ERP - Almacén - Cierres de Inventario

TABLA DE CONTENIDOS

• INTRODUCCIÓN
• ¿CÓMO FUNCIONAN LOS CÁLCULOS DEL CIERRE?
• GENERAR EL CIERRE
• VALORAR EL CIERRE
• MODIFICAR COSTES CALCULADOS POR EL CIERRE DE INVENTARIO
• VALIDAR EL CIERRE
• HACER RECÁLCULO DE ESTADÍSTICAS GENERAL
• CIERRE INCONSISTENTE

INTRODUCCIÓN

El cierre de inventario es la herramienta que nos permite calcular el valor de nuestro stock a una fecha dada, Adicionalmente nos permitirá bloquear nuestros almacenes, de manera que nada pueda alterarlo. 

Por tanto un cierre de inventario tiene 3 estados posibles. 

• Generado. Se calcula el stock del cada artículo en cada almacén. 
• Valorado. Se calcula el valor de cada articulo en cada almacén.  
• Validado. Se bloquea el almacén. De manera  que no se podrán hacer más movimientos de stock en ese almacén a una fecha anterior al cierre. Si no se bloquease, en el momento que se detectase un movimiento a fecha anterior, el cierre se marcaría como inconsistente y ya no podría validarse.  Ya que la valoración ya no sería correcta. 

Se ha de considerar que al generar un cierre,  no se tomaran en consideración los almacenes que estén marcados como que no entran en costes. Esto ocurre por ejemplo en los almacenes de depósito de proveedor (ver artículo) ya que el stock que hay en estos almacenes no suele formar parte de nuestro stock propio.

A la hora de validarlo, el sistema valora siempre cada articulo y almacén por 4 criterios que tenemos disponibles en el menú ver.

• Upc   Último precio de compra
• Pmc    Precio medio de compra
• Pmpc    Precio medio de compra ponderado
• Fifo    Criterio FIFO, el primero que entra, el primero que sale. 

Podremos marcar los criterios que queremos ver en la valoración.

Junto al stock de cada artículo, veremos la valoración por el o los criterios seleccionados.  

En el caso de que el articulo gestione Lotes, números de serie o propiedades. Cuando lo marquemos en la grid superior, veremos en la grid inferior el detalle del stock y valoración de los lotes, series o propiedades que componen su stock. 

¿CÓMO FUNCIONAN LOS CÁLCULOS DEL CIERRE?

Antes de realizar el proceso de calcular debemos tener claro los siguientes conceptos: cómo calculamos el coste medio y cómo calculamos el coste medio ponderado. Para ello tenemos un parámetro llamado COSTES_MEDIOS_PONDERADOS_POR_STOCKS que dependiendo de su valor reflejará el coste del artículo de una u otra forma. (El coste del artículo lo podemos ver en el formulario del artículo Ver --> Explotación) 

Ejemplo: 

En la parte inferior dejo el excel utilizado.

Después de este paréntesis, seguimos con el proceso de generar un cierre de inventario.

GENERAR EL CIERRE

Cuando se pulsa el botón GENERAR en el Cierre de Inventario, la aplicación llevará a cabo el cálculo de la cifra de stock a Fecha de Cierre.

Existen dos opciones: 

1. No existe un cierre anterior. Se trata del primer cierre.
   
2. Existe un cierre de inventario anterior en estado VALIDADO.

En el primer caso, se tomarán los movimientos de almacén registrados en el histórico de movimientos y se sumarán sus cantidades teniendo en cuenta si son entradas o salidas. El resultado es la cifra de stock que aparecerá en el cierre para esa fecha, y debe coincidir con la cifra del Total de Unidades en el histórico usando como Fecha Valor tope la indicada en el Cierre de Inventario.

En el segundo caso, se partirá de la cifra de stock que aparece para cada artículo en el cierre de inventario anterior. A dicha cifra se le suma el resultado de acumular los movimientos existentes en el histórico de movimientos para cada artículo desde la fecha del último cierre hasta la fecha del cierre que estamos generando.

NOTA: En este paso es posible que el programa detecte errores debidos a incongruencias en el stock que se mostrarán en la pestaña "Errores". Más información en este artículo: ERP. Comprobación de errores de stocks en Cierres de Inventario y Valoraciones de Stock.

VALORAR EL CIERRE

El siguiente paso tras obtener los stocks a fecha, es obtener la valoración que se calcula para esa fecha de cierre indicada. Para ello se ha de pulsar el botón VALORAR que está junto al de Generar comentado anteriormente, en el pie del formulario. Este paso obtiene en pantalla los costes globales y los costes por almacén de cada artículo.

Cuando se ejecuta este proceso de valorar, es posible forzar al programa a trasladar los costes calculados a las tablas de estadísticos general, por almacén y por lotes, series o propiedades. Para ello, antes de pulsar el botón VALORAR tendremos que haber marcado la opción del menú Valoración - Actualizar Datos Últimos.

Esta opción no es imprescindible ni recomendable usarla, ya que una de las cosas que es importante hacer en algún momento posterior a dar por Validado el cierre de inventario es hacer un recálculo general de estadísticas, que ya se va a encargar de tener en cuenta los datos presentes en este cierre para promediar con los movimientos siguientes y dejar las tablas de estadísticos actualizadas.

MODIFICAR COSTES CALCULADOS POR EL CIERRE DE INVENTARIO

Desde la versión 4.4.2300 Hotfix 32 es posible editar los costes totales de cada artículo obtenidos por la valoración. Para ello, nos situaremos en la columna de Total Upc, Total Pmp, Total Pmpc o Total Fifo de la pestaña Almacenes y editaremos el valor total estableciendo el nuevo valor deseado. 

En caso de ser necesario hacer esto, se recomienda hacer este ajuste después del paso de valoración.

VALIDAR EL CIERRE

El siguiente paso tras obtener la valoración, siempre que hayamos comprobado que los datos están correctos, es cambiar su estado a VALIDADO. Para ello hay que usar el botón contiguo a los demás abajo en la botonera llamado VALIDAR. 

Hasta que el cierre de inventario no está VALIDADO, no se tendrá en cuenta y a fin de cuentas el recálculo estadístico ignorará totalmente su contenido.

HACER RECÁLCULO DE ESTADÍSTICAS GENERAL

Como último paso en la gestión del cierre de inventario, se recomienda encarecidamente realizar un recálculo de estadísticas general de modo que el cierre recién validado se tenga en cuenta para regenerar los costes estadísticos que procedan.

Hay que tener en cuenta que el cierre validado a una fecha, se toma como punto de partida para calcular los costes estadísticos desde esa fecha hasta el siguiente cierre de inventario validado que exista. Y en caso de no existir un cierre validado posterior, pues se toma como punto de partida en conjunción con los nuevos movimientos valorados de almacén existentes desde esa fecha de cierre hasta el día de hoy.

El recálculo general de estadísticas se hace desde la pantalla específica ubicada en Menú - Gestión - Artículos - Recálculo de Estadísticas.

Esta pantalla se explicará en otro artículo específico.

CIERRE INCONSISTENTE

En ocasiones, en la cabecera del cierre podemos observar que está activado INCONSISTENTE. Esto quiere decir que sus datos ya no son válidos porque pueden haber cambiado los stocks o los costes que ahí se reflejaban.

Cuando un cierre de inventario tiene ese checkbox marcado, ya no se considera válido y por tanto no se tendrá en cuenta en ningún recálculo estadístico. Sus datos no sirven y debería ser eliminado.

Es más, si hay un cierre inconsistente, los siguientes que se hagan van a ser también inconsistentes. El objetivo hoy por hoy, es que no se tengan cierres inconsistentes en la base de datos.

Los motivos habituales por los que un cierre de inventario puede quedar como inconsistente son:

1. Aún no fue VALIDADO: Un cierre no validado aún no cierra el período hasta su fecha de cierre, de modo que cualquier movimiento de almacén con fecha igual o anterior a la del cierre ocasionará que se marque como inconsistente. Un cierre validado no corre este peligro.
2. Se ha generado el cierre existiendo otro a fecha previa que es inconsistente: esto produce que el nuevo cierre sea inconsistente.
3. Se ha desvalidado el cierre: cuando un cierre se desvalida, pasa a considerarse inconsistente. 

Un usuario no puede desmarcar ese checkbox para que el cierre inconsistente deje de serlo. Será necesario que lo elimine por completo y lo vuelva a crear, siguiendo todos los pasos descritos anteriormente.