SGA - El stock en Bultos

Un bulto representa una cierta cantidad de stock de uno o varios productos, localizado en cierta ubicación, y etiquetado con una matrícula única en el sistema que por tanto permitirá identificarlo unívocamente. Los bultos, en esencia, permiten representar el stock, controlarlo y moverlo de forma más detallada y precisa. A fin de cuentas, cada bulto de sistema representa cada uno de los embalajes o palets que podríamos ver en un almacén, dispuestos en sus estanterías o ubicaciones de suelo.

La información esencial que recoge el sistema en un bulto es:

• La matrícula o matrículas con las que lo identificaremos.
• La ubicación en la que se localiza el bulto.
• La situación en la que se encuentra, que determinará su disponibilidad o efectividad en el stock.
• El embalaje que empleamos para albergar su contenido: europalet, palet americano, chep, una cesta, etc.
• La disposición o forma de paletizado en la que se organiza su contenido. Después hablaremos de este concepto bastante importante.
• La lista de productos que contiene (detalle del bulto): artículos/propiedades, lotes, números de serie, y cantidades.

Cómo encajan los bultos en el stock ERP

Con lo anterior, podemos estar seguros de que el conjunto de bultos del sistema representará un stock físico detallado como mínimo por productos y ubicaciones. Esto encaja con el stock del ERP, pero ¿cómo? 

Formalmente, en la base de datos no hay una relación entre un bulto y el “lugar” que ocupa en las tablas de stock del ERP. Simplemente, los datos cuadran (o deben cuadrar). Es decir, el stock total por productos y ubicaciones que el ERP nos indique será el mismo que el total de productos y cantidades presentes en bultos.

Pero esto no siempre es así, y no porque el sistema no funcione. Parte del stock que maneja el ERP puede no estar gestionado en bultos. Porque se trate de stock de productos que no pasan por el SGA, o porque se trate de stock que hemos “liberado” de su contenedor. Podemos llamar stock picking a estas cantidades que están presentes en el stock completo que maneja el ERP, pero no están contenidas en bultos.

Como dijimos una de las partes de la información esencial que se define sobre un bulto es su situación o estado, y este juega un papel importante en relación al concepto anterior. Los tres estados más relevantes en los que puede estar un bulto (hay más, pero estos son los verdaderamente importantes) son estos:

• Circulación: el bulto está “vivo”, representa stock físico disponible y dicho stock lo debemos considerar contenido en él.
• Reservado: además de lo anterior, el bulto se considera necesario para una operación planificada como por ejemplo servir un pedido.
• Liquidado: el bulto ha dejado de existir como tal; pero no hemos eliminado su stock, sino que lo que sucede es que este está ya disponible como picking.

Cuando liquidamos un bulto, lo que hacemos es considerar que su stock está disponible como picking a partir de ese momento. Con ello, el sistema nos permitirá realizar movimientos de stock sobre esa cantidad que consistan en darla de baja. De hecho, el sistema NO permite dar de baja cantidades por encima de lo disponible como picking. Antes de hacer cualquier cosa sobre cierto stock que está contenido en bultos, hemos de hacer lo correspondiente sobre el bulto afectado por el movimiento:

• Liquidarlo, si necesitamos consumir parte de su stock o todo, para que el movimiento de baja necesario se realice correctamente.
• Modificar su ubicación, si queremos trasladarlo a otra, para que el movimiento de stock del origen al destino se realice correctamente.

Cómo se componen los bultos

Dijimos que algo fundamental que aporta el stock de bultos es representar las cantidades de productos en cuantos que responden a su forma de embalaje físico. Pero de momento no hemos visto nada que indique sobre el sistema cómo funciona esto.

Para responder a esta pregunta, el ERP y el SGA trabajan con el concepto que denominamos disposiciones. Una disposición es la definición de una jerarquía de embalajes, unos contenidos dentro de otros, sobre la que se indican las unidades contenidas de cada nivel dentro del inmediatamente superior. En esta jerarquía indicamos cuál es el primer nivel que representa el envase primario, el que contendrá directamente unidades de stock (por encima de él pueden existir otros envases, para conformar por ejemplo cajas contenidas en packs, packs contenidos en super-packs, etc.). Típicamente el último nivel de la jerarquía será el que defina qué es un bulto completo.

Cada nivel de la jerarquía se asocia además a un artículo del sistema que será el que represente el embalaje físico usado en dicho nivel; esto nos permitirá conocer características importantes como el peso o volumen de dichos embalajes, y más allá de este ámbito nos permitirá controlar el propio stock de los embalajes, consumirlos en los procesos productivos que consisten en paletizar el stock, comprarlos a nuestros proveedores de cajas o palets, etc. De hecho, con respecto a la relación entre esta información de embalajes y artículo, hasta la misma disposición es uno más de los artículos del ERP.

Las disposiciones, hasta hace bien poco, se atribuían al artículo de manera estática de manera que cada uno de ellos tendría siempre el mismo comportamiento en cuanto a cómo se paletiza su stock. Bien es cierto que las disposiciones se pueden atribuir también a los códigos de proveedor para especificar condiciones especiales de paletizado según quién nos provee de un producto. Como esto resultaba poco flexible, recientemente se ha creado en el sistema el concepto de paletizado, que esencialmente permite definir estas mismas disposiciones de una forma más controlada y precisa. Pero lo más importante como novedad, es que el paletizado con el que se declara un producto entrante en el stock se registra en el lote, con lo que ya no estamos obligados a mantener de por vida la misma disposición en un artículo; conoceremos cómo funciona el stock en cuanto a paletizado de forma particular para cada partida o lote.

Los paletizados se relacionan también con las presentaciones, que son el concepto con el cual el sistema permite en ciertos documentos la introducción de cantidades en diversas unidades. Esto permite, en líneas de pedido de venta por ejemplo, introducir la cantidad que deseamos vender no solo en la unidad de stock básica del artículo sino en cualquiera de las unidades o niveles que hayamos previsto en el paletizado que empleamos al introducir esta línea. 

En resumidas cuentas, con este concepto de paletizado podemos establecer cosas importantes para saber cómo manipular las cantidades de stock:

• Podemos definir, al margen de cuál es la unidad básica de stock del artículo, cuál es su unidad mínima manipulable, es decir, la pieza.
• Definimos la información necesaria para que, al operar con el stock, las herramientas nos presenten las cantidades o nos pregunten por ellas en un idioma razonable, que responde a la forma natural de manipularlo en envases y bultos.
• Podemos caracterizar algo importante sobre cada bulto, que es si se encuentra o no completo. En algunos sectores o negocios esto puede ser importante cuando asignamos bultos a pedidos para servir, o cuando tratamos de organizar el stock en el almacén.

De dónde vienen y adónde van los bultos

Cuando presentamos la información básica que define un bulto quizás echamos en falta una pieza muy importante, que es determinar la procedencia y el destino de cada bulto. Bien es cierto que la información de los productos que contienen los bultos nos permite acceder a su trazabilidad, pero en este caso estamos hablando de una relación formal entre los bultos y los documentos del ERP que han propiciado su entrada al almacén, o su salida, o cualquier necesidad que haya motivado su movimiento interno en el almacén.

Los bultos están asociados a estos documentos con una relación genérica a ciertos objetos (Recepciones u Órdenes de Carga típicamente), de forma que desde el lado contrario (desde cada documento) conocemos la lista completa de bultos asociados al mismo. No solo está asociado el bulto como tal a cada documento, sino que su contenido está también asociado de forma detallada a la asignación de cada una de las líneas del documento. Los bultos asociados a documentos que requieren estos bultos (los que expresen una necesidad de salida de stock o de movimiento interno del mismo) figurarán como reservados.

De esta forma, por ejemplo, podemos determinar y conocer con detalle cuáles son los bultos que hemos empleado en el servicio de un pedido de venta (los asociados de la manera anterior a la orden de carga generada a partir de este pedido), y con más detalle aún la correspondencia entre el contenido de dichos bultos y cada producto y cantidad solicitada. Con esto el sistema tendría suficiente para saber de dónde sacar el stock que entregamos al cliente, en el momento de actualizar el correspondiente albarán de venta.

Igualmente, de esta manera funciona el sistema de recepciones del ERP en combinación con el SGA. Cuando iniciamos una recepción de un cierto documento (típicamente pedidos de compra), el sistema permite generar los bultos necesarios para representar el stock que vamos a recepcionar. Estos bultos quedarán asociados con dicha recepción; respecto a su contenido, su detalle, en este caso no es tan importante relacionar dichos detalles con la asignación de stock de cada línea de recepción. Cuando generemos y actualicemos los correspondientes albaranes de la recepción, el stock entrará en el sistema y los bultos que habíamos generado empezarán a vivir plenamente, es decir, pasarán a estar “en circulación”. 

Bien, todo esto que hemos explicado parece interesante, pero nos falta alguna cosa para acabar de encajar las piezas; sobre todo pensando en circuitos de salida, es decir, relacionados casi siempre con ventas. Parece que podemos hacer muchas cosas a la hora de asociar stock y documentos, pero ¿a mano? No, desde luego. Vamos a empezar a hablar de los trabajos de almacén, para poco a poco dar sentido a todo esto.