Introducción

El objetivo de este documento es acercar al usuario encargado de RRHH las capacidades de la herramienta de Administración del Control de Presencia de AHORA ERP, y mostrar una aproximación a las operativas posibles.


Desde esta herramienta, podremos entre otras cosas llevar el control de imputación de horas de empleados, definir las jornadas en las que éstos trabajan, definir tipos de horas y sus costes, gestionar ausencias y vacaciones.


¿Dónde Encontrarlo?

El nodo correspondiente a la herramienta se encuentra en Menú – Gestión – Control de Presencia – Administración Control Presencia.


Fig. 1 Dónde está ubicado


Si no lo vemos en esta ubicación, deberemos consultar con nuestro proveedor del servicio de mantenimiento de AHORA ERP o con nuestro informático.


Empleados

Como requisito fundamental para operar con el Control de Presencia de AHORA ERP, primero deberán haberse dado de alta las fichas de empleados sobre los que se requiera realizar alguna gestión. Éstos no tienen por qué ser usuarios de AHORA ERP.


Fig. 2 Empleados


Para crear un nuevo empleado, podremos usar la opción NUEVO del menú de clic derecho sobre cualquiera de los empleados de la lista, tal y como viene siendo habitual en el entorno de AHORA ERP.


Administración del Control de Presencia

Cuando accedemos al módulo es posible que no veamos ningún empleado en el árbol aunque hagamos doble clic izquierdo sobre el nodo EMPLEADOS.


Fig. 3 Empleados en el Árbol


Esto es debido a que por defecto está activa la opción de VER SOLAMENTE EMPLEADOS CON JORNADA en el menú Árbol. Es recomendable desmarcar esa opción de cara a tener acceso a todos los empleados tengan o no tengan asignada jornada. Posteriormente, con el uso y la necesidad podremos decidir volver a activar la opción.


Fig. 4 Ver Empleados con o sin Jornada



Definición de Jornadas

Para que los empleados puedan fichar entradas o salidas, y por tanto poder controlar las horas de trabajo, se debe haber realizado previamente la asignación de las jornadas a cada uno.


Las jornadas nos permitirán controlar las horas normales de cada empleado, las horas extras, horas nocturnas o dietas. Un empleado deberá tener como mínimo una jornada con un tipo de hora normal (establecida como no facturable). Se considera que las horas normales son las que se computan en la nómina, por lo que en esta herramienta no tendrán un importe asociado.

Para definir las jornadas, primero se deben especificar los tipos de jornadas, horas y paros dentro de dichas jornadas.


Para ello acudiremos a la pestaña JORNADAS y accederemos al MANTENIMIENTO DE JORNADAS que está en el menú OPCIONES, tal y como se muestra en la imagen a continuación.


Fig. 5 Acceso al mantenimiento de jornadas


Tipos de Jornadas

En cada tipo de jornada se define el día de inicio y el día de fin de la jornada.


Fig. 6 Mantenimiento de Tipos de Jornadas

Tipos de Horas


El siguiente paso es especificar el tipo de horas que se va a realizar.


Si hubiese algún tipo de hora que queramos identificar indicaremos su nombre en la casilla Descripción de una nueva línea. Acto seguido cambiaremos de línea para que se registren los cambios. Por defecto, el sistema nos asignará este tipo de hora tanto como TIPO HR LIQUID y como TIPO HR EXCESO, aunque veremos un número identificador. Cuando volvamos a entrar a este formulario de mantenimiento aparecerá el nombre del nuevo tipo de hora en lugar del identificador.


Fig. 7 Mantenimiento de Tipos de Horas



En esta pantalla se ha de establecer como mínimo un tipo de hora por jornada, y como máximo dos. Esto quiere decir que una jornada tiene por defecto un tipo de hora para liquidación (por ejemplo: Hora Normal), y un tipo de hora de exceso siendo ésta última el tipo de hora que se aplica con las horas excedidas fuera de la jornada normal (por ejemplo: Hora Extra).

Por último, en el campo Tipo Hora Liquidación aparecerá la misma información que en campo Descripción.


Tipos de Paros

En esta pestaña se pueden definir los Tipos de Paros de la jornada:


Fig. 8 Mantenimiento de Tipos de Paros

 


Jornadas

Una vez definido lo anterior, el siguiente paso es definir las jornadas por delegación:

Fig. 9 Mantenimiento de Jornadas


Asimismo, se deberá cumplimentar la jornada con el Tipo de hora por defecto, hora de inicio y de fin de la jornada.

 

Paros de las jornadas

Es importante indicar si en el paro ha habido fichaje o no. También hay que indicar si el paro es retribuido, de ser así entraría dentro de la jornada.


Fig. 10 Mantenimiento de Paros



NOTA IMPORTANTE: El programa para calcular las horas normales dentro de una jornada cuenta las horas desde su inicio hasta el final de la jornada, y resta los paros no retribuidos. Por ejemplo: si tengo una jornada de 09:00 a 18:00 y un paro de 14:00 a 15:00, será considerado que las horas normales de la jornada son 8, y las horas que haga el empleado a partir de 8 en un día de trabajo con la misma jornada, corresponderán a horas de exceso (extras).


Si el paro no lleva Fichaje, el programa de control de presencia inserta un paro en las horas indicadas de forma automática al introducir los fichajes de los empleados.


Asignación de Jornadas a Empleados

Con todo lo anterior visto, lo siguiente es asignar las jornadas a los empleados.


Siguiendo el orden de la siguiente imagen, acudiremos a la pestaña JORNADAS (1). Nos aseguraremos de que tenemos seleccionados al empleado o empleados a los que queremos asignarle la jornada (2). En caso de querer ver al mismo tiempo si ya hay alguna jornada para los empleados seleccionados que pueda coexistir con la que queramos asignarles, es recomendable asegurarse de que el PERÍODO DE FILTRO sea tal que contemple el período de tiempo a asignar o consultar (3). En el desplegable de Jornadas seleccionaremos aquella que queramos asignar e indicaremos fecha de inicio y de fin (4). Pulsaremos AÑADIR para que quede asignada la jornada, o modificar en caso de que queramos modificar la vigencia de la misma.


Fig. 11 Pasos para la asignación de jornadas a empleados


Un empleado puede tener más de una jornada en un día*. Cuando se realice un fichaje, el propio control de presencia lo imputará a la jornada en el horario que haya entrado, y en caso de que esté fuera del horario de éstas, se le asignará la más cercana.


*NOTA: El empleado puede tener más de una jornada, pero sólo una con horas no facturables, que será la que cogeremos como referencia para calcular las horas teóricas. Por lo que sólo una de las jornadas del día es la que se incluye en el salario, el resto son jornadas extras.


Jornadas Excepcionales

Los empleados pueden tener jornadas excepcionales, quiere decir que en vez de realizar la jornada normal definida un día, realizan otra especial. La forma de indicar esto es en la pestaña de Jornadas Excepcionales que se encuentra en el mismo sitio que la asignación de jornadas normales y funciona de un modo similar, indicando la fecha de inicio y de fin de esta jornada excepcional e indicando también a qué jornada sustituye en ese período. Mediante este sistema, cuando el empleado fiche ese día se asignará su fichaje a la jornada excepcional en lugar de a su jornada normal.


Configuración básica Entradas y Salidas de Lunes a Viernes

Por defecto, en AHORA ERP viene definida una jornada global JORNADA DEFECTO que comprende de Lunes a Viernes y admite fichajes en cualquier horario desde las 00:00 hasta las 23:59.


Esta jornada, es válida para una gestión simple que no requiera profundización en lo referido a turnos o tipos de horas, y permitirá respetar la normativa vigente relacionada con el registro horario de entradas y salidas del centro de trabajo.


Será necesario por parte del usuario responsable de RRHH de la empresa, realizar con la debida anticipación la asignación de la jornada a cada empleado existente o que se incorpore a la organización para que éste pueda fichar a través del terminal web que se muestra un poco más adelante en este documento.


Ausencias

Las ausencias nos permitirán reflejar en el sistema fechas o períodos de tiempo en los que un empleado se haya ausentado o tenga previsto ausentarse.


El mantenimiento de tipos de ausencias se encuentra ubicado en el menú OPCIONES de la pestaña ADMINISTRACIÓN.


Fig. 12 Mantenimiento de Ausencias


Dentro de este mantenimiento se pueden dar de alta y encontrar los tipos de ausencias en los que se puede incurrir, y si estos son o no retribuidos. Anotaremos la descripción del motivo de ausencia que queremos que vea el usuario y dejaremos marcado el check ACTIVA.


Fig. 13 Definición de Ausencias



Una vez definidas las ausencias, se pueden marcar desde el calendario de cada empleado (pasadas o previstas). Para acceder al calendario de un empleado acudiremos al empleado en el árbol y mediante clic derecho del ratón (1) escogeremos la opción VER CALENDARIO (2).


Fig. 14 Acceso al calendario del empleado

 

Fig. 15 Calendario del empleado


La operativa en este calendario implica seleccionar arrastrando y pulsando el botón izquierdo del ratón sobre los días a marcar como ausencia. A continuación, desde la opción MARCAR se puede escoger el tipo de ausencia que se quiera asignar en el calendario para el empleado actual. Por otro lado, si lo que queremos es Desmarcar Ausencias funciona de la misma forma que el marcaje.


El efecto de realizar este marcaje se traduce en la generación de registros de ausencia sobre las jornadas asignadas a ese empleado en esas fechas. Podemos comprobarlo si acudimos a la opción de registro de ausencias, tal y como se muestra a continuación para el mismo caso visto en las imágenes anteriores. Lógicamente, si nos fijamos se ha acotado el filtro en el pie izquierdo del formulario para visualizar un período concreto.


Fig. 16 Registro de Ausencias


Como se puede observar, el programa distribuye los días de vacaciones por jornadas, y nunca cogerá días de ausencia en jornadas extras o festivos.

Si lo que se pretende es introducir las ausencias de sólo unas horas, habrá que hacerlo directamente sobre la rejilla anterior presionando el botón derecho à Añadir y rellenando el siguiente formulario:


Fig. 17 Añadir/modificar ausencias

 

NOTA IMPORTANTE: No se pueden añadir ausencias a días festivos o con jornadas que no tengan horas normales (facturable=0).


A la hora de liquidar horas el sistema contará las ausencias retribuidas como horas normales, de forma que si un empleado ha estado de 08:00 a 10:00 en el médico y luego ha trabajado hasta las 20:00, el programa entenderá que de 08:00 a 18:00 son horas normales, y desde 18:00 a las 20:00 son extras. Por el contrario, si el empleado ha estado de 08:00 a 10:00 con una ausencia no retribuida y trabaja hasta las 20:00, el programa entenderá que todas las horas son normales.


Modificar Calendario del Empleado

En la pestaña PRESENCIA de la ficha de cada empleado existe un campo Calendario donde se puede cambiar por otro calendario mientras se haya dado de alta asociado a la delegación a la que pertenece el empleado.


Fig. 18 Ubicación calendario del empleado

 
 

 

Manejo del fichador web

El manejo se realizará a través de un navegador web, accediendo a la dirección donde está publicada la herramienta.


Nada más acceder se nos presenta la pantalla de espera activa, donde el usuario podrá llevar a cabo su identificación. Por defecto, está preparado para identificar al empleado a partir de su IdEmpleado. Es decir, el dato que se ha de indicar en la casilla EMPLEADO se corresponde con el identificador que su ficha de empleado tiene en AHORA ERP. Si se quiere identificar por otra vía al empleado, se debe contactar con un técnico.


El manejo del entorno puede realizarse mediante pantalla táctil, ratón o teclado.


Fig. 19 Pantalla de espera activa o standby


Como veremos en la imagen a continuación, cuando el usuario introduce el identificador y pulsa aceptar aparece su nombre y su foto en caso de haberla rellenado en la ficha del empleado de AHORA ERP. El botón ENTRAR permitirá validar el fichaje de entrada al usuario.

Fig. 20 Fichando Entrada


Si el empleado no tiene ningún fichaje abierto, sólo le permitirá fichar entrada. Si el empleado ya fichó entrada en una ocasión anterior durante la jornada actual, entonces el sistema sólo permitirá realizar salidas.


Como vemos a continuación, si el empleado ya tenía un fichaje abierto en la jornada aparecerá la opción SALIR. Esta opción registra un fichaje de salida en el sistema que cierra el fichaje abierto previo.


Fig. 21 Fichando Salida


El flujo de trabajo es siempre similar, de modo que se parte de la pantalla de espera activa o standby ya mostrada anteriormente para proceder a fichar entradas o salidas.



Indicar Ausencias en Fichador Web

Es posible activar la opción de fichar Ausencias de modo que el usuario pueda seleccionar uno de los tipos de ausencias definidos por medio de la pantalla de Administración del Control de Presencia de AHORA ERP.


NOTA: Esta opción, en caso de requerirse debe ser activada por un usuario administrador de AHORA ERP.


Las ausencias permitirán al usuario informar de una salida del trabajo por un motivo concreto y autorizado durante su jornada de trabajo.


De este modo, en lugar de una Salida se registrará el inicio de una Ausencia. Cuando el usuario vuelva, finalizará la ausencia y continuará trabajando en la misma jornada que comenzó.




Cuando está activada esta opción, aparece en la pantalla una opción para poder escoger Ausencias cuando vamos a fichar una salida.



Fig. 22 Opción Ausencias activada


Si pulsamos la letra “U” del teclado, o pulsamos en el botón “A” de la pantalla nos permitirá escoger uno de los motivos de ausencia de entre los existentes en la aplicación.


Fig. 23 Selección de Ausencia


El usuario podrá elegir un motivo de ausencia y pulsar en AUSENCIA o darle a INTRO y nos informará de que la ausencia se ha fichado correctamente.


Fig. 24 Confirmación inicio de Ausencia


Cuando el usuario vuelva de la ausencia, el botón habrá cambiado y le permitirá confirmar el fin de la ausencia.


Fig. 25 Fin de Ausencia


Tras pulsar en FIN AUSENCIA, el sistema nos validará la entrada del usuario y nos mostrará el mensaje “FIN ENTRADA TRAS AUSENCIA CON ÉXITO”.


Fig. 26 Confirmación finalización de ausencia



Préstamo de Artículos a Empleados

Desde la pestaña PRÉSTAMO DE ARTÍCULOS se puede reflejar en la base de datos la entrega a empleados de material de la empresa. El típico caso son los EPI’S o las herramientas de trabajo.

Fig. 27 Registro préstamo artículos


La manera de proceder es similar a la ya vista con anterioridad con el resto de opciones de asignación. En primer lugar se ha de marcar en el árbol de empleados aquél o aquellos sobre los que se realiza el registro del préstamo. A continuación se escoge el artículo, almacén, ubicación, se indica la cantidad de ítems para cada empleado y si se desea se pueden indicar unas observaciones.


Tras completar toda esta información se puede pulsar el botón AÑADIR, lo que producirá la asociación de un registro de préstamo para cada empleado con la información indicada. El estado de este registro será RESERVADO, lo que implica que aún no se ha descontado el stock del almacén.


Desde cada línea de registro, mediante clic derecho del ratón se podrá cambiar el estado de la línea a PRESTADO o DEVUELTO según convenga.