SGA - Trabajando en el almacén

Con lo visto hasta ahora, tenemos muchas cosas necesarias para cubrir las expectativas que nos planteábamos al inicio sobre las prestaciones que debe tener un SGA. Pero falta una cuestión fundamental, que es dar un orden y sentido al trabajo que realizamos en el almacén. Si necesitamos optimizar y controlar el coste del trabajo en el almacén, tenemos que prever este trabajo, categorizarlo y proveerlo de información para hacer posteriormente ese control.

Con respecto al trabajo, una prestación fundamental que un SGA debe aportar es que sea capaz de dirigirlo. Es decir, a partir del trabajo previsto para realizar, sugerir qué trabajos deben realizarse, en qué orden, etc.  Aquí hay en juego mucha información de la que debemos dotar al mapa del almacén, como por ejemplo orden de recorrido de ciertas zonas, distancias físicas entre ubicaciones, etc. También interviene cierta información sobre las necesidades que motivan el trabajo a realizar, como por ejemplo la prioridad de los pedidos de venta que se deben preparar en el almacén. 

Posiblemente no es necesario llegar hasta un SGA absoluta y completamente dirigido en muchas circunstancias (recordemos que siguen existiendo jefes de almacén francamente buenos en su trabajo), pero al menos hay varias cosas que el SGA deberá facilitar para que el trabajo en el almacén sea mínimamente controlable:

• Prever el trabajo, considerando las necesidades que lo motivan. La previsión, evidentemente, es la base para poder ver el trabajo en su conjunto, y poder así abordar los aspectos siguientes.
• Posibilitar su planificación, para asignar recursos (operarios y máquinas) a su ejecución. Una vez previsto con anticipación el trabajo, podemos planificarlo según su urgencia, la disponibilidad de recursos, etc.
• Ejecutar el trabajo de forma ordenada, sobre todo cuando existe una secuencia de varios trabajos que responden a un mismo objetivo (preparar un pedido de venta o abastecer una máquina de producción para la fabricación diaria).
• Sincronizar y automatizar la situación del stock con la ejecución de los trabajos. No se trata sólo de imputar los cambios necesarios en el stock físico a medida que ejecutamos los trabajos, sino de alguna cosa más que tiene que ver con el porqué de los trabajos: con qué documentos están relacionados y por lo tanto con qué documentos estará relacionado el stock que hemos afectado.

Los trabajos de almacén

Como base para lo anterior, el sistema provee del objeto llamado “trabajo de almacén”, del cual no hay dudas sobre su significado. Representa una acción a realizar con el stock del almacén, de cierto tipo, que afecta a cierto producto y cantidad, que supone seguramente trasladarse entre dos ubicaciones o al menos acudir a cierta ubicación a realizarlo, y que tiene una relación con ciertos documentos del sistema. Iremos poco a poco explicando cómo el trabajo refleja tantas cosas como las que acabamos de indicar.

Lo fundamental del trabajo es conocer su naturaleza. Para ello, los trabajos de almacén se clasifican en distintos tipos, que serían estos:

• Bulto completo: el trabajo consiste en manipular cierto bulto completo, para trasladarlo de una ubicación a otra.
• Picking: el trabajo consiste en manipular cantidades ya fuera de bulto, o en cualquier caso cantidades que no se corresponden con un bulto completo, sino que serán inferiores. Es decir, este trabajo NO pretende afectar a un bulto sino al stock picking disponible fuera de los mismos.
• Inventario (ciego o no): el trabajo consiste en recontar uno o varios productos de una ubicación, para después poner al día el stock del sistema con los valores recontados. El conteo puede realizarse tanto sobre bultos como sobre stock picking.
• Preparación: es un tipo de trabajo ciertamente particular, cuyo objetivo es confirmar como preparado (relacionado con el documento correspondiente) un bulto sobre el que hemos recogido ciertas cantidades de picking.

Para acabar de definir bien el trabajo a realizar, particularmente con los tipos de trabajo de picking y de bulto completo, es necesario también conocer el sentido del movimiento a realizar. Esto se define con los tipos de movimiento que se pueden atribuir al trabajo:

• Salida: el trabajo supone la salida de stock del almacén, típicamente hacia ubicaciones de expedición o de carga. 
• Entrada: el trabajo supone la entrada de stock en el almacén, desde muelles de recepción o desde salidas de máquinas de producción, por ejemplo.
• Traspaso: el trabajo supone un movimiento interno de stock en el almacén. Típicamente puede atribuirse este tipo de movimiento a trabajos que supongan reposición o reabastecimiento.

Realmente, donde existe verdadero juego en cuanto a combinaciones de tipos de trabajo y tipos de movimiento es en los casos de bulto completo y picking, y movimientos de salida, entrada o traspaso. Y más en particular, los “casos estrella” donde encontramos más prestaciones, funcionalidades y automatizaciones (más complejidad, en pocas palabras) son los de bulto completo – salida y picking – salida, que son los trabajos que se realizan para preparar órdenes de carga con las que se sirven los pedidos de venta, o incluso otros documentos que no expresan estrictamente salida de stock del almacén.

Por supuesto, el trabajo contiene información sobre qué producto o productos se ven afectados, en qué cantidades, y en qué ubicaciones hay que realizarlo. Esto se encuentra en el detalle del trabajo, cuya principal peculiaridad tiene que ver con el tipo del mismo:

• Cuando el trabajo está relacionado con un único bulto, el detalle del trabajo indica claramente este bulto, la ubicación origen del trabajo (que no es más que la ubicación actual del bulto), y tiene sentido y si ya está prevista, la ubicación destino a la que hay que trasladar el bulto. Esto sucede claramente con los trabajos de tipo bulto completo, sea cual sea el sentido de movimiento.
• Por el contrario, si el trabajo se debe realizar sobre distintos productos, todos en la misma ubicación o incluso cada uno en distintas ubicaciones, el trabajo contendrá múltiples detalles con estos datos: ubicación origen, producto, cantidad, y ubicación destino (que realmente será, y deberá ser, la misma en todos los detalles de la lista). Típicamente esto se dará en los trabajos de picking, con independencia del tipo de movimiento a aplicar.

Los trabajos de almacén cuentan con información para saber el estado en que se encuentran y en su momento quién debe realizarlos, todo esto para permitir gestionar su planificación. Los trabajos nacen generados, queriendo decir esto que están listos para planificarse. En un momento dado estos trabajos son planificados, indicando sobre él los recursos (operarios y/o máquinas de almacén) destinados a su ejecución. Cuando el trabajo es iniciado por estos recursos, se encuentra en curso. Y una vez el trabajo concluye, con todo lo que esto significa, el trabajo pasa a finalizado. Durante su ejecución, se van registrando sobre el trabajo los tiempos de inicio y de fin, de manera que sobre el conjunto de trabajos finalizados pueda explotarse la información asociada a productividad o costes del trabajo realizado.

Los trabajos también pueden anularse si la necesidad que ha propiciado su generación ya no existe (se ha anulado el pedido de venta que requería de trabajos de almacén para su servicio); o bien estar bloqueados si su ejecución no es posible sin la ejecución previa de otro trabajo padre. Esto puede darse por ejemplo en trabajos que sirvan para recoger cierto stock de una zona del almacén, que previamente requiere de un aprovisionamiento realizado con otros trabajos; los primeros trabajos estarían relacionados con los segundos, y permanecerán bloqueados hasta que no completar la primera tanda de trabajo.

Stock, trabajos y documentos: visión en conjunto

Cuando explicamos los fundamentos sobre el stock en bultos, y sobre los datos que dichos bultos contienen, hablamos de la relación de estos bultos con documentos del sistema a los que atribuimos dichos bultos. Comentamos, por ejemplo, la relación que existe entre una orden de carga asociada a un pedido de venta y los bultos que hemos empleado para servir esta carga y en definitiva el pedido. Vimos que efectivamente existía esta relación, vimos más o menos qué forma tenía, pero quizás no vimos demasiado claro cómo funcionaba; al menos, lo que nos extrañó en ese momento es que no hubiera gran cosa prevista para que todas estas relaciones se articularan automáticamente. Todo esto sucede por obra y gracia de los trabajos de almacén, como ahora vamos a ir explicando.

Lo primero que hay que decir es que, de forma análoga a los bultos, los trabajos también guardan relación con los documentos que los han motivado. El trabajo se relaciona a nivel global (desde su cabecera) con un objeto, y cada uno de sus detalles de forma particular con uno de los detalles de asignación del documento. Esto, en la práctica, se da siempre que hablemos de órdenes de carga como documento y de movimientos de salida como trabajo a realizar; por algo dijimos que los trabajos de salida, tanto de bulto completo como de picking, eran los “casos estrella” del sistema. Estos trabajos, junto con el de preparación, son los que deberían de requerir más atención para entender bien cómo se articula la relación entre documentos, stock y trabajos.

La mejor manera de entender cómo funciona todo esto es plantear un circuito completo de preparación y carga, aunque el planteamiento sea muy genérico y quizás contenga algunas inexactitudes, o al menos carezca de detalle. Además de centrarnos en los detalles que queremos explicar, introduciremos también conceptos importantes que se han de tener en cuenta en estos procesos para que el resultado final del trabajo sea óptimo; no olvidemos que esta cuestión es también fundamental para un SGA.

Comenzaríamos con un pedido de venta, con su lista de líneas que expresan los distintos productos y cantidades a servir, y a partir del cual, en el momento necesario, creamos una orden de carga a la que traspasaremos todas sus líneas, para abordar su preparación y carga de forma inmediata. Por supuesto, esta gestión de ventas y cargas asociadas puede ser bastante más compleja: preparaciones parciales, preparaciones de más de un pedido, separación de los procesos de preparación y de carga, etc.

Sobre la orden de carga, lo primero que habría que hacer es asegurarnos de que ya tiene en su asignación todo lo necesario para reserva del almacén el stock a preparar. Esto típicamente podría ser determinar los lotes y ubicaciones que podemos emplear para cada línea de pedido, en función de su disponibilidad por supuesto y también quizás de otros factores relativos a la inteligencia del sistema, como vaciar ubicaciones con poco stock antes de emplear stock de ubicaciones llenas, acabar con los lotes con menores existencias, o más antiguos, etc. Una vez hecho lo anterior, podemos generar los trabajos de almacén necesarios para hacer la preparación. Estos trabajos serán de bulto completo o de picking, y siempre de salida. Por supuesto, los bultos o el stock asociados a los trabajos responderán a las ubicaciones y/o lotes previamente asignados a la orden de carga. 

A la hora de buscar los bultos completos, se trata de localizar los mejores candidatos de entre los disponibles la idea sería que fueran verdaderamente completos, para minimizar la cantidad total de bultos a preparar, o bien que se localicen en la menor cantidad de ubicaciones posible, o estas ubicaciones estén cerca de quedar vacías (recordemos que estas cuestiones ya vienen impuestas por la asignación hecha sobre la orden de carga). Todo esto, como se puede comprender, va en la línea de optimizar el trabajo a realizar, tanto en su cantidad como en su resultado posterior (mantener el almacén en un buen estado de ocupación y ordenación del stock).

Con respecto al stock picking necesario, este sería estrictamente el que, para cada línea del documento a preparar, no hemos podido cubrir con bultos completos, por falta de disponibilidad de los mismos, o simplemente porque las líneas solicitan picos de cantidades que nunca estarán disponibles como tal. El stock picking se busca sin considerar si este está contenido o no en bultos; si posteriormente en la preparación se requiere liquidar ciertos bultos de las ubicaciones en las que hay que realizar la preparación, esto se hará. En cualquier caso, aquí (estrictamente aquí, o antes cuando se asignaron lotes/ubicaciones) también deberían aplicar criterios que optimicen el trabajo a realizar: procurar consumir stock allí donde haya el mínimo posible, o bien el más cercano a la necesidad exacta, etc.

Al final de todo este proceso, como resultado obtenemos el conjunto de trabajos de almacén que deberemos realizar para preparar la orden de carga:

• Varios trabajos de bulto completo, uno por cada bulto necesario para cubrir toda la orden de carga. Recordemos que esta clase de trabajos implica una relación con un único bulto. Estos trabajos tienen atribuido un orden de ejecución que responde a la información que hayamos definido al respecto sobre el mapa de ubicaciones. La ubicación destino que se atribuye a todos estos trabajos es la misma que la que se determinó como ubicación de expedición sobre la orden de carga.
• Un único trabajo de picking, en cuyo detalle figurará toda la lista de productos a recoger en esta forma de preparación. Dicho detalle expresará, con un determinado orden que como antes puede determinarse a partir de los datos del mapa de almacén, el recorrido por distintas ubicaciones origen para preparar ciertos productos y cantidades. La ubicación destino de todos los detalles será la misma, y se corresponde con lo previsto en el mapa de almacén respecto a zonas de preparación, o bien la misma ubicación final de la orden de carga si no hay nada previsto sobre lo anterior.

Los bultos completos que hemos asociado a cada trabajo de tal tipo son inmediatamente asociados a la orden de carga (a nivel de cabecera y de detalle), y puestos en situación reservado. El trabajo en sí es el que se encarga de generar stock reservado en la ubicación origen de trabajo, y stock pedido en la ubicación destino. A medida que se ejecuta estos trabajos en el sistema, realmente queda poca cosa por hacer, salvo indicar que el bulto y por tanto el stock que contiene cambia de ubicación.

Con respecto al picking, el funcionamiento es bastante diferente. Los trabajos generados también determinan stock reservado y pedido con los productos y ubicaciones involucradas, pero de momento no relacionan ningún bulto adicional con la orden de carga, porque en realidad aún no hay ningún bulto en juego. Cuando ejecutemos un trabajo de picking, suceden estas cosas:

• Al iniciarlo, abriremos un nuevo bulto, el bulto de picking, en el que iremos depositando los productos y cantidades recogidos.
• En cada viaje de picking (cada uno de los detalles que contiene el trabajo), iremos acumulando en este bulto los detalles correspondientes con los productos y cantidades que preparamos. Si para hacer esto se requiere liquidar algún bulto (porque aún no se dispone del stock picking necesario), lo haremos. Pero lo que aún no se hace es asociar este bulto de picking como formalmente preparado para la orden de carga en curso.
• Al finalizar el trabajo de picking, se realiza la descarga del bulto de picking que tenemos en marcha. Al confirmar esta descarga se genera un trabajo de preparación asociado al bulto de picking que estamos descargando.
• Cuando ejecutamos el trabajo de preparación anterior, es cuando formalmente se asocia el bulto como preparado para la orden de carga. Se asocia el bulto en su conjunto a dicha orden, y cada uno de sus detalles con la línea de carga que lo requiere.  Tras la confirmación del trabajo de preparación, si fuera necesario, se genera un nuevo trabajo de bulto completo, simplemente para trasladar el bulto desde la ubicación donde se acaba de confirmar todo esto hasta la ubicación final de la orden de carga. Si no hubiera zona de preparación prevista y confirmamos este trabajo directamente en la ubicación final de la orden, evidentemente este paso adicional no se realizaría.

Una vez se haya completado todo esto, tendremos el pedido preparado. Los bultos con todas las cantidades necesarias estarán físicamente ubicados en la zona o ubicación final que asignamos en su momento a la orden de carga, y por supuesto el stock estará listo en dicha ubicación para confirmar su salida definitiva cuando proceda. Si todo va bien, solo queda esperar a que llegue el transportista para cargar, y en ese momento generar y actualizar los albaranes de la orden de carga para cerrar el circuito.