el pedido y este quedará asociado/grabado en el anticipo, para finalizar pulsaremos guardar.

Alta de un anticipo, asociar anticipo a factura

De la misma manera que asociábamos un anticipo a un pedido desde el formulario de anticipo podemos hacerlo a una factura.

Pulsamos sobre el campo Asignado en factura para localizar las facturas de ese cliente o podemos pulsar F3 posicionándonos sobre el campo de texto para que se abra el asistente, filtraremos y seleccionando la línea de la factura la añadiremos al anticipo dejándola asociada al mismo.

Alta de anticipo generando una factura

Daremos de alta nuestro anticipo y marcaremos el check “Generar factura para anticipo” (1), se debe rellenar el IVA (2). Tenemos la opción de marcar sujeto pasivo si procede y/o Recargo de equivalencia.

Una vez pulsamos guardar los campos Factura e importe factura se rellenan de forma automática (3).

Si pulsamos sobre el campo del número de factura se abrirá la factura de Deudor que se ha generado con el importe del anticipo.

Importante: En caso de rellenar el Iva con uno diferente al que tiene la factura, el sistema nos lanzará un error avisando.

Alta desde pedido

Desde el formulario de pedido Menú Pedido – utilizaremos la opción “Crear anticipo”.

Al pulsar esta opción, se abre un formulario de anticipo, con unos datos cumplimentados como el cliente y pedido, podremos cambiar la forma de pago que nos ha heredado del propio pedido, lo lógico es pagar un anticipo en contado y no con un pagaré. Pero también es posible.

Rellenaremos los datos necesarios y pulsaremos guardar.

Alta desde factura

Desde el formulario de factura- Menú Factura – utilizaremos la opción “Crear anticipo”. Al pulsar esta opción, se abre el siguiente formulario de anticipo con algunos datos ya cumplimentados, como el cliente y la factura.

Modificaremos los necesarios y rellenaremos los que falten como la operación contable y domiciliación.

Refrescamos la factura para ver como se ha rellenado el importe del anticipo en la cabecera. Para refrescar se debe guardar la factura y automáticamente se actualiza el importe en el campo Anticipos.

Descontar anticipo con importe superior a la factura

Elegimos la factura Id.34 o números 10 (el número no es el id), por lo que si utilizamos el asistente para asignar en factura, debemos fijarnos en el número de factura.

El importe de la factura asciende a 1180,96 € IVA incluido, la asociamos como ya hemos aprendido al Id. anticipo 8 de importe 2.000 € y procedemos a actualizar nuestra factura.

Cuando actualicemos nuestra factura, el campo Anticipos de la factura se modificará de forma automática quedándose con el mismo importe que el de la factura ya que se ha partido (sustituido) el anticipo de 2.000€

Si buscamos en la colección de anticipos de cliente podemos ver los que han sido generados y el sustituido.

Descontar anticipo con importe inferior a la factura

Elegimos la factura Id.40 con Nº 16, el número no es el id, por lo que debemos fijarnos en el asistente en el número de factura, el importe de la factura asciende 45.000,00€ IVA incluido, la asociamos como ya hemos aprendido al Id. anticipo 5 de importe 400€ inferior al total de factura, y procedemos a actualizar nuestra factura.

El anticipo con Id.5 ha pasado a estado descontado.

En la factura se ha quedado reflejado en el campo Anticipos el importe a descontar.

Si queremos ver el apunte contable, desde la propia factura podemos verlo.

Descontar varios anticipos

Para descontar varios anticipos en una factura existen distintas maneras, en este ejemplo vamos a utilizar el proceso de Ver anticipo asignados a cliente desde nuestra factura.

Para ello nuestro cliente debe contar con más de un anticipo, de lo contrario si tiene uno este se abrirá automáticamente y no veremos el asistente.

Nos dirigirnos al menú ver de la factura – Anticipos – Asignados a cliente

Los abriré uno a uno y los asociaremos desde su ficha.

En resumen:

1- Abrimos la factura

2- Menú ver de la factura – Anticipos – Asignados a cliente y elegir al anticipo con doble click

3- Elegir la factura a asociar a través del asistente

4- Asignar el anticipo a la factura, después guardamos la factura y en la cabecera aparece indicado el importe.