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Concepto
La periodificación contable es un proceso contable que se basa en principio del devengo y sirve para asignar los beneficios y gastos a su periodo contable en que se inicien, independientemente de cuando se realice el cobro o pago.
Es el reparto del valor de una compra o de una venta, en un número determinado de plazos mensuales (periodo), entendiendo por valor el importe de la factura sin impuestos.
Parámetros
Para poder realizar una periodificación, en primer lugar, hay que activar el parámetro ACTIVAR_PERIODIFICACIONES: ON.
Esto permitirá que aparezca una nueva opción en el menú Factura -> Generar periodificación para crear las periodificaciones una vez actualizada la factura, y otra en el menú Ver -> Periodificación que permitirá ver la periodificación generada y realizar las distintas operaciones con ella.
Generar periodificación
Una vez realizada la configuación del sistema, se habilitarán opciones para gestionar las periodificaciones.
Para generar la peridificación de gastos/ingresos es imprescindible que la factura se encuentre en estado ACTUALIZADA.
Si la factura tan sólo está generada, el sistema nos avisará que la factura no está actualizada para generar la periodificación:
Periodificación contable
Generar periodificación de una factura
Para crear la periodificación, siguiendo los pasos anteriormente mostrados, desde el menú: Factura, seleccionaremos la opción 'Generar periodificación' y, en la peridificación de la factura que se abrirá, informaremos los siguientes datos:
- Fecha de alta. Fecha en la que damos de alta la periodificación.
- Descripción. Información sobre la periodificación.
- Meses. Número de cuotas de la periodificación.
- Tipo operación. Indicaremos si vamos a periodificar un gasto o unos intereses anticipados.
- Fecha valor. Fecha en la que se da de alta la periodificación y fecha del asiento de periodificación de la 6000 a la cuenta 4800.
- Fecha inicio periodificación. Fecha a partir de la que se genera el cuadro de periodificaciones.
- Total. Importe a periodificar. Este dato se asigna de forma automática al guardar la periodificación que se ha generado.
- Gasto (check). Se marca si se trata de periodifcación de gastos o si está desmarcado de ingresos.
Una vez configurada la periodificación, la guardaremos y, desde el menú - Periodificación (1), la crearemos - > 'Periodificar' (2) y el asiento se generará (3) en la fecha indicada en Fecha valor.
Periodificar
Para acceder a las periodificaciones de una factura, es posible acceder desde tres sitios:
- Menú Ver – Periodificación.
- Menú Factura – Generar periodificación.
- Colección de 'Periodificaciones de facturas'
Una vez en el formulario de la periodificación, para contabilizar los meses, tan solo se marcarán los meses con el check 'Periodificar' de las líneas necesarias y, desde el menú Periodificación, seleccionar la opción 'Periodificar'.
Se generará un asiento para cada una de las líneas marcadas, en la fecha indicada en dicha línea.
Desperiodificar
Se puede desperiodificar la última periodificación realizada o un rango de periodificaciones. En el siguiente caso del ejemplo, se informa la fecha hasta la que se va desperiodificar.
Recalcular periodificación
Es posible recalcular el número de periodificaciones, si no hay ninguna de ellas contabilizada. Para ello, la periodificación debe estar en estado 'Generada' y tan solo hay que cambiar el número de meses y recalcular el cuadro de periodificación (menú Periodificación – Recalcular cuadro).
Casos de uso
Caso 1. Periodificación de gastos
La empresa SOFT IT contrata el día 01/07/2023, el seguro por 1.800,00 € para sus instalaciones. La vigencia del servicio contratado es por 12 meses + 4 meses de ampliación, es decir un total de 16 meses. Por tanto para 2023, se le imputarán 6 meses y el resto (10 meses) para el año 2024. Se ha acordado hacer el pago en una cuota en 2023 para el mes siguiente de su contratación. En este caso, habrá que:
- Actualizar la factura de gasto
- Factura - Generar periodificación
- Informar los datos necesarios para comenzar a periodificar entre los meses.
Caso 2. Periodificación de ingresos
La empresa SOFT IT cobra por un servicio de mantenimiento del sistema de gestión de empleados por 12 meses 8.000 mil euros. El servicio comienza en septiembre de 2023 y acabará en julio de 2024. Como podemos ver la prestación de servicios sucede en 2 años distintos. Se ha acordado hacer el cobro en una cuota septiembre en 2023. En este caso, habrá que:En este caso, y siguiendo la periodificación, lo que haríamos sería:
- Actualizar la factura de ingresos
- Factura - Generar periodificación
- Informar los datos necesarios para comenzar a periodificar entre los meses.
Distinguiremos una periodificación de gastos de una de ingresos por el estado del check Gasto, en la cabecera de la misma.
