Cartera Cobros/Pagos y Remesas
Cuando una factura se registra y contabiliza, el importe de esta se llevara a cartera para anotar y gestionar su cobro o pago.
En función de la forma de pago que tenga la factura, esta generara uno o varios documentos que reflejaran principalmente el importe, la manera en que los cobraremos/pagaremos y la fecha en que se debería de realizar. Estos documentos de ahora en adelante los llamaremos efectos de cobro o pago. O bien, efectos de cliente o de proveedor.
En el menú principal, dentro del apartado de gestión, podremos acceder a las dos carteras.
Inicialmente, la pantalla se muestra sin datos. Por tanto, la primera acción que debemos realizar será indicarle al formulario los datos que queremos filtrar. Al darle al botón “Filtro”, nos cargará el filtro de la cartera:
El filtro de la cartera de cobros, es posiblemente el más completo de la aplicación. Podremos filtrar los efectos por estado, fecha, empresa, importes, domiciliación, etcétera.
Para agilizar los filtros, en la parte inferior tenemos la posibilidad de marcar que se muestren todos los efectos o sólo los pendientes.
Una vez aceptemos el filtro, volveremos de manera automática a la cartera y se mostraran los efectos filtrados.
Los principales campos que se visualizan en esta pantalla para cada uno de los efectos de cobro son:
- IdCliente: Identificador del cliente del efecto
- Cliente: Descripción del cliente del efecto
- Efecto: Identificador del efecto. Si el efecto se ha generado desde una factura de la aplicación, el identificador será Serie Facturación + Nº de Factura + Nº de efecto dentro de la factura. Al pulsar doble click sobre este campo, visualizaremos automáticamente la factura que ha generado el efecto
- F.Fact: Fecha de la factura que ha generado el efecto
- F.Venc: Fecha del vencimiento del efecto
- Tipo: Tipo del efecto en función de la forma de pago
- Estado: Los diferentes estados de los efectos son:
- Generado: Los efectos que se generan desde una factura tienen el estado inicial generado (creado)
- Recibido/Aceptado: En los casos en los que el cliente me ha enviado el papel (pagaré) el efecto pasará del estado generado al estado recibido/aceptado.
- Asignado a remesa: El efecto se encuentra asignado a una remesa. Fase de preparación de remesas.
- Remesado: El efecto se encuentra ya remesado.
- Cobrado: Se ha cobrado íntegramente el importe del efecto. Impagado: Llegado el vencimiento no hemos cobrado el efecto. El efecto aún podría cobrarse o sustituirse. Contablemente pasa a la 4315.X En cartera de pagos no existe.
- Sustituido: El efecto ha sustituido por otro/s y se queda en este estado. El efecto, por tanto, ya no existe y habrá que ver sus sustitutos
- Dudoso cobro: Paso posterior al impagado. Contablemente suele reflejar que el efecto ya no se va a cobrar y se debe de provisionar. En cartera de pagos no existe.
- D.C.: Domiciliación del cliente desde la cual realizará el pago del efecto
- D.P.: Domiciliación del proveedor en la cual realizaremos el pago del efecto
- D.E.: Domiciliación de mi empresa sobre la que recibiré el cobro del efecto o realizare el pago.
- Rmsa: Si el efecto está asociado a una remesa, identificador de la remesa sobre el que se encuentra asociado
- F.Remesa: En el caso de que el efecto se encuentre asociado a una remesa, fecha de la remesa
- Importe: Importe del efecto
- Gastos: En el caso de que el cobro del efecto tenga asociados gastos financieros, importe de los gastos financieros
- A Cuenta: Importe del efecto que ya hemos cobrado/pagado.
- Pendiente: La diferencia entre el importe y lo que ya hemos cobrado a cuenta.
- Fecha R.: En el caso de que el efecto haya sido recibido fecha de recepción del efecto
- Fecha C.: En el caso de que el efecto haya sido cobrado fecha del cobro del efecto.
Generalmente, los efectos vienen generados directamente desde las facturas, por lo que la mayor parte de los campos no podremos modificarlos. Desde el formulario únicamente podremos modificar la fecha de vencimiento del efecto y las domiciliaciones del efecto.
Las diferentes acciones que podremos realizar con cada efecto se encuentran al marcar el efecto y pulsar el botón derecho.
Desde estas opciones podremos:
- Sustituir el efecto por otro/s: O simplemente ver el histórico de todas las veces que lo hemos sustituido, con quien lo hemos sustituido, etcétera. Para poder deshacer la sustitución, deberemos de ir al efecto sustituto. Desde el efecto sustituido no es posible deshacer la sustitución.
- Cobrar: Nos permitirá indicar el importe que cobramos del efecto y sus gastos asociados (si corresponde). El importe cobrado no tiene por qué ser igual que el importe del efecto. Incluso podríamos cobrar parte del efecto por una domiciliación y parte por otra.
- Generar impagado: No permitirá pasar el efecto a estado impagado, de manera que se reflejará contablemente este estado. Un efecto impagado se podrá cobrar directamente o sustituir por otro/s nuevo/s. La opción de deshacer impagado, retornará el efecto al estado desde el que se generó el impagado y revertirá el asiento realizado.
Desde el formulario principal de cartera, podemos usar básicamente las mismas funcionalidades, pero de manera masiva y no de manera individual.
Por ejemplo: la sustitución de efectos desde la grid sólo nos permitirá la opción de sustituir el efecto seleccionado por uno o varios más. Si fuera necesario hacer la sustitución de varios efectos de manera simultánea, tendremos que usar la funcionalidad desde el formulario principal.
Principalmente, podremos impagar efectos de manera masiva, pero también sustituirlos o recibirlos. Asimismo, podremos generar nuevos efectos directamente en cartera, sin necesidad de pasar por una factura o documento de pago.
Cabe destacar la funcionalidad de compensación de efectos, que nos permitirá compensar la cartera de cobros contra la de pagos. Nos permite compensar carteras cuando la misma empresa es al mismo tiempo cliente y proveedor.
En la grid de la izquierda filtraremos sus efectos pendientes como clientes, y en la derecha como proveedor. Marcaremos los efectos a compensar en cada lado.
En el siguiente enlace, tratamos esta funcionalidad en detalle. Funcionalidad de compensación de efectos.
