ERP - Gestión Documental - Añadir Documentos - Entorno clásico

Para añadir documentos a los objetos de la aplicación, únicamente es necesario arrastrar el documento al objeto deseado. Es posible realizarlo de tres formas distintas. Si cogemos un documento desde cualquier parte de sistema de Windows, podemos arrastrarlo a:

• Objeto
• Objeto de la colección de búsqueda masiva
• Escritorio

A continuación, se muestra una imagen ilustrativa de las posibilidades que existen para añadir un nuevo documento o carpeta de documentos a un objeto de la aplicación. El presente ejemplo, explica cómo añadir los documentos desde el escritorio de Windows, aunque será posible asociarlo desde cualquier parte:

Arrastrar a Objeto

La primera forma es arrastrar un documento/carpeta de documentos cualquiera desde Windows al objeto en cuestión, cuando el árbol de objetos relacionados esté desplegado. En este caso, una vez hemos filtrado por la colección de clientes, arrastro un cliente en concreto a la parte izquierda de la pantalla y cuando el árbol de objetos relacionados quede desplegado, será posible añadir el documento al objeto en cuestión, en este caso al cliente 430002 (Cliente Ahora). En el momento realicemos el arrastre del documento al objeto en cuestión aparecerá la siguiente pantalla:

En la cual, es necesario indicar el tipo de documento que se va a añadir (de los creados anteriormente), ya que la aplicación detecta el origen del documento, en este caso Microsoft Word, el nombre del documento a añadir y la fecha del documento. Seleccionaremos como tipo de documento, el tipo de documento que acabamos de crear, “Documentación” y haremos clic en “Terminar”.

De esta forma, si con el botón derecho sobre el objeto, hacemos clic en refrescar y acudimos al objeto relacionado de “Documentos” dentro del cliente y hacemos doble clic aparecerá el documento, dentro de su clasificación “colgando” del objeto en cuestión, tal y como se muestra a continuación:

De esta forma, si accedemos al documento y con el botón derecho del ratón, pulsamos “Ver” aparece la siguiente pantalla:

En la cual, el documento ha heredado la propiedad del cliente (idcliente), tal y como hemos configurado en el tipo de documento, indica el valor por defecto de la propiedad de “Conforme”, que debía ser “No”, mientras que el campo “Fecha Documento”, al no ser propiedad ni combo, lo deja para que el usuario lo introduzca manualmente, mientras que el campo empleado, aparece un desplegable con todos los empleados dados de alta en la aplicación, ya que en la configuración del tipo de documento se había especificado que la consulta se ejecutara contra la tabla “empleados_datos”.

Además de la pestaña de “Propiedades”, aparece otra pestaña que es la de “Control de versiones”, en la cual nos informa de la versión del documento, y en su caso, de todas las versiones existentes del documento, tal y como se muestra a continuación:

En dicha pestaña, es posible gestionar todas las versiones que el documento posea, además de poder editar el documento, de generar uno nuevo o simplemente de cerrarlo.
Para crear nuevas versiones del documento, bastará simplemente con hacer doble clic sobre la versión y aparecerá la siguiente pantalla:

En la cual, es posible añadir comentarios a la versión, visualizar dicha versión, salir o crear una nueva versión a través del botón de “Nueva”, tal y como se muestra a continuación:

Una vez pulsado el botón de “Nueva”, aparece una pantalla como esta en la cual es posible añadir una nueva versión desde la versión actual o desde otro documento externo. Si pulsamos crear la nueva versión desde la actual, aparece la siguiente pantalla:

En la cual es posible, seleccionar si se desea crear una versión, con un incremento menor a 2.1 o para una 3.0. Esto es, para un pequeño cambio en la versión, seleccionaremos que cree la versión 2.1, mientras que si el cambio es significativo, seleccionaremos crear la versión 3.0.

Una vez seleccionado el tipo de versión, aparecerá la pantalla anterior con las nuevas versiones creadas, tal y como se muestra a continuación:

Por último, en dicha pantalla es posible exportar los datos de la grid que observamos en la imagen de la parte superior, tanto a un fichero de texto como a un Excel, desde la opción de “Exportar”, así como desde el menú, “Ver”, podemos seleccionar la opción de “Donde estoy”, y aparecería una pantalla como la siguiente:

En la cual, indica dentro de que objeto se están creando las diferentes versiones del documento.

Arrastrar a Objeto de Colección por Búsqueda Masiva

Por otra parte, es posible realizar el mismo proceso, pero en este caso añadiendo el documento directamente sobre el objeto cliente, proveniente de una búsqueda masiva de clientes. En esta forma de añadir documentos al objeto, existe una limitación técnica, y es que no es posible añadir e-mails al objeto de esta forma, sí de la forma anteriormente comentada, tal y como se muestra a continuación:

De esta forma y de la anterior, se podrán añadir tantos documentos como se desee a cada uno de los objetos de la aplicación, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

NOTA: Para añadir documentos dentro de la carpeta de documentos, será necesario estando sobre la carpeta, con el botón derecho del ratón, pulsar en “Ver”, de tal forma que aparezca la siguiente pantalla:

Y estando en la pestaña de “Contenido carpeta”, entonces sí, arrastrar el documento deseado dentro de la carpeta.

Arrastrar a Escritorio

Por último, existe la opción de arrastrar cualquier documento al escritorio de la aplicación y posteriormente tratarlo como un objeto más dentro del mismo. Es importante destacar que si se arrastra el documento al escritorio, éste no quedará vinculado a ningún objeto de la aplicación, aunque lógicamente aparecerá la misma pantalla que anteriormente para seleccionar el tipo de documento. De las propiedades que hemos definido anteriormente, ahora únicamente, indicará el valor por defecto del campo “Conforme”.

Para habilitar el escritorio es necesario acudir al Admon y marcar los checks de “Visible” y “Habilitado” para el nodo “Escritorio”, que se encuentra en el apartado de “Otros”, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

A continuación, se muestra una imagen de la pantalla del escritorio con algunos documentos arrastrados:

Resulta importante explicar cómo es posible habilitar tantos escritorios de la aplicación como se quieran. Para ello, basta estando sobre el escritorio, pulsar el botón derecho del ratón y hacer clic en “Nuevo archivador”, de esta forma en el escritorio principal aparecerá un nuevo icono con el nombre “archivador”, el si pulsamos sobre él, accedemos a un nuevo escritorio “secundario”.

Además, en la parte derecha también tendremos un icono de acceso rápido al mismo, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

Por otra parte también es importante explicar las diferentes modalidades existentes de trabajar con el escritorio de la aplicación. Para ello, simplemente desde la barra de herramientas de la parte superior de al pantalla de la aplicación, desplegaremos el botón del “Escritorio” y aparecerán tres opciones, tal y como se muestra a continuación:

De las cuales, el escritorio en pestaña es la forma estándar de trabajar con el mismo, la forma por defecto cuando se activa el nodo del escritorio. Por otra parte, existe la opción de escritorio incrustado, la cual hace que podamos estar viendo a la vez la aplicación y el escritorio, tal y como se muestra a continuación:

Por último, existe la opción de trabajar con el escritorio en otra ventana independiente de la aplicación, tal y como se muestra a continuación:

Una vez explicadas las diferentes formas de trabajar con el escritorio, continuamos explicando el funcionamiento de la gestión documental en el mismo escritorio. Una vez estén los documentos en el escritorio, tal y como se observa en la imagen anterior, es posible enviarlos a la papelera con el objetivo de eliminarlos, adjuntarlo en un aviso para enviarlo o al explorador de documentos, equivalente a enviar al árbol.

Una vez estén los documentos en el escritorio, tal y como se observa en la imagen anterior, es posible enviarlos a la papelera con el objetivo de eliminarlos, adjuntarlo en un aviso para enviarlo o al explorador de documentos, equivalente a enviar al árbol.

Otra de las funcionalidades de la gestión documental dentro del escritorio, es la posibilidad de, una vez tenemos en el escritorio algún objeto, por ejemplo un cliente, poder arrastrar un documento a dicho objeto. Es importante destacar que el documento puede estar ubicado tanto en el escritorio de la aplicación como en cualquier otro lugar de Windows.

Una vez arrastrado el documento al objeto, aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación:

En la cual, debemos especificar si se desea “Asociar documento existente con cliente”, en cuyo caso, se realizará como un link del documento, en el cual si se realizan cambios sobre el documento original, se realizarán también sobre el documento asociado al objeto.

Por el contrario, si se selecciona la opción de “Crear nuevo documento y asociar a cliente”, entonces el documento que quedará asociado al cliente será una copia del documento original, en el cual si se realizan modificaciones sobre el documento original, en el documento asociado al cliente no se contemplarán dichas modificaciones. Es decir, de esta forma el documento original y el que queda asociado al cliente son totalmente independientes. La otra opción que se puede seleccionar es “Cancelar” la operación.

NOTA: Si desde la aplicación, asociamos un documento a un objeto, y dicho documento ya existe, nos pide lo mismo que la última imagen:

• “Asociar documento existente con el objeto”, por lo que se creará como un link al documento original.
• “Crear nuevo documento y asociar al objeto”, por lo que se creará una copia del documento original totalmente independiente del documento original.

Además, si se ha seleccionado la primera de las opciones, entonces a la hora de borrar el documento asociado al objeto (link al documento original), aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación, en la cual existen dos formas de borrar el documento:

Por una parte, “Borrar el documento y las relaciones”, esta opción será útil para borrar tanto el documento asociado (link al documento original), como el documento original. Mientras que la opción de “Eliminar sólo relación”, sería útil para eliminar únicamente el documento asociado y no el documento original.

Añadir Documentos a Objetos de la Aplicación

Además de la funcionalidad de arrastrar para añadir documentos a los objetos de la aplicación (“Drag & Drop”), existe otra forma de añadir estos documentos a objetos. Esta otra forma de añadir os documentos a los objetos de la aplicación consiste en filtar por algún objeto, arrastrarlo a la parte derecha de la pantalla para que el árbol de objetos asociados quede desplegado y con el botón derecho sobre el objeto relacionado “Documentos”, hacer clic en “Nuevo”, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

Aparecerá la pantalla que se ha explicado anteriormente, en la cual será necesario indicar:

• Origen del documento a añadir
• El tipo de documento a añadir
• EL nombre del documento a añadir
• La fecha del documento a añadir (propone la fecha actual por defecto)

Una vez cumplimentados todos los datos relativos al documento en cuestión, si hacemos clic en “Terminar”, aparecerá el explorador de Windows con el objetivo de seleccionar el documento que se desea añadir:

Y una vez seleccionado el documento que se quiere añadir al objeto de la aplicación, aparecerá la siguiente pantalla:

En la cual, al igual que anteriormente, podemos observar las propiedades (características adicionales del documento) del documento y al hacer clic en “Guardar” el documento quedará añadido al objeto en cuestión, en este caso al Proveedor Ahora. Es importante destacar que en este caso la propiedad de “idcliente” no la ha heredado debido a que el objeto en este caso es un proveedor y no un cliente.

A continuación, será necesario con el botón derecho del ratón, hacer clic en “Refrescar” el objeto en cuestión y si accedemos al objeto relacionado de “Documentos”, aparecerá el documento que se ha añadido. Si hacemos clic con el botón derecho en “Ver”, se abrirá la misma pantalla que antes, incluyendo la pestaña del control de versiones:

Asociar Documentos

A muchos de los objetos existentes en la aplicación se le puede asociar un documento.

Entre otros, se le puede asignar documentos a:

• Clientes
• Proveedores
• Datos Económicos
• Datos Comerciales
• Ofertas
• Pedidos
• Albaranes
• Facturas
• Partes
• Efectos
• etc.

Para asignar un documento a uno de estos objetos la forma más sencilla es la de pulsar el botón secundario del ratón sobre el objeto y elegir la opción “Asociar documento”. El primer paso antes de poder asociar un documento, es crear un tipo de plantilla, , y previamente configurar el Microsoft Office Word (único formato permitido para generar plantillas) para poder crearla.